Pakketselectie CMS

Bij mijn aanstelling bij de KNAW was al duidelijk dat ik verantwoordelijk zou worden voor een stevige sanering en modernisering van de ICT-infrastructuur. Daarbij hoort ook het selecteren van nieuwe informatiesystemen, zoals een content management systeem (CMS) voor het publiceren en beheren van websites. Momenteel worden daar binnen de KNAW verschillende systemen voor ingezet, variërend van een niet zo stabiele maatwerkoplossing tot een niet meer onderhouden open source oplossing, maar we zijn bezig met iets nieuws.

Nu heb ik zelf altijd al bedenkingen gehad tegen uitgebreide pakketselectietrajecten. De meerwaarde blijkt in de praktijk mee te vallen. Hierin werd ik weer bevestigd toen ik een artikel las in IT Executive (jaargang 1, nr. 3): 'Wil de echte eigenaar opstaan?' met als ondertitel "Selectieproces contentmanagementystemen blijft lastig". Complicerende factor bij een CMS is dat er zoveel verschillende belanghebbenden zijn; het is niet een systeem dat duidelijk aan één afdeling relateren is.

Het is prettig om te lezen dat inmiddels de "systemen wat functionaliteit betreft weinig voor elkaar onderdoen." Verschillende leveranciers een vragenlijst in laten vullen - met het oog op het voldoen aan eisen en wensen - heeft dan ook weinig zin. Maar wat dan wel? Het artikel biedt de volgende (bekende maar toch waardevolle) adviezen:

• Eerst een concept vaststellen: waar doen we het voor?
• Kies een implementatieparter die begrijpt wat je wilt bereiken.
• Kijk vooruit met het oog op beheer en support: wie doet wat?
• Pas de eigen werkwijze aan de standaard werking van het CMS aan.
• Bepaal je keuze mede door vergelijkbare referentieklanten.
• De licentiekosten zijn maar een beperkt deel van de totale kosten.