Software asset management

De business topic bijlage van Management Team van 18 mei 2007 is gewijd aan software beheer (software asset management). Volgens onderzoek is software beheer in 80 procent van de bedrijven onvoldoende georganiseerd. Dat kan nadelige gevolgen hebben: zware boetes, geen recht op ondersteuning en upgrades of onnodige kosten indien de licenties niet meer kloppen met het gebruik. Het loont dus om bedrijfsprocessen in te richten rondom gebruik van programmatuur, inclusief een goed registratiesysteem. Er is tegenwoordig veel software beschikbaar en de licenties kunnen sterk uiteenlopen in voorwaarden en andere bepalingen.

Steeds meer bedrijven hebben licentiebeheer op de agenda gezet. Zo ook de KNAW. In de genoemde bijlage van Management Team staat ook een heus stappenplan dat ons wellicht kan helpen.

1. Beleid formuleren - intenties uitspreken en communiceren binnen de organisatie; eenduidig beleggen van veranwoordelijkheden: de inkoper zou ook verantwoordelijk moeten zijn voor het beheer van licenties.
2. Inventariseren en vergelijken - weten welke software aanwezig is; controleren op actualiteit en noodzaak; licenties en voorwaarden achterhalen, aanschaffen, verlengen of opzeggen.
3. Systeem inrichten - zorgen voor een ordelijke administratie (ook van software CD's, overeenkomsten, facturen/betalingsbewijzen en handleidingen) en de instandhouding ervan; procedures voor inkoop en personeelsmutaties; al dan niet inzetten van specifieke tools; alleen zaken doen met betrouwbare leveranciers.
4. Onderhouden - handhaven van richtlijnen en sturen op budgetten; eventueel (steekproefsgewijs) controles en audits uitvoeren.