Zoeken 2.0

In mijn rol als eindverantwoordelijke voor informatiebeleid en ICT-infrastructuur van de KNAW loop ik geregeld tegen vraagstukken op die zich niet zomaar laten oplossen. Vaak hebben diverse personen -zowel binnen de KNAW als ook wereldwijd- zich over zo'n vraagstuk gebogen. Een voorbeeld van zo'n vraagstuk is het geïntegreerd zoeken naar informatie in verschillende informatiebronnen (internet sites, databases, catalogi en archieven). In het Engels heet dat federated search.

Ik vond op een Nederlandse site een aardig artikel (met in de titel 'zoeken 2.0') dat overigens promotie maakt voor een product van Nederlandse bodem: Livetrix. Producten als Metalib en Primo (beide van Ex Libris) worden ook verkocht in de bibliotheekwereld. Nu kan ik geen oordeel geven over de waarde de producten op zich. Daarvoor heb ik er nog onvoldoende kennis mee gemaakt. Wel vond ik het goed om weer even bepaald te worden bij het feit dat met een zoekactie via Google nog maar relatief weinig informatie doorzocht is.

Het is mooi om zulke oplossingen werkend te zien, ze kunnen werkelijk een toegevoegde waarde bieden. Ik ben er echter nog niet helemaal gerust onder dat we met deze ontwikkelingen (zoeken 3.0 dient zich natuurlijk al aan) ook werkelijk de gevreesde information overload de baas zijn. Is de door de systemen gehanteerde zoeklogica en semantiek immers wel de mijne? En kan ooit met een systeem vastgesteld worden dat we alle relevante informatiebronnen doorzocht hebben? Verleren we het zoeken wellicht?

Architectuur

Het novembernummer van Informatie (jaargang 49/9) heeft als thema 'Architectuur'. De gastredactie voor dit themanummer heeft een aantal kenners uitgenodigd om de omgang met architectuur in de eigen branche te belichten. Een mooie aanleiding om mijn eigen omgang hiermee te bepalen, ook in verband met de geplande informatieanalyse binnen de KNAW. Het is mij wel duidelijk dat architectuur een breed begrip is, "dat zich uitstrekt van de business rationale tot de technische infrastructuur." In een van de artikelen wordt een 'architectuurschijf van vijf' gepresenteerd: het gaat om de samenhang tussen 1) de organisatie in haar omgeving, 2) de werkprocessen, 3) de gegevens, 4) de applicaties en 5) de technische infrastructuur. Een voordeel van een architectuur is een gemeenschappelijke taal: nieuwe medewerkers hebben snel inzicht in het domein en bij voorgestelde veranderingen zijn de consequenties snel inzichtelijk. Architectuur zorgt voor de samenhang en interoperabiliteit van alle bouwstenen.

In een artikel over de elektronische overheid wordt, heel herkenbaar, gezegd: "We zijn in een uiterst gecompliceerde pas de deux gekomen van een steeds tomelozer aanbod van producten en diensten en een consument die vindt dat het steeds moeilijker is om zijn snel wisselende behoeften optimaal vervuld te krijgen. Hier valt bijna niet tegenop te automatiseren." En even verderop: "De wensen van burgers en bedrijven zijn inmiddels genoegzaam bekend: minder administratieve lasten, kortere doorlooptijden, meer via internet en telefoon, one-stop shopping, no wrong door, grotere mate van transparantie, lagere uitvoeringskosten, minder redundantie in gegevensuitvraag en liefst ook proactieve dienstverlening en attendering op relevante ontwikkelingen."

Uit onderzoek van McKinsey naar het rendement van IT-investeringen van banken blijkt schaalgrootte minder doorslaggevend dan verwacht en gaat het vooral om het inpassen van de technologiestrategie in de business-strategie. "De best presterende banken slagen erin hun IT-architectuur bovendien zo eenvoudig mogelijk te organiseren door het vermijden van duplicatie."

In de gezondheidszorg blijkt een gefragmenteerde infrastructuur ("eilanden", "koninkrijkjes") belemmerend voor de zorgverlening zelf. De diverse systemen in ziekenhuizen zijn meestal gericht op de interne procesgang en niet op eventuele ketenzorg met andere instellingen. Door deze fragmentatie kan zelfs binnen een ziekenhuis geen geïntegreerd beeld bestaan van de toestand van een patiënt.

Met ICT meer maakbaarheid?

Het tijdschrift Radix behandelt thema's op het raakvlak van geloof en wetenschap. Voor het binnenkort uit te brengen themanummer over het onderwerp maakbaarheid was ik door de redactie gevraagd een bijdrage te leveren over ICT. Ik heb het definitieve concept zojuist naar de redactie gestuurd. De abstract luidt als volgt:

"ICT wordt steeds dominanter in de samenleving en biedt ons steeds meer nieuwe mogelijkheden. Maar kunnen we met ICT de samenleving naar onze hand zetten? En wordt het ooit mogelijk om een product te maken dat het menselijke wezen evenaart of zelfs voorbijstreeft? We kunnen er niet omheen dat ICT gewoon is geworden in onze samenleving. ICT kan ons ook zeker nog verder helpen, maar er is een grens. De nieuwe mogelijkheden zijn overigens niet exclusief toe te schrijven aan ICT en brengen ook risico’s met zich mee, namelijk dat we het virtuele meer waarderen dan het reële, dat we overspoeld worden door informatie en keuzes en dat we afhankelijk worden van een complexiteit die we zelf niet meer bevatten. Het is belangrijk dat we reflecteren op de rol van ICT (het is een hulpmiddel) en leren van de weerbarstigheid van de werkelijkheid en de beperkingen van ons mens zijn."

Milieueffecten van ICT

Het milieu is weer terug op de agenda. De 'milieueffecten van ICT' was dit jaar een van de hoofdthema's van Gartners ITxpo, zo las ik in de Automatisering Gids van 9 november 2007. Onderzoeksbureau Gartner schat dat ICT verantwoordelijk is voor zo'n 2 procent van de wereldwijde uitstoot van CO2. Daarvan wordt 80 procent veroorzaakt door het gebruik van de apparaten. Gartner heeft een actieplan met tien punten opgesteld, waarvan ik enkele hieronder aanhaal. Werk aan de winkel dus.

• Werk aan het milieubewustzijn van de medewerkers als eerste stap naar het besparen van energie, bijvoorbeeld door minder slordig om te gaan met de aan/uit-knop.
• Schakel apparatuur buiten kantooruren in stand-bymodus of uit en voer voor overdag energiebeheerprogramma's in die langere tijd niet gebruikte apparaten in de slaapstand zetten.
• Benut de mogelijkheden van virtualisatie van apparatuur, zodat bijvoorbeeld meer servers gebruikt kunnen worden op dezelfde machine zonder dat het energiegebruik proportioneel meestijgt.
• Pak het printprobleem aan en besteed ook aandacht aan het papierverbruik: zorg voor printers die tweezijdig kunnen afdrukken en laat het voorblad weg.
• Koop milieubewust in, kies voor producten met een laag energieverbruik, een lange levensduur en zo min mogelijk milieubelastende stoffen.

Zin en onzin over projectbesturing

In IT executive van oktober 2007 stond een verkorte versie van een aardig artikel over de zin en onzin van projectbesturing, nu eens vanuit opdrachtgeversperspectief. In het artikel worden "acht mythes ontrafeld". Ik geef hieronder de mythes weer met daarachter een alternatief van mijn kant.

• Management commitment is belangrijk - Alternatief: Commitment moet vertaald worden in een concrete verantwoordelijkheid in relatie tot het project.
• Een project is succesvol als binnen planning en budget wordt opgeleverd - Alternatief: Een project is succesvol als de opdrachtgever tevreden is.
• De winkel blijft open - Alternatief: Tijdens de verbouwing ervaart het winkelend publiek hoe dan ook hinder.
• Een stuurgroep stuurt het project - Alternatief: Een stuurgroep is vooral voor creatie van draagvlak.
• 'Go/No Go' leidt tot besluitvorming - Alternatief: Een strikte 'Go/No Go' moet je niet vooraf inplannen; besluitvorming kan pas plaatsvinden als er minimaal twee gelijkwaardige alternatieven zijn.
• Iedereen kan projectmanager zijn - Alternatief: Een goede (project)manager is 'in control'.
• De projectmethodiek doet ertoe - Alternatief: Het komt er vooral op aan goed te plannen en (bij) te sturen; elke projectmethodiek kan daarbij behulpzaam zijn.
• Het gaat om de inhoud - Alternatief: Het gaat om het bij elkaar brengen van belangen onder de vlag van de doelstelling van het project.

Verder nog enkele aardige uitspraken die ik graag onderstreep: "Elk project is de oplossing voor een probleem. (...) In het verloop van het project is het belangrijk om de relatie tussen 'probleem' en het project als oplossing daarvan in stand te houden. (...) De opdrachtgever is diegene die verantwoordelijk is voor de toepassing van het projectresultaat en daarmee verantwoordelijk moet zijn voor alle afdelingen die geraakt worden door het project. Hij is daarmee dan ook per definitie de probleemeigenaar."