Business/ICT-alignment

De term business/ICT-alignment is vakjargon voor de aansluiting tussen ICT en de (bedrijfs-)context waarin die gebruikt wordt. In de laatste Automatisering Gids van dit jaar stond een artikel met als titel ‘Business/ICT-gemopper’. Ik vond de titel herkenbaar, want we hoeven de kranten maar te lezen en we weten genoeg. “Nog steeds mislukt 70 procent van de ICT-projecten en beschouwen managers voor 60 procent ICT als een blok aan het been.” ICT wordt steeds complexer en de verwachtingen van ICT steeds hoger, terwijl niemand er echt grip op lijkt te hebben.

Als 70 procent van de ICT-projecten mislukt, wie is dan schuldig? De ICT’er, zegt de opdrachtgever, want die snapt niets van de organisatie (de ‘business’). De opdrachtgever, zegt de ICT’er, want die weet niet wat die wil en komt ook tijdens het project voortdurend met wijzigingen. En zo houd je gemopper, aan beide kanten. Volgens Rob Poels, de auteur van het artikel en gepromoveerd op dit onderwerp, is het dan belangrijk toch de dialoog aan te gaan. In dat kader noemt hij de volgende maatregelen: IT expliciet opnemen in strategieproces, organiseren multidisciplinair IT-beleidsvormingsproces, hybride CIO, IT-projecten linken aan businessstrategie, inrichten klantencarrousel, als CIO veel tijd doorbrengen bij de business.

Met twee andere door de auteur genoemde interventies ga ik het volgende jaar in met mijn afdeling: opstellen van een informatiearchitectuur en aanbrengen van transparantie in IT-kosten. Maar ook de aanbeveling om meer tijd door te brengen bij de business neem ik natuurlijk van harte over.

N.B. Dit is overigens mijn 100e bericht in het tweejarige bestaan van deze weblog.

Duurzame dataopslag binnen de KNAW

Voor de morgen van 18 december (gisteren dus) had ik een seminar over duurzame dataopslag binnen de KNAW georganiseerd. Het (interne) seminar was goed bezocht, het onderwerp leeft kennelijk. In het ruime jaar dat ik nu bij de KNAW werk als hoofd I&A heb ik zelf ook geconstateerd dat data (digitaal opgeslagen gegevens) de basis vormt voor al het werk dat wij doen. Daarbij heb ik in de inleiding onderscheid gemaakt tussen administratieve data (financiële en personele gegevens, notities, rapporten, e-mail e.d.), onderzoeksdata (resultaten van metingen e.d.) en digitale of gedigitaliseerde archieven en collecties. In het kader van het onderwerp van het seminar heb ik ook nog onderscheid gemaakt tussen basale opslag, veilige opslag en duurzame opslag (zodat data ook in de toekomst geraadpleegd kunnen worden met dan beschikbare hardware en software en door een goede beschrijving van de data).

Er waren vier sprekers. Eric Heemskerk van SARA hield een inleiding over dataopslag zoals dat bij SARA gebeurt. Henk Harmsen van het KNAW-instituut DANS presenteerde het datakeurmerk dat gebruikt kan worden als handreiking voor duurzame dataopslag. Marien van der Heijden van het KNAW-instituut IISG gaf een toelichting op de ontwikkeling van een trusted digital repository bij het IISG. Corrien Blom vertelde over de gestarte inventarisatie onder de KNAW-instituten in het kader van het onderzoek van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid. De presentaties liepen uiteen, maar hadden ook allemaal wel weer aansluiting op elkaar. Ik hoop in elk geval dat voor de aanwezigen duidelijk geworden is dat de materie in zijn geheel tamelijk complex is.

Zachte en harde factoren

Het gratis weekblad Computable is bepaald niet voor de diepgang, maar voor mij wel diep genoeg om zicht te houden op de ontwikkelingen op ICT-gebied. Enkele citaten (de hyperlinks zijn van mij) die ik haal uit de editie van 7 december jl.:

• Veel bedrijven houden bij de implementatie van een ICT-systeem te weinig rekening met de 'zachte factoren' van de organisatie, zoals de houding en het aanpassingsvermogen van het personeel.
• Wie uitbesteedt, zal moeten investeren in een interne ICT-kernafdeling. Anders wordt de aansturing van de leverancier een farce en vallen besparingen tegen. De regie in handen leggen van een externe organisatie is uit den boze. Dit zegt hoogleraar Leslie Willcocks.
• ICT-manager krijgt telecom erbij. Door VoIP en IP-telefonie is de ICT-manager in toenemende mate verantwoordelijk voor telecom binnen een bedrijf.
• Dankzij fysieke consolidatie zijn de kosten voor blade servers over het algemeen lager in vergelijking met rackservers, terwijl de flexibiliteit en effciciëntie hoger zijn. Meer computers per vierkante meter betekent bovendien een aanzienlijke ruimtebesparing. Ook het beheer is relatief eenvoudiger omdat alle blades aan te sturen zijn via het chassis. Het beheer is bovendien centraal en op afstand beschikbaar.

Effectiviteit van ICT inzet

Via de Automatisering Gids werd ik geattendeerd op het rapport Effectiviteit van ICT inzet. Het betreft de resultaten van een onderzoek onder Nederlandse organisaties naar de effectiviteit van ICT. Het onderzoek is uitgevoerd door o.m. Bisnez Management BV en het Business & IT Trends Institute. Er waren 1046 respondenten, redelijk verdeeld over de branches en bedrijfsgroottes. Het rapport zelf vond ik niet prettig leesbaar, maar leverde wel een aantal aardige inzichten.

• De operationele processen van ICT-dienstverleners (zoals incidentmanagement en back-up & recovery) zijn meestal wel op orde. Een gestructureerde analyse en ervan leren vindt nog onvoldoende plaats.
• Het blijkt dat de tevredenheid van ICT-klanten laag is, maar ook dat de aansturing van ICT-leveranciers slecht is georganiseerd. De betrokkenheid van de klant bij ICT-projecten is te laag.
• ICT -leveranciers blijken niet goed in innovatie en het inzetten van best practices (ervaringen bij andere klanten).
• Inzicht in de assets (hardware, software), de diensten (in termen van bijvoorbeeld een catalogus en SLA), de kosten van producten en diensten en een transparante doorbelasting is nog onder de maat.
• Er is weinig tijd voor het volgen van ICT-trainingen. Dat geldt voor de ICT-medewerkers, maar ook voor eindgebruikers waardoor onnodig incidenten optreden en aangemeld worden bij de ICT-leverancier.
• Het gebruik van standaarden en normen in de ICT dienstverlening is ondanks de volwassenheid van de markt nog steeds zeker geen gemeengoed.
• Ook aardig om te weten: de Gartner benchmark gaat uit van gemiddeld 1 helpdesk medewerker op 150 gebruikers.

Als ik dat zo eens op een rijtje zet, dan doen we het bij de KNAW nog niet eens zo slecht.

Zoeken 2.0

In mijn rol als eindverantwoordelijke voor informatiebeleid en ICT-infrastructuur van de KNAW loop ik geregeld tegen vraagstukken op die zich niet zomaar laten oplossen. Vaak hebben diverse personen -zowel binnen de KNAW als ook wereldwijd- zich over zo'n vraagstuk gebogen. Een voorbeeld van zo'n vraagstuk is het geïntegreerd zoeken naar informatie in verschillende informatiebronnen (internet sites, databases, catalogi en archieven). In het Engels heet dat federated search.

Ik vond op een Nederlandse site een aardig artikel (met in de titel 'zoeken 2.0') dat overigens promotie maakt voor een product van Nederlandse bodem: Livetrix. Producten als Metalib en Primo (beide van Ex Libris) worden ook verkocht in de bibliotheekwereld. Nu kan ik geen oordeel geven over de waarde de producten op zich. Daarvoor heb ik er nog onvoldoende kennis mee gemaakt. Wel vond ik het goed om weer even bepaald te worden bij het feit dat met een zoekactie via Google nog maar relatief weinig informatie doorzocht is.

Het is mooi om zulke oplossingen werkend te zien, ze kunnen werkelijk een toegevoegde waarde bieden. Ik ben er echter nog niet helemaal gerust onder dat we met deze ontwikkelingen (zoeken 3.0 dient zich natuurlijk al aan) ook werkelijk de gevreesde information overload de baas zijn. Is de door de systemen gehanteerde zoeklogica en semantiek immers wel de mijne? En kan ooit met een systeem vastgesteld worden dat we alle relevante informatiebronnen doorzocht hebben? Verleren we het zoeken wellicht?

Architectuur

Het novembernummer van Informatie (jaargang 49/9) heeft als thema 'Architectuur'. De gastredactie voor dit themanummer heeft een aantal kenners uitgenodigd om de omgang met architectuur in de eigen branche te belichten. Een mooie aanleiding om mijn eigen omgang hiermee te bepalen, ook in verband met de geplande informatieanalyse binnen de KNAW. Het is mij wel duidelijk dat architectuur een breed begrip is, "dat zich uitstrekt van de business rationale tot de technische infrastructuur." In een van de artikelen wordt een 'architectuurschijf van vijf' gepresenteerd: het gaat om de samenhang tussen 1) de organisatie in haar omgeving, 2) de werkprocessen, 3) de gegevens, 4) de applicaties en 5) de technische infrastructuur. Een voordeel van een architectuur is een gemeenschappelijke taal: nieuwe medewerkers hebben snel inzicht in het domein en bij voorgestelde veranderingen zijn de consequenties snel inzichtelijk. Architectuur zorgt voor de samenhang en interoperabiliteit van alle bouwstenen.

In een artikel over de elektronische overheid wordt, heel herkenbaar, gezegd: "We zijn in een uiterst gecompliceerde pas de deux gekomen van een steeds tomelozer aanbod van producten en diensten en een consument die vindt dat het steeds moeilijker is om zijn snel wisselende behoeften optimaal vervuld te krijgen. Hier valt bijna niet tegenop te automatiseren." En even verderop: "De wensen van burgers en bedrijven zijn inmiddels genoegzaam bekend: minder administratieve lasten, kortere doorlooptijden, meer via internet en telefoon, one-stop shopping, no wrong door, grotere mate van transparantie, lagere uitvoeringskosten, minder redundantie in gegevensuitvraag en liefst ook proactieve dienstverlening en attendering op relevante ontwikkelingen."

Uit onderzoek van McKinsey naar het rendement van IT-investeringen van banken blijkt schaalgrootte minder doorslaggevend dan verwacht en gaat het vooral om het inpassen van de technologiestrategie in de business-strategie. "De best presterende banken slagen erin hun IT-architectuur bovendien zo eenvoudig mogelijk te organiseren door het vermijden van duplicatie."

In de gezondheidszorg blijkt een gefragmenteerde infrastructuur ("eilanden", "koninkrijkjes") belemmerend voor de zorgverlening zelf. De diverse systemen in ziekenhuizen zijn meestal gericht op de interne procesgang en niet op eventuele ketenzorg met andere instellingen. Door deze fragmentatie kan zelfs binnen een ziekenhuis geen geïntegreerd beeld bestaan van de toestand van een patiënt.

Met ICT meer maakbaarheid?

Het tijdschrift Radix behandelt thema's op het raakvlak van geloof en wetenschap. Voor het binnenkort uit te brengen themanummer over het onderwerp maakbaarheid was ik door de redactie gevraagd een bijdrage te leveren over ICT. Ik heb het definitieve concept zojuist naar de redactie gestuurd. De abstract luidt als volgt:

"ICT wordt steeds dominanter in de samenleving en biedt ons steeds meer nieuwe mogelijkheden. Maar kunnen we met ICT de samenleving naar onze hand zetten? En wordt het ooit mogelijk om een product te maken dat het menselijke wezen evenaart of zelfs voorbijstreeft? We kunnen er niet omheen dat ICT gewoon is geworden in onze samenleving. ICT kan ons ook zeker nog verder helpen, maar er is een grens. De nieuwe mogelijkheden zijn overigens niet exclusief toe te schrijven aan ICT en brengen ook risico’s met zich mee, namelijk dat we het virtuele meer waarderen dan het reële, dat we overspoeld worden door informatie en keuzes en dat we afhankelijk worden van een complexiteit die we zelf niet meer bevatten. Het is belangrijk dat we reflecteren op de rol van ICT (het is een hulpmiddel) en leren van de weerbarstigheid van de werkelijkheid en de beperkingen van ons mens zijn."

Milieueffecten van ICT

Het milieu is weer terug op de agenda. De 'milieueffecten van ICT' was dit jaar een van de hoofdthema's van Gartners ITxpo, zo las ik in de Automatisering Gids van 9 november 2007. Onderzoeksbureau Gartner schat dat ICT verantwoordelijk is voor zo'n 2 procent van de wereldwijde uitstoot van CO2. Daarvan wordt 80 procent veroorzaakt door het gebruik van de apparaten. Gartner heeft een actieplan met tien punten opgesteld, waarvan ik enkele hieronder aanhaal. Werk aan de winkel dus.

• Werk aan het milieubewustzijn van de medewerkers als eerste stap naar het besparen van energie, bijvoorbeeld door minder slordig om te gaan met de aan/uit-knop.
• Schakel apparatuur buiten kantooruren in stand-bymodus of uit en voer voor overdag energiebeheerprogramma's in die langere tijd niet gebruikte apparaten in de slaapstand zetten.
• Benut de mogelijkheden van virtualisatie van apparatuur, zodat bijvoorbeeld meer servers gebruikt kunnen worden op dezelfde machine zonder dat het energiegebruik proportioneel meestijgt.
• Pak het printprobleem aan en besteed ook aandacht aan het papierverbruik: zorg voor printers die tweezijdig kunnen afdrukken en laat het voorblad weg.
• Koop milieubewust in, kies voor producten met een laag energieverbruik, een lange levensduur en zo min mogelijk milieubelastende stoffen.

Zin en onzin over projectbesturing

In IT executive van oktober 2007 stond een verkorte versie van een aardig artikel over de zin en onzin van projectbesturing, nu eens vanuit opdrachtgeversperspectief. In het artikel worden "acht mythes ontrafeld". Ik geef hieronder de mythes weer met daarachter een alternatief van mijn kant.

• Management commitment is belangrijk - Alternatief: Commitment moet vertaald worden in een concrete verantwoordelijkheid in relatie tot het project.
• Een project is succesvol als binnen planning en budget wordt opgeleverd - Alternatief: Een project is succesvol als de opdrachtgever tevreden is.
• De winkel blijft open - Alternatief: Tijdens de verbouwing ervaart het winkelend publiek hoe dan ook hinder.
• Een stuurgroep stuurt het project - Alternatief: Een stuurgroep is vooral voor creatie van draagvlak.
• 'Go/No Go' leidt tot besluitvorming - Alternatief: Een strikte 'Go/No Go' moet je niet vooraf inplannen; besluitvorming kan pas plaatsvinden als er minimaal twee gelijkwaardige alternatieven zijn.
• Iedereen kan projectmanager zijn - Alternatief: Een goede (project)manager is 'in control'.
• De projectmethodiek doet ertoe - Alternatief: Het komt er vooral op aan goed te plannen en (bij) te sturen; elke projectmethodiek kan daarbij behulpzaam zijn.
• Het gaat om de inhoud - Alternatief: Het gaat om het bij elkaar brengen van belangen onder de vlag van de doelstelling van het project.

Verder nog enkele aardige uitspraken die ik graag onderstreep: "Elk project is de oplossing voor een probleem. (...) In het verloop van het project is het belangrijk om de relatie tussen 'probleem' en het project als oplossing daarvan in stand te houden. (...) De opdrachtgever is diegene die verantwoordelijk is voor de toepassing van het projectresultaat en daarmee verantwoordelijk moet zijn voor alle afdelingen die geraakt worden door het project. Hij is daarmee dan ook per definitie de probleemeigenaar."

IT-economics

Het onderwerp IT-economics in het eerder aangehaalde nummer van Informatie heeft ook voor mijn afdeling I&A een hoge relevantie. Het inleidende artikel opent zeer herkenbaar: “Als je de gemiddelde bestuurder moet geloven, is IT altijd te duur.” Het zal voor mij vooralsnog echter niet gemakkelijk zijn de bijdrage van ICT aan het succes van de KNAW te kwantificeren. ICT wordt nog teveel als en commodity gezien en ook kan de besluitvorming over ICT nog wel inzichtelijker en meer samenhangend. Daar wordt aan gewerkt.

De artikelen bevatten op zich aardige analyses en inzichten, maar de directe toepasbaarheid in mijn context is gering. Wel is het me duidelijk geworden dat een goede governance structuur met taken en verantwoordelijkheden en voor ieder project een business case kunnen bijdragen aan het verhogen van het inzicht in de IT-economics van de KNAW. Geen enkele organisatie kan meer functioneren zonder ICT. “Omdat het realiseren van de baten lastig is en de IT-kosten een groot onderdeel zijn van de totale bedrijfskosten, is het economisch verantwoorden van IT noodzakelijk.” Mee eens. Even verderop zegt dezelfde auteur: “Concluderend kan worden gesteld dat de bestaande literatuur over IT-economics wel pleit voor het kwantificeren van de informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, maar dat er weinig kennis was om dit ook daadwerkelijk te doen.”

Gelukkig hebben we binnen de KNAW eind vorig jaar een goede stap gezet met het presenteren van een architectuur voor de ICT-infastructuur. Want: “Het opnieuw beoordelen en eventueel herontwerpen van een IT-architectuur die onderhoudbaar en uitbreidbaar is, leidt tot verlaging van de operationele kosten.” Ik had gehoopt met dit themanummer wat meer grip te krijgen op de kosten en baten van ICT binnen de KNAW. Ik heb hooguit enkele handvaten gekregen, die overigens moeilijk toepasbaar zijn op de KNAW-context. Het advies om te benchmarken bijvoorbeeld is op zich niet verkeerd, maar waarmee laat de KNAW zich gemakkelijk vergelijken?

Outsourcing

Het onderwerp Outsourcing in hetzelfde nummer van Informatie wordt onder meer belicht vanuit het perspectief van contractmanagement, dat van belang is voor het managen van de transactiekosten. “Transactiekosten zijn bijvoorbeeld het gevolg van: het zoeken en vinden van de juiste informatie bij de beide organisaties noodzakelijk voor het vaststellen van de dienstverlening; het zoeken en vinden van de juiste specialisten die de dienstverlening zouden kunnen leveren; het opstellen van het contract tussen beide organisaties; het binnen beide organisaties managen van het contract, bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit en of het nog steeds aansluit op de strategie en wensen van de klant; het oplossen van problemen die voorvloeien uit interpretatieverschillen tussen beide organisaties, inclusief eventuele mediations of rechtszaken.”

Er komt dus nogal wat kijken bij de uitbreiding van de dienstverlening naar de instituten van de KNAW. Verstandig vond ik de aanbeveling uit een ander artikel, een interview met de ICT-directeur van afvaldienstverlener Van Gansewinkel: “Ieder bedrijf dat besluit om ICT te outsourcen, wil ik dan ook dringend adviseren eerst een helder plaatje van zichzelf te laten maken.”

Ook het interview met de ICT-directeur van de Universiteit Utrecht is leerzaam. Bijvoorbeeld door wat de UU na uitbesteding in de eigen organisatie regelt of geregeld heeft: een ICT-directie op bestuurlijk niveau, een corporate ICT-strategie, afspraken over proceseigenaren en hun verantwoordelijkheden. En dat de medewerkers die overgingen naar de outsourcing partner, meer ontwikkelingsmogelijkheden kregen. En natuurlijk de schaalvoordelen en de kostenreductie die bereikt zijn.

Identity management

In het maandblad Informatie van oktober (jaargang 49/8) dit keer drie onderwerpen die mijn aandacht trekken: Identity management (gepresenteerd als ‘Trend’), Outsourcing (‘Focus’) en zeven artikelen over IT-economics (‘Thema’). In deze bijdrage eerst iets over identity management. Dat wordt steeds belangrijker, omdat het voor steeds meer applicaties (intern of extern) nodig is dat de gebruiker gegevens over zichzelf doorgeeft om het informatieaanbod te kunnen toespitsen of de gebruiksrechten te bepalen. De gebruiker wil echter niet iedere keer zijn gegevens opnieuw invoeren en maakt zich wellicht ook zorgen over wat er met die gegevens allemaal gebeurt.

Idealiter wordt – op basis van een eenmalige registratie – na een eenvoudige en veilige aanmeldprocedure (bijvoorbeeld met een keycard of token) de identiteit van een gebruiker vastgesteld (authenticatie) en de toegangsrechten bepaald (authorisatie), waarna de gebruiker zich niet voor iedere volgende applicatie opnieuw hoeft aan te melden (single sign-on). Voor overheidsdiensten op internet komt daarvoor DigiD steeds meer beschikbaar, voor applicaties in bedrijfsnetwerken wordt daarvoor bijvoorbeeld Active Directory van Microsoft gebruikt.

Shared Service Center

Binnen de KNAW wil ik met I&A een shared service center vormen. Gelukkig word ik daarin gestimuleerd door Duurzame wetenschap, het Strategisch plan 2007-2010 van de KNAW, zodat ik daarin niet alleen sta. "ICT heeft de mogelijkheden op het gebied van onderzoek en de informatieontsluiting enorm verruimd; tegelijkertijd vergt dit de nodige ondersteuning. In de afgelopen jaren zijn stappen gezet om te komen tot samenwerking in de bedrijfsvoering tussen instituten die in elkaars nabijheid zijn gehuisvest. Op deze weg zal worden voortgegaan. Tegelijkertijd is de vraag of hier geen grotere stappen moeten worden gezet, bijvoorbeeld naar gemeenschappelijke servicecentra of naar inkoop van deskundigheid en uitvoerende ondersteuning."

In de Automatisering Gids van 12 oktober 2007 las ik dat Accenture een brochure 'De slagkracht van het SSC' had gepubliceerd op basis van onderzoek onder managers van Nederlandse bedrijven. Daaruit zijn ook enkele succesfactoren voor het Shared Service Center gekomen:

• Stabiele infrastructuur (86%)
• Aanwezigheid ICT-architectuur (86%)
• Voldoende changemanagement capaciteit en competentie (78%)
• Adequate procesondersteuning met tools (75%)
• Aanwezigheid procescompetenties (67%)
• Aanwezigheid KPI's en rapportage hierover (65%)
• Duidelijkheid wat betreft plaats in de organisatiestructuur (63%)
• Stabiele diensten- en productenportfolio van hele organisatie (59%)
• HRM-aanpassingen voor medewerkers SSC (48%)

De percentages geven, vermoed ik, aan hoeveel procent van de ondervraagde managers dit een succesfactor vond. Ik kan niet exact beoordelen voor hoeveel procent mijn afdeling aan de genoemde succesfactoren voldoet, maar wel zeggen dat we 'op de goede weg zijn' met de projecten die we nu uitvoeren.

Virtualisatie is onvermijdelijk

Vroeger betekende virtueel voor mij zoiets als 'niet echt' en eigenlijk is dat nog steeds zo, maar het is toch eigenlijk ook weer wel 'echt'. Zeker als boven een opiniërende bijdrage in Computable van 12 oktober staat: "Virtualiseren is onvermijdelijk". Het vervolgt met: "Virtualisatie is misschien de meest populaire en tegelijkertijd de minst zeggende vakterm van dit moment. Van servers tot Second Life, alles moet tegenwoordig virtueel. Verwarren, maar ook onvemijdelijk."

Om met die verwarring te beginnen, er zijn drie soorten virtualisatie te onderscheiden in IT-land, namelijk:

• Hardwarevirtualisatie - het samenvoegen of juist opdelen van specifieke IT-middelen, zoals netwerken, opslagruimte en processors.
• Applicatievirtualisatie - het laden van een applicatie vanaf een server naar een geïsoleerde omgeving op een desktop of een andere server.
• Presentatievirtualisatie - het gebruik maken van applicaties op een computer, terwijl de verwerking op een andere computer plaatsvindt (terminal services).

Waarom is dit nu allemaal onvermijdelijk? Ook hier worden in het artikel drie punten aangedragen:

• De trend om steeds meer mobiel te werken.
• De voortschrijdende globalisering en de daarmee gepaard gaande ineenschuiving van zakelijk en privé-leven.
• De noodzaak om IT-middelen te centraliseren en consolideren.

Uiteraard speelt virtualisatie bij de KNAW ook en het is dan goed om op een rij te hebben: wat doen we ook al weer en waarom precies? Al was het alleen maar om niet automatisch door trends meegezogen te worden.

De hobbelige weg naar soa

"Een goed functionerende, servicegerichte architectuur (soa) bouwen lukt niet zonder een degelijke governance-onderbouw. Maar zodra soa volledig functioneel is, wordt het weer eenvoudiger om aan governance te doen. Zo ziet Accenture de complexe relatie tussen twee begrippen die momenteel de grootste hypes vormen." Zo opent een bijdrage in IT Executive 1 (10), verschenen op 26 september 2007.

Deze inzet sprak me aan omdat momenteel binnen de wereld van de wetenschappelijke informatievoorziening een felle discussie woedt over de vervanging van het onderzoeksinformatiesysteem Metis. Politiek correct wordt geroepen dat de (ver)nieuwbouw moet geschieden op basis van open source en soa, terwijl soa in mijn ogen nog geen eenduidig en/of uitgekristalliseerd begrip is en er aan governance in de genoemde wereld nog wel wat te winnen valt.

Enkele waarschuwingen uit het artikel scherpen mij ook weer aan en zouden in genoemde discussie zeker ter harte genomen kunnen worden:

• Voor een volledig functionerende soa dienen vier adoptiefases doorlopen te worden, hetgeen al snel vier jaar kan duren.
• In de eerste fase moet bekeken worden of de it-infrastructuur wel klaar is om het soa-traject te doorlopen en dient men na te gaan welke bedrijfsbehehoeften er bestaan voor soa-projecten.
• De tweede fase betreft een proefproject: het omzetten van een toepassing in een service.
• Fase drie betreft het soa-platform, het bedrijfsbreed inzetten van een enterprise service bus.
• Fase 4 betreft de afronding: soa is 'geïndustrialiseerd'.
• "Het uniform definiëren van software als service houdt de nodige uitdagingen in, omdat het ook op gegevensniveau de nodige standaardisering vergt."

Overheid en ICT

Het was afgelopen week wel weer raak. Drie keer raak zelfs. Microsoft verliest een hoger beroep tegen een veroordeling door de Europese Commissie die inhield dat Microsoft misbruik maakt van zijn machtspositie. Het Nederlandse Kabinet presenteert de miljoenennota en verwacht daarin veel van ICT (maar investeert daar volgens critici te weinig in. En staatssecretaris Heemskerk van Economsche Zaken stuurt een actieplan m.b.t. open standaarden en open source naar de Tweede Kamer. Over al deze gebeurtenissen wordt onder meer bericht in de Automatisering Gids van 21 september j.l.

Alle reden voor de deskundigen om hun mening te ventileren. Ik acht mijzelf niet echt deskundig, maar lees wel graag mee. Het valt me dan vooral op dat de ICT-branche uiteraard reageert dat de overheid te weinig in ICT investeert. "Kabinet heeft geen feeling met ICT" kopt de Automatisering Gids zelfs. Volgens mij zou de ICT-branche zelf visie moeten tonen en er ook werk van maken dat ICT altijd een middel is. Als dat echt zo is, dan hoeft de overheid niet per se te investeren in ICT als zodanig. Laat de overheid maar maatschappelijke problemen oplossen en wie weet kan ICT daarbij behulpzaam zijn.

Het is dan echter wel weer raar dat staatssecretaris Heemskerk zegt: "ICT is niet alleen een technologisch middel, maar ook een wezenlijk onderdeel van de moderne samenleving." Ik ben het daarmee niet oneens, maar wel als de politiek zich met ICT moet gaan bemoeien. Het lijkt me goed dat Microsoft bestraft wordt voor misbruik van machtspositie, maar het moet niet zo ver gaan dat we door de overheid verplicht worden om vooral geen Microsoft producten meer te gebruiken maar open source producten.

Digitale duurzaamheid

Hoe zorg je ervoor dat gegevens die nu opgeslagen worden in een bestand van een bepaalde versie van Access of Excel over enkele jaren (of over langere tijd) nog steeds beschikbaar zijn? Dat is een van de vraagstukken die gepaard gaan met de toenemende digitalisering. Bij de traditionele opslag van gegevens zijn er in de historie natuurlijk ook wel verschillende soorten dragers (rotstekeningen, kleitablet, papier) geweest, maar bij digitale opslag wordt het pas echt een probleem. Gegevens die bijvoorbeeld tien jaar geleden zijn opgeslagen in de toenmalige versies van programma's voor kantoorautomatisering, zijn nu al heel lastig op gelijke wijze terug te halen.

Voor het oplossen van dit probleem heeft het KNAW-instituut DANS een project gestart met de naam MIXED: Migration to Intermediate XML for Electronic Data. Afgelopen vrijdag mocht ik als deelnemer aanschuiven bij de eerste bijeenkomst van de adviesgroep. In deze adviesgroep hebben ook het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, de stichting SURF en een deskundige van de Universiteit Utrecht zitting.

De kern van het project betreft migratie van de gegevens naar een meer standaard formaat (een XML-variant), zodanig dat migratie naar latere versies van databases en spreadsheets eenvoudiger mogelijk is. Het is een initiatief dat volgens mij alle moeite waard is om te exploreren. Of dit dé oplossing is, kan ik ook niet zeggen, maar wel dat we een serieus probleem hebben met alle onderzoeksdata als we niets doen.

IT-rampen

Het maandblad Informatie van september 2007 (jaargang 49/7) bevat een aantal artikelen over het anticiperen op en omgaan met IT-rampen. "Een goed Business Continuity Plan (BCP) beschrijft maatregelen om de continuïteit van een organisatie te verzekeren bij rampzalige gebeurtenissen, maar besteedt ook aandacht aan preventieve actie."

Er zijn verschillende rampen denkbaar, zowel extern als intern veroorzaakt. Aan de ene kant heb je cybercriminaliteit, natuurrampen, brand en leveranciers die in gebreke blijven. Aan de andere kant heb je gebrekkige of verouderde ICT-infrastructuur, uitval van of ontbrekende competenties bij ondersteunend personeel, achterstand in onderhoud. Met een complete ICT-infrastructuur onder je hoede besef je wel hoe afhankelijk je bent.

In de artikelen (er zijn ook enkele nuttige checklists) worden nuttige handreikingen gedaan, waarvan het uiteraard de vraag is of de daarvoor benodigde tijd en kosten opwegen tegen de baten. Het begint in ieder geval altijd bij bewustzijn, daarna de zorg voor tijdige signalering en herstelscenario's. Ook een handige tip: geen overbodige hardware in de lucht houden en evenmin overbodige software beschikbaar stellen en ook de authorisaties zo beperkt mogelijk houden. Dat betekent ook duidelijk het beheer op de hardware, software en authorisaties beleggen.

Data

Er zijn tijden geweest dat het begrip ' data' voor mij gewoon het meervoud was van ' datum' , aanduiding voor een bepaalde dag in de tijd. In het computertijdperk heeft het begrip vooral de betekenis 'digitaal opgeslagen gegevens'. Daar komen er steeds meer van en dat betekent dat veel (oude) vragen versterkt terugkeren. Waar berg je de gegevens op? Hoe orden je de gegevens en maak je ze gemakkelijk terugvindbaar? Hoe zorg je ervoor dat niet iedereen erbij kan, dat de gegevens betrouwbaar blijven en ze (ook later nog) beschikbaar blijven? Waar maak je allemaal een kopie (back-up) van en hoevaak?

Binnen de KNAW neemt de hoeveelheid data uiteraard ook toe, onder meer als gevolg van onderzoek en ook als gevolg van digitalisering van bestaande collecties. Er bestaat binnen de KNAW zelfs een instituut (DANS) dat zich volledig richt op data en er wordt een kwartaalblad voor data en onderzoek in de alfa- en gammawetenschappen (e-data&research) uitgegeven. In het laatste nummer van dat blad (september 2007) vond ik een mooi citaat m.b.t. het project voor digitalisering van de Handelingen van de Staten-Generaal: "Aan de digitale ontsluiting van historische bronnen gaat dus een enorme hoeveelheid monnikenwerk vooraf. Het spanningsveld tussen kwaliteit en kwantiteit is hierin een voortdurend aandachtspunt."

Voor het komende jaar wil ik binnen de KNAW serieus werk maken van een KNAW-datacenter om aan de toegenomen vragen en behoefte op dit gebied tegemoet te komen. Hierin wil ik absoluut niet op de stoel van de instituten gaan zitten, maar wel voorzieningen bieden waardoor de onderzoeksinstituten hun taken kunnen uitvoeren zonder zich zorgen te hoeven maken over de technische uitvoering van de opslag van hun data.

Regieorganisatie

Bij terugkeer van (een overigens bizarre) vakantie wachtte mij een volle mailbox en dito postvakje. Daarin lag ook het augustusnummer van IT Beheer met een 'dossier' over competenties in servicemanagement en ook een positieve beoordeling van het door de KNAW in gebruik genomen servicemanagementpakket Topdesk.

Het meest werd mijn aandacht getrokken door een bijdrage over regieorganisaties. "Regie en regievoering lijken, binnen klant-leverancierrelaties, de trend voor de komende jaren te worden." In feite wil ik met I&A een regieorganisatie zijn: met SLA's richting het Bureau en de instituten van de KNAW (de klanten) en underpinning contracts richting leveranciers (zoals KPN, SARA en SURFnet). Voorlopig zal nog wel sprake zijn van regie-plus, omdat we er niet aan ontkomen om diverse beheertaken in eigen hand te houden en op orde te brengen.

In het artikel worden enkele voor de hand liggende - maar daarom niet minder ware - aanbevelingen gedaan:

• Zorg ervoor dat je de klant kent en dat de klant zich gekend en erkend voelt;
• Zorg voor voldoende capaciteit om de operationele dienstverlening door te laten gaan én de regieorganisatie op te bouwen;
• Wees flexibel en realistisch bij de transitie: inventarisaties zijn nooit 100% dekkend.

Presence

Al enige tijd ligt het boek Presence. Een ontdekkingsreis naar diepgaande verandering in mensen en organisaties (Academic Service, 2006) van Peter Senge e.a. op mijn nachtkastje. Omdat ik zo af en toe een hoofdstuk lees, is het moeilijk om precies terug te geven wat ik ervan opgestoken heb. Het boek zelf is een weergave van een anderhalf jaar gevoerd gesprek tussen Peter Senge en enkele andere denkers, aangevuld met ervaringen. Centrale boodschap lijkt te zijn: Laat alle inzichten, kaders en modellen nu eens los en richt je op het pure ervaren, het zien wat zou kunnen zijn. Het boek komt nogal holistisch en ook tamelijk soft op mij over, maar bevat wel wijze inzichten en kan helpen om de valkuil van tunnelvisies en vooroordelen te vermijden.

Het boek opent met: "Alles wat wij in dit boek te zeggen hebben, begint met het begrijpen van de aard van een geheel, en hoe delen en gehelen zich tot elkaar verhouden." Daarbij sluit de verklaring door de uitgever van het onvertaalde begrip presence aan: "De auteurs beschrijven hiermee een bewuste participatie in een groter veranderingsveld, waarin men openstaat zonder vooringenomen ideeën."

Hierbij met instemming nog enkele citaten over visie, iets waar vaak veel om te doen is. "Naar ons idee is grootse visies nastreven een gevaarlijke valkuil die dus vermeden dient te worden." En: "de enige zinvolle criteria om een visie op te beoordelen zijn de acties en veranderingen die eruit voortkomen." Ook mooi: "Visies zijn zeer pragmatische instrumenten, niet grootse sentimenten of inspirerende slagzinnen." En ten slotte: "Krachtige visies zijn de uiting van een diepgelegen doelbewustheid, waarnaar men op dat moment handelt."

Uitbesteden van IT

Het maandblad Informatie 49 (6), van juli/augustus 2007, heeft als thema 'Globalisatie. Uitbesteden van IT gaat nieuwe fase in. Strategische motieven staan centraal in plaats van kostenoverwegingen'. De goede lezer van deze weblog heeft in de gaten dat uitbesteding mijn aandacht heeft. Hoewel de artikelen in dit themanummer betrekking hebben op een mondiale context (offshoring en nearshoring), denk ik dat de beschreven ontwikkelingen en principes ook iets te zeggen hebben voor de context van de KNAW. Gevoelsmatig is de afstand van een KNAW-instituut tot het Bureau van de KNAW in Amsterdam wellicht net zo groot als die van een toch al internationaal opererende, in Nederland gevestigde bank tot IT-personeel in India.

Zinvol om vast te houden vind ik het volgende: "In de praktijk moeten de leverancier en de klant zes zaken gereed hebben voorafgaand aan en specifiek gerelateerd aan de transitie:

1. transitieplan;
2. strategie om verstoring tot een minimum te beperken;
3. communicatiestrategie (intern/extern);
4. pesoneelsregelingen (overplaatsigsvoorwaarden, ontslag, vervangend werk);
5. interne organisatie- en contractmanagementsfunctie;
6. gemobiliseerde resources (training/resources voor transitie en operationele teams."

Een zinvolle waarschuwing voor de uitbreiding van de IT-dienstverlening binnen de KNAW in hetzelfde artikel: "het kosteneffect van de ongebreidelde groei van eisen (requirements creep)". En: "het belangrijkste is dat de organisaties zichzelf en de overeenkomsten zodanig opstellen dat ze kunnen leren". In een ander artikel: "vertrouwen is het sleutelwoord in effectieve outsourcing. (...) Vertrouwen is niet afdwingbaar en is niet contractueel te 'regelen'." Vertrouwen komt op twee manieren tot uitdrukking: performance trust (inhoudelijke kwaliteiten) en relational trust (partner kwaliteiten). Allemaal weer goed om bij stil te staan.

Risico's webapplicaties

"Steeds meer organisaties automatiseren hun bedrijfsprocessen via het web. Dit biedt mogelijkheden, maar heeft ook schaduwzijden." Zo opent een opiniebijdrage in Computable van 3 augustus j.l. De verleiding is groot om steeds meer via het web te organiseren, niet alleen voor wat betreft de communicatie met klanten en externe relaties, maar ook voor de interne processen. Software as a Service (SaaS) komt steeds meer in beeld van organisaties.

Dat betekent echter wel "dat delen van de interne bedrijfsprocessen, die vroeger door de eigen it-afdeling werden ondersteund, 'naar buiten' verhuizen. Zij draaien voortaan op een externe webserver, buiten de directe controle van de eigen it-afdeling van het bedrijf om." Als daar onvoldoend regie over is, dan bestaat het risico van een lappendeken van weboplossingen die moeilijk te integreren zijn. Het artikel noemt de volgende risico's en roept op tot nadenken over de gewenste achitectuur en beleid voor dit soort ontwikkelingen:

• Afnemende beheersbaarheid
• Vendor lock-in
• Toename van veiligheidrisico's
• Grotere storingsgevoeligheid
• Hogere kosten

Documentaire Informatie Voorziening

Deze week werd mijn aandacht gevestigd op een artikel in InformatieProfessional (nummer 7/8, 2007), 'Driedimensionaal zoeken bij de overheid'. Bij verschillende departementen wordt al enkele jaren gewerkt aan digitalisering van de documentaire informatievoorziening (DIV). In het artikel wordt verwezen naar het boekje Digidoc: Van ongeloof naar ongelóóflijk!, dat een indrukwekkend en leerzaam verslag biedt van digitalisering bij het ministerie van BZK.

Het artikel kwam mij wel gelegen, want ook bij de KNAW is digitalisering van de documentaire informatievoorziening een punt van aandacht. Zo wordt bij de afdeling Financiën geëxperimenteerd met het scannen van facturen en zijn we begonnen met nadenken over de vervanging van het gecombineerde relatiebeheer- en documentmanagementsysteem Akademis, omdat de leverancier het onderhoudscontract per 1 juli 2008 heeft opgezegd.

Enkele dingen zijn mij wel duidelijk geworden. Digitalisering kan heel veel voordelen hebben, juist als het gaat om de workflow van documenten. De processen moeten dan echter wel grondig herzien worden. Bovendien brengen dit soort veranderingen de nodige kosten met zich mee (bij BZK heeft de invoering 7 jaar geduurd en € 10 miljoen gekost en is de jaarlijkse beheerlast ca. € 800.000), terwijl de besparingen niet altijd even gemakkelijk geëffectueerd kunnen worden. Ik vermoed dat de KNAW ten opzichte van BZK te klein en te decentraal georganiseerd is en ook niet zulke complexe workflows kent, waardoor echte efficiency winst niet te verwachten valt en digitalisering op dit gebied wat mij betreft niet de hoogste prioriteit hoeft te krijgen.

Shared services

Door mijn lage notering op het circulatieformulier kreeg ik nu pas het novembernummer van Overheidsmanagement, een themanummer over ICT, in handen. Er staat onder meer een artikel in over shared services en dat is voor mij onverminderd actueel, omdat ik de mogelijkheden verken om de ICT-ondersteuning binnen de KNAW meer gemeenschappelijk te organiseren.

Het concept van shared services (interne outsourcing) deelt met (externe) outsourcing de voordelen van schaalgrootte, verbetering van kwaliteitsniveau en continuïteit, maar creëert geen afhankelijkheid van een externe leverancier en behoudt de customer intimacy. In het artikel worden vier herkenbare succesfactoren genoemd:

1. een positieve businesscase
2. zorgvuldige ontvlechting uit de bestaande organisatiestructuren
3. goed opdrachtgeverschap
4. een planmatige aanpak

In een ander artikel in hetzelfde nummer wordt het belang van een goed contract bij outsourcing onderstreept. Het risico dat verwachtingen – ook bij interne outsourcing, lijkt mij – niet worden waargemaakt en irritaties hoog oplopen, is te groot. Het artikel biedt een prettige handreiking voor Service Level Agreements die ik in het kader van de interne outsourcing bij de KNAW wil opstellen.

Elektronisch uitgeven

Deze week liep ik op Internet aan tegen de lezenswaardige publicatie Elektronisch uitgeven: vorm, inhoud en markt (2007) van Joost Kircz, lector bij de Hogeschool van Amsterdam. In de inleiding wordt nuchter, maar terecht geconstateerd: “Ook in een elektronische omgeving gaat het om de simpele, basale noodzaak van intermenselijke communicatie. Van contact tussen mensen, via tekensystemen, via beelden en via geluiden.”

Uitgeven wordt door Kircz gezien als “het hele proces van inhoudelijke, structurele en uiterlijke vormgeving van een mededeling van een maker tot en met de consumptie daarvan door een gebruiker.” In dat proces vinden nogal wat vertaalslagen plaats. Uiteindelijk moeten menselijke kennis en emoties omgezet worden in mededelingen die een ontvanger kan begrijpen. De primaire functie van een uitgever is het bij elkaar brengen van behoefte om iets uit te dragen en de nieuwsgierigheid daarnaar. Vervolgens staat een uitgever ook ergens voor: validiteit en kwaliteit. Afhankelijk van de beschikbare techniek is de uitgever ook producent en distributeur. De bibliotheek richt zich meer primair op de gebruiker, ze verzamelt en stelt beschikbaar. “Uitgevers schieten meestal met hagel, de bibliotheek zeeft, sorteert en indexeert voor de lange termijn.”

Tegen deze achtergrond beziet Kircz de discussies tussen wetenschappelijke bibliotheken en wetenschappelijke uitgevers. Volgens hem “een ware discussie tussen doven. Van beide kanten wordt gesteld dat de andere in feite overbodig is geworden. De discussie gaat echter voorbij aan beider totaal verschillende sociale functie. Een verschil dat nooit technologisch kan worden opgelost.”

Hoewel uitgeven in zelfbeheer in opkomst is (zie de weblogs en ook flickr en youtube), is de rol van uitgeeffuncties volgens Kircz niet uitgespeeld. “Onder de huidige omstandigheden is er juist meer dan ooit een noodzaak de uitgeeftaken van verzamelen, certificeren, valideren en gereedmaken voor een groot publiek aan de orde te stellen. Het aantal willekeurige publicaties is zo groot geworden dat de behoefte aan zekerheid over de kwaliteit en de soort van informatie alleen maar groter zal worden.”

“Wel is er een ontwikkeling, dat zal duidelijk zijn, dat de uitgeef- en bibliotheekfunctie in elkaar gaan schuiven. De elektronische uitgever zal verantwoordelijk worden voor de eerste hoeveelheid metadata, die zowel de structuur, de inhoud, als de formele zaken beschrijft. Verderop in het proces zullen dan de bibliotheken en de gebruikers hun eigen metadata en voetstappen achterlaten in het elektronische werk, dat meer en meer een eenheid zal gaan vormen met alle andere wereldwijde informatieobjecten.”

De economische belangen worden intussen steeds dominanter. Over de heikele kwestie van auteursrechten zegt Kircz ten slotte: “Het lijkt erop dat de economische belangen ons willen afhouden van, of zo men wil beschermen tegen, de vrijheid die de techniek ons biedt.” Terecht vindt hij dat geen wenselijke ontwikkeling.

Klimaatdenken als voorbeeld?

Klimaatdenken is 'hot'. Dreigende scenario's worden voor het voetlicht gebracht door An Inconveniant Truth van Al Gore, Live Earth en aan de niet opdrogende stroom artikelen in kranten en tijdschriften. In het katern ' Opinie & Debat' van NRC Handelsblad (14 juli 2007) stond weer een bijdrage van een aantal kenners. De titel ' Urgenda' vond ik mooi bedacht; alleen klopte die niet. Waar je in een ' urgenda' vooral acties op de korte termijn verwacht, wordt door de auteurs juist een langetermijnoriëntatie voor het Nederlandse kabinet bedoeld, met actiepunten voor over vijf, tien en zelfs veertig jaar.

De analogieën met mijn eigen werk vind ik boeiend. Ook daar heb ik het gevoel dat het vijf voor twaalf is, dat er een groot dilemma is tussen wat je nu moet doen en wat je op de langere termijn wilt bereiken, dat er (nog) geen eenduidige richting bestaat, dat je bepaalde regels en besluitvormingstructuren opzij wilt zetten, dat echt goede veranderingen teveel geld kosten, enz.

In het artikel wordt van de overheid gevraagd om op het gebied van duurzaamheid: ruimte te verschaffen en te verleiden; kaders te stellen en helder te zijn over wat wel en niet kan; verbindingen te leggen tussen partijen en initiatieven; de juiste voorwaarden te scheppen. In een soortgelijke rol voel ik mij als het gaat om de informatievoorziening en automatisering binnen de KNAW.

Het nut van ICT

Door een artikel over het nut van IT in Digitaal Bestuur ben ik opnieuw gaan nadenken over de manier waarop je bestuurders kunt overtuigen van investeringen in ICT. Het artikel begint met de uitspaak: "IT-investeringen door de overheid leveren veelal niks op. Althans, gemeten op de klassieke manier. Het maatschappelijk rendement moet doorslaggevend zijn, maar hoe meet je dat?" Mutatis mutandis geldt dit voor de wetenschap. Sowieso is het rendement van investeringen in het wetenschapsbedrijf een lastig vraagstuk.

Afgezien van de directe bruikbaarheid van het gepresenteerde Public Value Framework heeft het artikel en het achterliggende onderzoek mij wel weer bepaald bij:

• Het denken vanuit de stakeholders (allereerst de onderzoekers binnen de instituten van de KNAW, het ondersteunende personeel en de leden van de Akademie, maar ook andere wetenschappers in Nederland en daarbuiten en de overige formeel of informeel belangstellenden)
• Het identificeren van directe belangen voor de stakeholders, bijvoorbeeld de garantie van permanent beschikbare ondersteuning, een hoge bandbreedte voor (veilige) toegang tot het Internet en ruime toegang tot onderzoeksresultaten of – heel basaal – een altijd werkende en bijdetijdse kantoorautomatisering
• Het benadrukken van het (indirecte) belang van een effectief en efficiënt opererende centrale organisatie (het Bureau) voor de instituten, bijvoorbeeld op het gebied van financieel beheer, personeelsbeheer en de registratie van onderzoeksprojecten en –resultaten, maar ook op het gebied van informatiebeveiliging

De basale vraag bij dit alles is natuurlijk wel: is dit alles de benodigde investeringen waard? Net als met de aanschaf van een nieuwe auto: neem je genoegen met het openbaar vervoer, rijd je nog even door met de oude auto en accepteer je regelmatig pech óf schaf je een nieuwe auto aan? En dan is nog steeds de vraag: hoeveel geld heb je er voor over en besef je dat er altijd wat te wensen overblijft?

Overlegstructuren

Binnen het Bureau van de KNAW staat nu het onderwerp 'overlegstructuren' op de agenda naar aanleiding van een recent uitgevoerd arbo-onderzoek. Binnen mijn eigen afdeling was ik daar al even mee bezig en nu staat in het magazine IT Beheer (juni 2007) een artikel over de zin en onzin van overlegstructuren. Gelukkig wordt erkend dat: "Gezien de vele raakvlakken met in- en externe partijen en de inherente complexiteit van de IT-functie moet het belang van onderlinge afstemming zeker niet onderschat worden." Maar er is ook nog zoiets als slagvaardigheid en effectiviteit.

Het artikel roept om om te kijken a) naar hiaten in de borging van onderlinge afhankelijkheden, b) de ondersteuning van strategische doelstellingen en c) het benodigde mandaat en vertegenwoordiging bij overlegstructuren. Ook is het goed om duidelijk onderscheid te maken in overleg vormen: Is het structureel of tijdelijk? Gaat het om advisering, besluitvorming of uitwisseling?

Ten slotte wordt nog gewezen op de psychosociale aspecten van overlegstructuren: deelnemen aan een overleg kan status geven en betrokkenheid genereren. Nuttig om bij dit alles weer eens stil te staan.

Digitalisering en dynamiek

Via ScienceGuide werd ik gewezen op de oratie Digitalisering en dynamiek van Paul Rutten, sinds 2006 hoogleraar Digitale Mediastudies in Leiden. De eerste zin is veelzeggend: "Wie over digitalisering praat, heeft het over een proces van verandering." Niet alleen het informatieaanbod, ook de rol van burgers verandert.

"In haar technische essentie is digitalisering een nieuwe manier van ontwikkeling, verwerking, verspreiding en consumptie van informatie." Bovendien is digitale informatie niet noodzakelijk verbonden aan een specifiek medium (bijv. papieren tijdschrift) of een specifieke verspreidende instantie (uitgever). De maatschappelijke implicaties daarvan zijn nog niet goed te overzien. "Technologische doorbraken sturen de samenleving op weg naar een onbekende bestemming, die zich tijdens de reis openbaart." Voor mijn rol bij de KNAW geldt in het bijzonder: "Juist in het domein van wetenschappelijke communicatie voltrekken zich momenteel veranderingen die verstrekkende gevolgen kunnen hebben voor het functioneren van het wetenschappelijk veld en de daarbij betrokken partijen."

Door de ontworteling van de bestaande media-industrie en de organische inhoudelijke structurering van online informatie staan volgens Rutten "de ordening van de informatiemarkt in de bestaande mediabedrijfstakken en het huidige scala van producten en diensten onder druk." Rutten werkt dit uit met het voorbeeld van wetenschappelijk uitgeven. Wat hij niet uitwerkt, maar wel een rol speelt in dit proces, zijn de belangen van de betrokken partijen. Vooral dat laatste maakt het moeilijk zekere uitpraken te doen over het tempo en de aard van de veranderingen die ons te wachten staan.

Groepsgewijze meningsvorming

De tweede leereenheid van de 'open OU cursus' die ik bestudeerd heb (zie vorig bericht) viel me erg tegen. De leereenheid heet ‘Mechanismen van groepsgewijze meningsvorming’. Centrale vraag voor mij was: welke consequenties trek ik hieruit voor mijn eigen praktijk van besluitvorming. De leereenheid beschrijft drie theorieën:

• Vigilant Interaction Theory – Cruciaal bij deze theorie is de voortdurende inspanning van een groep om -gericht op de keuze- de alternatieven onbevooroordeeld tegen elkaar af te wegen. Achtergrond is het idee dat mensen slechts met tegenzin besluiten nemen.
• Persuasive Arguments Theory – In de kern komt deze theorie erop neer dat groepsleden onder invloed van de uitwisseling van argumenten van mening veranderen, naar elkaar toeschuiven.
• Social Decision Schemes theory – Deze theorie gaat enkel uit van de verdeling van de meningen vooraf en het beslissingsschema; een kwestie van kansberekening zonder de inhoud te betrekken.

Ook al suggereert de leereenheid erg praktijkgericht te zijn, ik heb haar als erg theoretisch ervaren. Bovendien geven de theorieën weinig aanknopingspunten voor de politieke en psychosociale elementen in groepsgewijze meningsvorming. Maar dan toch nog de vraag: wat neem ik mee? Vooral het gericht blijven op de keuze die gemaakt moet worden en ook het zoveel mogelijk argumenten in de discussie brengen.

Interne groepsinvloeden

Ik heb kennisgemaakt met een van de cursussen van het door de Open Universiteit vrij beschikbaar gestelde cursusmateriaal, namelijk Groepsbesluitvorming. Deze cursus bestaat uit twee leereenheden. De eerste, Interne groepsinvloeden, heb ik achter de rug. Erg herkenbaar (voor het werken in ambtelijke, hiërarchische organisaties) is het begrip 'conformiteitsdruk'. "Onder zulke druk aarzelen leden om kritiek te uiten, uit beleefdheid of angst voor vergelding."

De eerste leereenheid gaat over remmende en stimulerende invloeden. Met een groep bereik je meer dan in je eentje. Ik houd wel van intersubjectiviteit en tegelijk ook een breder draagvlak. Aan de andere kant kunnen individuen door verschillende oorzaken (bij zichzelf of bij anderen) niet goed tot hun recht komen in een groep. Belangrijk voor een groep is volgens mij in ieder geval een open sfeer, waarin iedereen zich vrij en gewaardeerd voelt, en ook een gemeenschappelijk doel.

Verder gaat het nog over meerderheids- en minderheidseffecten in de groep, tamelijk intuïtieve fenomenen. Ik heb niet zoveel op met meerderheidseffecten. Wel aardig om te lezen vond ik dat de invloed van een minderheid bevorderd wordt door een principiële (niet voor eigen belang opkomen) en flexibele (niet star) opstelling. De opgaven in de leereenheid en de zelftoets op het Internet vond ik overigens niet van de beste kwaliteit. Op naar de volgende leereenheid!

Personalisatie

Het maandblad Informatie van mei 2007 heeft als thema 'personalisatie'. Daarbij gaat het vooral om het via internet aanbieden van gepersonaliseerde producten. Hoe zorg je ervoor dat een bezoeker van een website (of lezer van een digitale nieuwsbrief) zich persoonlijk aangesproken voelt? Dit heet ook wel website customization. Bekende voorbeelden zijn Amazon en Dell.

Om een klant of bezoeker aan je organisatie verbonden te houden, moet je volgens deskundigen de juiste 'kanalen- en mediamix' samenstellen (kranten, TV, traditionele post, internet, email, mobiele en vaste telefoon, RSS, openbare ruimte). Nu kunnen sommige bedrijven hierin vrij agressief optreden, hetgeen ik voor de KNAW niet nodig en niet passend vind. Toch kan ik niet ontkennen dat de toenemende cross media aanpak invloed heeft op de cultuur die we allen inademen. En ook de KNAW zal in dit strijdtoneel de aandacht moeten trekken.

De KNAW richt zich eerder op een algemeen belang dan op gepersonaliseerde producten, maar omgekeerd geldt wel de vraag: Weten potentiële geïnteresseerden in de adviezen, de kennis en de bijzondere collecties van de KNAW op de juiste momenten de KNAW wel te vinden?

Op iets langere termijn wordt de vraag belangrijk of individuen zichzelf willen verbinden aan de website(s) van de KNAW. Hoe we ook over Web 2.0, SOA e.d. denken, het valt niet te ontkennen dat wikipedia, YouTube en weblogs bepalend zijn voor de veranderingen die optreden in de webwereld.

Pakketselectie CMS

Bij mijn aanstelling bij de KNAW was al duidelijk dat ik verantwoordelijk zou worden voor een stevige sanering en modernisering van de ICT-infrastructuur. Daarbij hoort ook het selecteren van nieuwe informatiesystemen, zoals een content management systeem (CMS) voor het publiceren en beheren van websites. Momenteel worden daar binnen de KNAW verschillende systemen voor ingezet, variërend van een niet zo stabiele maatwerkoplossing tot een niet meer onderhouden open source oplossing, maar we zijn bezig met iets nieuws.

Nu heb ik zelf altijd al bedenkingen gehad tegen uitgebreide pakketselectietrajecten. De meerwaarde blijkt in de praktijk mee te vallen. Hierin werd ik weer bevestigd toen ik een artikel las in IT Executive (jaargang 1, nr. 3): 'Wil de echte eigenaar opstaan?' met als ondertitel "Selectieproces contentmanagementystemen blijft lastig". Complicerende factor bij een CMS is dat er zoveel verschillende belanghebbenden zijn; het is niet een systeem dat duidelijk aan één afdeling relateren is.

Het is prettig om te lezen dat inmiddels de "systemen wat functionaliteit betreft weinig voor elkaar onderdoen." Verschillende leveranciers een vragenlijst in laten vullen - met het oog op het voldoen aan eisen en wensen - heeft dan ook weinig zin. Maar wat dan wel? Het artikel biedt de volgende (bekende maar toch waardevolle) adviezen:

• Eerst een concept vaststellen: waar doen we het voor?
• Kies een implementatieparter die begrijpt wat je wilt bereiken.
• Kijk vooruit met het oog op beheer en support: wie doet wat?
• Pas de eigen werkwijze aan de standaard werking van het CMS aan.
• Bepaal je keuze mede door vergelijkbare referentieklanten.
• De licentiekosten zijn maar een beperkt deel van de totale kosten.

Procesdenken moet output dienen

"Het procesdenken lijkt al jaren de oplossing voor ICT-beheer. Een probleem is echte het generieke karakter van de procesmodellen. De kwaliteit van concrete producten en diensten komt in de knel." Zo begint een artikel in de Automatisering Gids van 25 mei 2007. Belangrijkste boodschap is om niet door te schieten in het procesdenken. Goed om daar bij stil te staan, zeker omdat we bij de afdeling I&A van de KNAW bezig zijn met het invoeren van ITIL (en over enige tijd BiSL), het implementeren van een service management systeem en het opstellen van Service Level Agreements.

We waren er al achter gekomen dat het handig is om eerst vast te stellen wat onze producten en diensten zijn, maar in dit artikel wordt ronduit gezegd: "ICT-beheer begint met vaststellen producten- en dienstencatalogus." Daar gaan we dus snel mee aan de slag.

Niet alleen voor de definitieve inrichting van de ICT-beheerorganisatie is een heldere producten- en dienstencatalogus van belang, maar ook met het oog op de uitbreiding van de dienstverlening aan de instituten van de KNAW. "Ook het maken van strategische inrichtingskeuzes voor ICT-beheer, zoals centraliseren, decentraliseren, uitbesteden et cetera, is eenvoudiger vanuit een heldere visie op de te genereren producten en diensten."

Software asset management

De business topic bijlage van Management Team van 18 mei 2007 is gewijd aan software beheer (software asset management). Volgens onderzoek is software beheer in 80 procent van de bedrijven onvoldoende georganiseerd. Dat kan nadelige gevolgen hebben: zware boetes, geen recht op ondersteuning en upgrades of onnodige kosten indien de licenties niet meer kloppen met het gebruik. Het loont dus om bedrijfsprocessen in te richten rondom gebruik van programmatuur, inclusief een goed registratiesysteem. Er is tegenwoordig veel software beschikbaar en de licenties kunnen sterk uiteenlopen in voorwaarden en andere bepalingen.

Steeds meer bedrijven hebben licentiebeheer op de agenda gezet. Zo ook de KNAW. In de genoemde bijlage van Management Team staat ook een heus stappenplan dat ons wellicht kan helpen.

1. Beleid formuleren - intenties uitspreken en communiceren binnen de organisatie; eenduidig beleggen van veranwoordelijkheden: de inkoper zou ook verantwoordelijk moeten zijn voor het beheer van licenties.
2. Inventariseren en vergelijken - weten welke software aanwezig is; controleren op actualiteit en noodzaak; licenties en voorwaarden achterhalen, aanschaffen, verlengen of opzeggen.
3. Systeem inrichten - zorgen voor een ordelijke administratie (ook van software CD's, overeenkomsten, facturen/betalingsbewijzen en handleidingen) en de instandhouding ervan; procedures voor inkoop en personeelsmutaties; al dan niet inzetten van specifieke tools; alleen zaken doen met betrouwbare leveranciers.
4. Onderhouden - handhaven van richtlijnen en sturen op budgetten; eventueel (steekproefsgewijs) controles en audits uitvoeren.

Europese digitale bibliotheken

De KNAW levert door haar bibliotheken en bijzondere collecties een niet onbelangrijk aandeel in het beheer van het nationaal cultureel en wetenschappelijk erfgoed. De laatste jaren wordt in deze context de vraag naar digitalisering steeds belangrijker. Enerzijds omdat daardoor de toegankelijkheid vergroot wordt en anderzijds omdat de duurzaamheid van nu nog papieren materiaal in geding is.

De ontwikkelingen op dit gebied zijn complex, niet in de laatste plaats omdat er verschillende belangen mee gemoeid zijn: van auteurs, van wetenschappelijke organisaties, van uitgevers. Een van de grote vraagstukken is het auteursrecht in het digitale tijdperk. Ook een High Level Expert Group van de Europese Commissie houdt zich hiermee bezig. In een recent verschenen rapport worden uitspraken gedaan die een belangrijke stap voorwaarts zouden moeten inhouden.

Viviane Reding, de Europese Commissaris voor Informatiemaatschappij en Media: "Bescherming van het intellectuele eigendom is belangrijk om creativiteit en innovatie in een kennisgebaseerde economie te stimuleren. Het oplossen van problemen in verband met auteursrechten in een on-line omgeving is dan ook essentieel om de idee van een Europese digitale bibliotheek te realiseren." Als ik dan vervolgens in het rapport zeer bescheiden uitspraken zie over digitalisering van 'verweesde' (waarvan auteur of andere rechthebbende niet te achterhalen is) en uitverkochte werken, dan ben ik niet optimistisch over de belangrijke stap voorwaarts.

In het rapport wordt een groot beroep gedaan op vrijwillige afspraken met de verschillende 'rechthebbenden'. Aan de andere kant wordt gezegd: "No creator and no publisher indeed may be expected to engage in the difficult and risky task of creating a new work, if the initial digital copy were to be available without limits immediately after is is first made." Ik vraag me dan wel af hoeveel afspraken er te maken zijn.

Storage en virtualisatie

Het vakblad IT beheer van april 2007 bevat een dossier over storage. "Storage heeft betrekking op het opslaan en terughalen van informatie. Hierbij komen allerlei argumenten kijken, die betrekking hebben op de integriteit, beschikbaarheid en bescherming en beveiliging van data." Dat daar aandacht voor nodig is blijkt wel uit de constatering dat de beheerkosten mogelijk 6 a 7 keer hoger zijn dan de initiële aanschafkosten van de hardware.

Een specifieke techniek die vooral in storage opgang heeft gemaakt, is virtualisatie. Daarbij gaat het er om dat de processorcapaciteit, het geheugen, het filesysteem e.d. van verschillende computers flexibel ingezet kan worden voor verschillende toepassingen.

Beide fenomenen, storage en virtualisatie, beginnen toegepast te worden bij de KNAW. Bij het lezen van betreffende artikelen is mij wel duidelijk geworden dat enige beleidsmatige aandacht geen overbodige luxe is.

Een wereld achter e-mail

De Automatisering Gids had dit weekend (nr. 16, 20 april 2007) een special over e-mail. Dat is wel interessant, zeker omdat we bij de KNAW in het afgelopen paasweekend overgestapt zijn van een verouderde Groupwise-omgeving naar Exchange 2003 en Outlook.

Over ICT wordt vaak te gemakkelijk gedacht. Zo is e-mail voor de meeste mensen net zo gewoon en eenvoudig als de oude, vertrouwde post, de telefoon en water uit de kraan. De special geeft heel goed aan dat er echter een enorme wereld achter e-mail schuilgaat. De gebruiker wil immers graag verschoond blijven van alle spam en malware, wil graag dat alle oude e-mail jaren beschikbaar blijft en gemakkelijk terug te vinden en wil ook nog eens overal bij zijn e-mail kunnen, via internet of pda.

Voor de langere termijn lijkt het wellicht verstandiger het e-mailbeheer uit te besteden. Nu is het volgens de special nog goedkoper om het beheer in eigen hand te hebben, zeker voor organisaties met meer dan 500 medewerkers. Onderdelen van e-mailbeheer worden wel in toenemende mate uitbesteed, zoals het scannen en opschonen van e-mail en data-opslag. Goed om al vast over na te denken.

Generatie Y

Het maandblad Informatie van april 2007 heeft als thema Generatie Y of ook wel Generatie Einstein (zie vorig bericht) genoemd. Kernwoorden zijn snel, slim en sociaal. Het zijn de jongeren tot ongeveer 25 jaar. Ze zijn opgegroeid met de nieuwste digitale middelen en weten niet anders. Zijn organisaties wel voorbereid op deze generatie? Kunnen organisaties wel omgaan met nieuw talent dat bedreven is in multitasking, snelle beslissers, een flexibele instelling, teamspelers en netwerkers?

Een van de auteurs zegt: "[Organisaties] zullen een toenemend gedistribueerde kennisinfrastructuur ontwikkelen waarin medewerkers steeds vaker hun oplossingen realiseren door voortdurend samenstellen en verbinden. De kwaliteit daarvan blijft afhankelijk van hun vermogen tot reflectie. En die reflectie vereist een evenwicht tussen aspecten van denken, zien en doen." Voor de wetenschappelijke wereld is die praktijk al eeuwen oud. Als hoofd I&A van de KNAW zou ik me dus geen zorgen hoeven te maken. Grootste verschil is natuurlijk de noodzaak van altijd beschikbare ICT. En dat is voor de KNAW wél een uitdaging.

RuG voorjaarsdiner 2007

Afgelopen donderdag heb ik deelgenomen aan een van de voorjaarsdiners die de Rijksuniversiteit Groningen (RuG) ieder jaar voor de alumni organiseert. Lokatie was voor mij dit jaar het koffiehuis van de Koninklijke Hollandsche Lloyd te Amsterdam. Gastheer was Koos Duppen, lid van het College van Bestuur van de RuG. Sprekers waren drs. Inez Groen (co-auteur van Generatie Einstein) en prof.dr. Egon Berghout (hoogleraar Information Management). Thema was communicatie in de 21e eeuw.

De eerste spreker gaf een samenvatting van haar boek. De jongeren van tegenwoordig zijn echt anders, ze zijn slimmer, sneller en socialer. Ik denk dat ze in veel opzichten gelijk heeft. Aan de andere kant denk ik dat jongeren van vroeger misschien helemaal niet zo heel anders waren, maar vooral zich meer wisten te gedragen binnen sociale groepskaders. Een aansprekende conclusie tijdens de discussie vond ik dat ouderen zich niet krampachtig moesten aanpassen, maar vooral zichzelf zijn. Authenticiteit is belangrijk.

De tweede spreker had merkbaar moeite om lijn te brengen in zijn bijdrage die ging over wat er allemaal wel niet mis kan gaan met ICT-projecten. De discussie liep alle kanten op. Zijn belangrijkste conclusie was dat er vanuit het management te weinig sturing aan ICT-projecten wordt gegeven. Nog mooier vond ik de conclusie van een tafelgenoot: "Hoe kan die man een leerstoel hebben?"

Open standaarden

Zo af en toe kan ik me weer eens behoorlijk opwinden over de discussies over open standaarden en open source software. Via de kranten en ook via de Automatisering Gids van 6 april j.l. kwam ik er achter dat in de Tweede Kamer door GroenLinks en de VVD een motie was ingediend die overheden en semi-overheden verplicht om vanaf 2009 open standaarden in hun IT-systemen toe te passen. De Tweede Kamer en staatssecretaris van Economische Zaken Frank Heemskerk lijken het op zich wel eens te zijn over het nut van open standaarden. Toch is de motie verworpen, omdat de staatssecretaris nog bezig is met een plan voor de stimulering van open standaarden en open source software bij overheden en semi-overheden.

Gelukkig wordt even pas op de plaats gemaakt. Ook ik zie het nut van open standaarden wel in en vooral omdat steeds meer IT-systemen met elkaar moeten interacteren. Het nut van open source software ontgaat me echter. Leuk voor de mensen die graag willen knutselen, maar om het nu verplicht te stellen ... En dan die vreemde argumenten. Het lijkt voornamelijk haat tegen de grote Amerikaanse softwarefirma's en sympathie voor de lokale ontwikkelaar van drie hoog achter.

"Geen enkele overheidsinstantie mag afhankelijk zijn van wat in het hoofdkantoor van een bedrijf ergens ver weg wordt bedisseld." Zo luidt het commentaar in de Automatisering Gids. Maar het zou me niet verbazen als bijna heel de Nederlandse overheid haar kantoormeubilair bij Ahrend aanschaft en de catering bij Sodexho. En als een ambtenaar een keer naar een deftig restaurant gaat, dan eist die toch ook niet het recept op? Zou het niet reëel zijn om gewoon te concluderen dat die grote softwarefirma's heel handig inspelen op de behoeftes van burgers wereldwijd?

Business cases en projectmanagement

Het jongste nummer van het tijdschrift Informatie (49/2, maart 2007) heeft als thema 'projectmanagement'. Daarbij wordt vooral ingezoomd op het fenomeen business case. "Een businesscase is een document met daarin de toelichting op een voorstel tot investering in ICT. (...) In de businesscase worden de argumenten om de investering te plegen geëxpliciteerd en krijgt het zogenaamde 'onderbuikgevoel' meer handen en voeten."

Het gebruik van een business case behoort samen met projectmanagementmethodieken, cyclisch risicomanagement en projectevaluatie tot de factoren die een hogere tevredenheid over projecten genereren. Dat blijkt uit een onderzoek dat eind 2006 is uitgevoerd onder IT-professionals. Bij IT-projecten gaat het er natuurlijk om dat de kosten binnen de perken blijven en vooral ook dat datgene wordt gerealiseerd waar men op zit te wachten (de baten).

De resultaten van (IT-) projecten zijn als het goed is breder dan de IT. En daar zit nu vaak de bottleneck. De IT kan wel gerealiseerd worden, maar is de IT wel goed ingebed en wordt de IT wel goed gebruikt? In een van de artikelen wordt daarvoor de term Benefits management gehanteerd en er worden gelijk wat richtlijnen meegegeven:

• Besteed tijdens het project geregeld aandacht aan het realiseren van bedrijfswaarde en bedrijfsverbeteringen
• Ontwikkel ambitieuze, maar ook realistische business cases met voordelen en kosten voor zoveel mogelijk stakeholders bij de investering
• Blijf lijnmanagers er nauw bij betrekken en maak ze expliciet aansprakelijk voor het realiseren van de benefits
• Integreer de planning en evaluatie van de technische oplevering met die van de overige benefits
• Stimuleer ervaringsuitwisseling en leren voor toekomstige projecten

Alhoewel niet nieuw voor mij - ik heb me eerder met deze thematiek beziggehouden, toch weer aardig om mee te nemen bij de projecten waar ik nu voor verantwoordelijk ben.

Professioneel opdrachtgeverschap

Waarom gaat uitbesteding vaak mis? Omdat het opdrachtgeverschap onderschat wordt. Dat is de strekking van jongste nummer van IT beheer (maart 2007). "Te weinig realiseren organisaties zich blijkbaar dat er met het vertrek van een deel van de IT-organisatie een gat valt en dat kennis van de bedrijfsvoering en de bedrijfsprocessen geen vanzelfsprekendheid meer is." Aldus de hoofdredacteur.

"Na uitbesteding komt demand management te vaak op het bordje van IT". Bij demand management gaat het om het helder krijgen wat een organisatie met haar informatievoorziening wil en hoe dit zich vertaalt naar de toepassing van IT. Tot het demand management behoren onder meer: functioneel beheer, portfoliomanagement en strategisch informatiemanagement. Het belang van IT-competenties aan de vraagzijde (business) wordt vaak onderschat.

Nu wil het geval dat ik met mijn afdeling zowel leverancier als uitbesteder ben. Dat betekent dat ik zowel anderen als mezelf moet stimuleren te investeren in professioneel opdrachtgeverschap. Dat betekent bijvoorbeeld:

• zorgen voor een goede definitie van de benodigde dienstverlening (in termen van SLA's)
• zorgen voor reële verwachtingen over het niveau van de dienstverlening
• zorgen voor een goede regie aan vraag- en aanbodzijde en geregeld overleg

Managementdogma's doorbroken?

Elk weekend valt bij mij thuis Management Team op de deurmat. Meestal blader ik er snel door heen: veel advertenties, meestal weinig diepgang en soms een aardig beschreven fenomeen in het werkend leven. Als me na het weekend gevraagd wordt wat er in Management Team stond, dan ben ik dat meestal wel vergeten.

Soms staat er echter een artikel in dat bij mij even blijft hangen. Dat overkwam mij bij het lezen van het artikel '10 mythes om snel te vergeten' (nummer 510, 9 maart 2007). De koptekst luidt "Managementdogma's doorbroken". In het artikel gaat het dus om tien zogenaamde managementmythes, modellen of theorieën met een hoog hype-gehalte, vaak afkomstig uit Amerika. Ik neem de tien 'mythes' even over.

1. Zelfsturende teams
2. Managers nemen rationele besluiten
3. Kennismanagement
4. Kwaliteitsmanagement
5. Employability
6. Van goeroes kun je wat leren
7. Een fusie brengt synergievoordeel
8. Management kun je leren op een business school
9. De balanced scorecard
10. Work-life balance

Deze modellen en theorieën zouden dan weinig tot niets bijdragen aan het beter functioneren van ondernemingen en organisaties. Zo'n opmerking is echter net zo slap als de manager die zijn eigen succes ophangt aan één van de mythes. Een theorie of model betekent immers niets als er niet ook managers zijn die daar verantwoord mee om kunnen gaan, zonder navelstaren.

Neem bijvoorbeeld mythe 7. Als je geen werk wilt maken van synergie, maar alleen gefocust bent op de bezuinigingsmogelijkheden, dan komt er natuurlijk geen synergievoordeel. En bij mythes 3, 4 en 9 zie ik gelijk grote implementatieprojecten voor me die een eigen leven gaan leiden, los van de concrete werksituatie waarvoor het bedoeld is. Is het dan gek dat zulke projecten niet de beoogde verbeteringen bereiken? Het is een mythe om te denken dat alleen een theorie of model de panacee is.

Frustraties van teamwork

"Uiteindelijk draagt teamwork - en niet geld, strategie of technologie - het meest bij aan het concurrerend vermogen van een bedrijf. Helaas is goed teamwork even belangrijk als zeldzaam." Zo begint het boek De vijf frustraties van teamwork van Patrick Lencioni (Amsterdam/Antwerpen: Business Contact, 2004).

Het boek begint met een fictief verhaal van een management team waar de pas benoemde CEO de teamgeest probeert te ontwikkelen. Hoewel dat uiteraard niet vanzelf gaat, stelt een aan het eind van het verhaal toegetreden collega vast "dat hij nu deel uitmaakte van een van de meest ongewone en hechte management teams die hij ooit had gezien." Amerikaanser kan het niet ...

Het tweede deel is een praktische gids bij het gehanteerde model van de vijf frustraties. De vijf frustraties - of valkuilen - zijn:

• Afwezigheid van vertrouwen of bereidheid zich in de groep kwetsbaar op te stellen
• Angst voor conflicten en daardoor een kunstmatige harmonie
• Gebrek aan betrokkenheid, geen écht engagement
• Mijden van verantwoordelijkheid en van het elkaar aanspreken
• Te weinig aandacht voor resultaten

Tot slot nog een citaat: "Er is sprake van politiek als mensen hun oordeel en handelingen kiezen op basis van hoe ze willen dat anderen zullen reageren en minder op basis van wat zij echt denken." Het is mij wel duidelijk dat in politiek getinte organisaties teamwork een forse uitdaging is, maar ook: de leider moet het voortouw nemen.

Identitymanagement

Ooit heeft een 'concullega' tegen mij gezegd: "Ieder probleem is een managementprobleem", waar op zich veel waarheid in zit. Zelf ben ik altijd geneigd om bij problemen in organisaties te kijken naar de verdeling, samenhang en duidelijkheid van ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De techniek, de automatisering is meestal niet het probleem, maar vaak de organisatie daar achter.

Ik moest daar aan denken toen ik in de Automatisering Gids (23 februari 2007) het artikel 'Identitymanagement ten onrechte geen kerncompetentie' las. "Identitymanagement is een doeltreffend hulpmiddel om identiteitsgegevens en autorisaties op een efficiënte, veilige en controleerbare wijze in te richten en te beheren. De voordelen zijn groot: kostenbesparingen, gebruikersgemak, verbetering van de productiviteit, meer transparantie en vermindering van risico's zijn allemaal in belangrijke mate realiseerbaar. Het aantal beschikbare services is omvangrijk, variërend van directory-integratie en provisioning tot single sign-on en role-based acces control (RBAC). De materie is ingewikkeld: behalve van de techniek is kennis vereist van bedrijfsprocessen, organisatiestructuren en regelgevingen en standaards."

Het is mij bij het lezen van het artikel ook wel duidelijk geworden dat de automatiseringsafdeling vaak de hiermee samenhangende problemen ervaart: gebruikers die klagen over wel of geen toegang hebben tot applicaties of over het te vaak moeten inloggen, accountbeheer dat veel tijd kost, medewerkers die al lang uit dienst blijken te zijn, geen eenduidige opslag van contactgegevens, enz.

Ons werk wordt steeds meer afhankelijk van de ICT. Als ons werk dan niet duidelijk is, of als onze taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet duidelijk zijn, hoe kunnen we dan verwachten dat we in ons werk door de ICT optimaal worden ondersteund?

100 dagen bij de KNAW

Vandaag is precies de 100e dag dat ik in dienst ben als hoofd I&A van de KNAW. Goed om eens even op een rij te zetten wat ik inmiddels achter me heb liggen (om dan vervolgens voor me zelf na te gaan wat ik allemaal nog vóór me heb liggen).

Allereerst heb ik in de afgelopen maanden kennisgemaakt met 17 instituten van de KNAW in heel het land (van Leeuwarden tot Middelburg), met 10 afdelingen van het Bureau van de KNAW en met 15 medewerkers van de eigen afdeling. In de tussentijd heb ik twee nieuwe medewerkers aangetrokken: een hoofd ICT basisdiensten en een senior projectleider informatiesystemen. Om de contacten met de instituten (ook onderling) te verstevigen heb ik een I&A-platform opgestart met daarin vertegenwoordigers van alle instituten op beleidsniveau.

Binnen mijn eigen afdeling heb ik contactpersonen voor de KNAW benoemd op de onderwerpen: informatiebeveiliging, licenties (software en externe bronnen) en digitalisering collecties (een belangrijk onderwerp uit het Strategisch Plan van de KNAW). Om de onderlinge band binnen de afdeling te verstevigen is een afdelingslunch georganiseerd en zijn de I&A-borrels (nu met een ritme van eenmaal per maand) in ere hersteld. Voor de nauwere samenwerking met de afdeling Onderzoek Informatie is een deel van de afdeling aan het begin van dit jaar verhuisd.

Voor het meer beleidsmatig en projectmatig werken heb ik eind januari een eerste versie van een meerjarenbeleidsplan voor I&A gepresenteerd met daarin in ieder geval een twintigtal projecten voorzien van projectleider. De volgende projecten heb ik inmiddels opgestart: inbeheername DAREnet portal, implementatie service management tool, verbetering performance en stabiliteit van het financieel systeem en de migratie van het emailsysteem van het Bureau. Bovendien heb ik het vervangingsbeleid geëffectueerd door ineens alle PC's ouder dan vier jaar te vervangen.

Ondertussen speelt ook een interne reorganisatie waardoor op afzienbare termijn een uitbreiding van de afdeling valt te verwachten.

Open Access

Voor vandaag had ik een bijeenkomst georganiseerd met een drietal instituutsdirecteuren van de KNAW en twee personen van het platform ICT en Onderzoek van SURF. Onderwerp van de bijeenkomst was: uitgeven in het open access tijdperk. Het onderwerp 'open access' is voor mij nog relatief nieuw, maar inmiddels weet ik er toch al weer heel wat van. In feite gaat het om het vrij beschikbaar zijn van onderzoekspublicaties via Internet. Aan de ene kant is het vrij beschikbaar zijn voor mij persoonlijk de normaalste zaak van de wereld, aan de andere kant speelt de macht van de uitgevers en bestaan er auteursrechtelijke kwesties.

De bijeenkomst van vandaag maakte heel goed duidelijk dat je als wetenschappers en wetenschappelijke organisaties allemaal mooie verklaringen en petities kunt ondertekenen, maar dat je daarmee nog niet het ideaal van open access bereikt hebt. Er spelen verschillende factoren mee, niet alleen de macht van de uitgevers. Het proces van kwaliteitsborging (peer review) moet toch georganiseerd en betaald worden. En er blijft een behoefte aan papieren uitgaven, zowel voor boeken als tijdschriften. Dat kost ook geld.

Ik ben dus bepaald niet tegen open access, maar denk dat ik me vanuit mijn eigen rol eerst maar even moet concentreren op het selecteren en implementeren van een repository tool voor de KNAW en in het verlengde daarvan moet stimuleren dat gebruik gemaakt wordt van de zogenaamde license to publish.

ADSL installeren

Doorgaans bericht ik op deze weblog van wat ik gelezen, meegemaakt en/of geleerd heb. Dit keer een leerervaring die ik niet dagelijks meemaak. Deze week heb ik thuis in een aantal pogingen een ADSL verbinding geïnstalleerd (aanvullend op de bestaande ISDN verbinding) en gelijk ook nieuwe emailadressen in Outlook opgenomen.

Het is goed om zoiets een keer mee te maken, zeker als hoofd I&A. Je ervaart dan op kleine schaal waar ICT'ers tegen aanlopen in hun werk. Eerst moet je nadenken over het concept: wat wil ik waarvoor gaan gebruiken? Vervolgens moet je de juiste dingen in huis halen. Welke aanbieders en aanbiedingen zijn er en wat past het beste bij mijn wensen? Dan moet je in de goede volgorde de bestaande situatie aanpassen. En ten slotte moet je nog gaan testen of alles werkt en eventueel nog bepaalde software-instellingen aanpassen.

Het klinkt simpel, maar het valt toch niet mee. Ook al heet het dan een Doe-HetZelf-pakket en ook al wordt er een handleiding bijgeleverd (die vervolgens niet helemaal klopt), dan nog gaat het allemaal niet vanzelf. Geduld is een schone zaak.

Lobbyen is heel gewoon

Zojuist heb ik weer een van de vele boeken uitgelezen die ik gekregen heb bij mijn afscheid van de Hogeschool Utrecht. Het gaat om Het Grote Lobby Boek. De ongeschreven regels van het spel van Erik van Venetië en Jaap Luikenaar (Zutphen: Plataan, 2006). Kennelijk had de gever een bepaald beeld van mijn nieuwe werkomgeving. En inderdaad, ik zou niet durven beweren dat de KNAW uitblinkt in transparante besluitvorming. En ook is mij duidelijk dat ik nog heel wat moet doen om het vertrouwen in mijn afdeling te winnen. Maar eigenlijk heeft iedereen met lobbyen te maken, in het werk en in de privésfeer, voor eigen belangen of voor belangen die hij of zij vertegenwoordigt.

Het leuke van dit boek is dat het professionele lobbyen (richting de politiek bijvoorbeeld) en het gewone lobbyen dat iedereen wel doet, heel dicht bij elkaar worden gebracht. Lobbyen is "het informeel beïnvloeden van formele besluitvorming". Er staan praktische tips en boeiende anekdotes in, maar ook fundamentele lobbywijsheden. Bijvoorbeeld: "de beslisser gunt jou iets als je erin slaagt een langdurige relatie van wederzijds respect op te bouwen. Daarvoor is het nodig een basis van gelijkheid te creëren."

Van de vele 'rijtjes' praktische tips geef ik de volgende nog mee: wees in het lobbyslagveld zakelijk naar coalitiegenoten, openhartig naar vrienden, vraag de mening van opportunisten, geef twijfelaars informatie, wees duidelijk tegenover vijanden en toon opponenten respect.

Oscar en Linda

In de afgelopen dagen heb ik de roman Oscar en Linda met als ondertitel De ongeschreven regels van een project (uitgeverij Van Gorcum, 2006) uitgelezen. De auteur is Herman Koster, van 1998 tot 2002 mijn manager bij Cap Gemini. Mee daarom was ik bijzonder geïnteresseerd in het boek. Want ook al staat in het voorwoord dat iedere eventuele overeenkomst met de realiteit of bestaande personen op louter toeval berust, in de meeste romans komen toch wel autobiografische elementen terug.

Het boek is een mooi construct van een inleiding in de wereld van IT-projectmanagement in de vorm van een verhaal van een bekwame tester, Oscar, die zich ontwikkelt tot een seniore teamleider. Bij het boek is ook nog een leeswijzer toegevoegd in de vorm van vragen over de eigen opvattingen en vaardigheden op het gebied van 'bestuurlijk' handelen, projectmanagement, menselijke bekwaamheden en decorum. Dat maakt het tot een leerzaam en toch afwisselend middel voor iedereen die wil reflecteren op zijn of haar rol als projectmanager (in wording).

In het boek herkende ik veel situaties van mijn werk bij Cap Gemini en zeker herkende ik veel van Hermans wijsheden, tips en suggesties die hij ook aan mij heeft gegeven. De verhaallijn van het boek is soms wat vlak en wat van mij zeker wat minder had gekund, is de onvolwassen (soms seksuele) gerichtheid van Oscar tot Linda in haar rol van opdrachtgever. Dergelijke situaties schijnen kennelijk voor te komen in projecten, maar gelukkig wordt dat aan het einde goed gemaakt doordat Oscar een wijsheid serieus neemt: "'Alleen door echt los te laten, weet je wat er echt bij je hoort', heeft hij ooit eens ergens opgevangen."