Outsourcing?

Vandaag kregen we thuis bij het NRC Handelsblad een door Mediaplanet verzorgde advertentiebijlage over outsourcing. Dat thema is voor mij zeker relevant en actueel. Niet zozeer omdat ik mijn eigen afdeling gelijk de deur uit zou willen doen, maar vooral omdat ik te maken krijg met organisatieonderdelen (instituten van de KNAW) en externe partijen (SURF in het kader van overname van DAREnet) waarvoor ik diensten kan gaan verlenen. Eigenlijk hebben we het dan dus over insourcing.

In de bedoelde bijlage staan een aantal aardige bijdragen over de trends en ook een aantal tips. Vertaald naar het perspectief van insourcing hebben we het dan bijvoorbeeld over:

• Er zijn vele gradaties van insourcing tussen niet en volledig overnemen van de dienstverlening.
• Trek voldoende tijd uit voor het voortraject om overhaaste beslissingen en onduidelijke taakverdelingen te voorkomen.
• Zorg dat je kunt bouwen op solide ervaringen en dat je bedrijfsvoering gezond is, zodat de ‘klant’ kan rekenen op continuïteit.
• Zorg voor evaluatiemomenten en en en heldere procedure om het contract tussentijds bij te stellen.

Ook een mooi advies om bedacht op te zijn: “Het outsourcen van wanorde is onverantwoord”. En een andere: “Je moet er als partners instappen en elkaar durven vertrouwen. Je kunt nu eenmaal niet alles van tevoren tot in detail vastleggen in overeenkomsten.” Ik ben benieuwd hoe het in de praktijk zal gaan ...

Architectuur?

Een ander nieuw tijdschrift voor mij is Informatie, maandblad voor de informatievoorziening. Het toegestuurde introductienummer (november 2006, jaargang 48 (9)) heeft als thema de 'wendbare organisatie' en wil een bijdrage leveren aan de oplossing van de paradox van een complexe architectuur voor permanente flexibiliteit. Van de informatievoorziening (de IT-systemen in het bijzonder) wordt enerzijds stabiliteit en robuustheid verwacht en anderzijds dat die geen belemmering vormt voor de nodige veranderingen in de organisatie.

Mijn eigen overweging bij dit thema is dat we vooral in het geval van IT-systemen te maken hebben met een complexe en dynamische wereld. De ontwikkelingen volgen elkaar in ras tempo op, standaarden zijn nog niet overal doorgedrongen en de verwachtingen zijn hooggespannen. IT biedt enorme kansen, maar brengt ook grote (beveilingings-) risico's met zich mee.

In het interessante artikel 'Tien maatregelen tegen complexiteit' wordt volgens mij terecht gezegd: "In de huidige dynamische wereld is een 'to be'-architectuur met een beschrijving van de situatie over bijvoorbeeld vijf jaar achterhaald. Echter, een kader in de vorm van ontwikkelrichtlijnen, voorkeurstechnologieën en kernapplicaties blijft noodzakelijk. Dit kader moet eenvoudig en inzichtelijk zijn, in tegenstelling tot wat we in de praktijk zien, waar veelvuldig gebruik wordt gemaakt van (deel)architecturen die uit meerdere lagen bestaan."

Investeringsonderbouwingen

Het lezen van het eerste nummer van mijn proefabonnement op de Automatisering Gids (nr. 46, 17 november 2006) is mij meegevallen. Ik denk dat het goed kan aansluiten bij de vraagstukken die in mijn nieuwe werkomgeving op mij afkomen. De Automatisering Gids blijkt niet alleen nieuwe technische producten aan te kondigen, maar ook artikelen te bevatten die te maken hebben met het proces van invoering en beheer van IT.

Zo stond er een alleraardigst opiniestuk over de onderbouwing van investeringen in IT: 'Financiële calculaties dragen niet bij aan besluitvorming rond IT-projecten'. Dat is een mooie opsteker, aangezien ik binnenkort met concrete plannen moet komen voor de hoognodige investeringen in de IT-infrastructuur van de KNAW.

In het artikel wordt geconstateerd dat in de besluitvorming de financiën vaak niet de doorslag geven. Het zijn vaak andersoortige argumenten die bepalen of een project wel of niet doorgaat, niet in de laatste plaats omdat ook heel andere factoren een rol spelen bij de invoering van ICT. "Goedkeuring voor een project krijg je niet als de optelsommen kloppen, maar wanneer je duidelijke taal spreekt, als je in klip-en-klare taal kunt vertellen wat je project gaat bewerkstelligen en als de directie er op kan vertrouwen dat de IT-afdeling zijn woorden waarmaakt."

Top-down versus bottom-up

Gisteren heb ik tijdens de SURF Onderwijsdagen in Utrecht een workshop verzorgd onder de titel ‘Top-down versus bottom-up: implementatie van ICT in het onderwijs’. Het betrof een verplichting vanuit mijn vorige werkkring. Toch heb ik gemerkt dat het achterliggende vraagstuk generiek is en ook zeker van toepassing in mijn nieuwe werkkring.

Achtergrond van de workshop was het door mij en mijn collega’s van de HU uitgevoerde onderzoek naar succesfactoren voor instellingsbrede implementatie van ICT in het onderwijs. We hebben toen zeven succesfactoren (noodzaak, nabijheid, consistentie, sturing, communicatie, begeleiding en betrokkenheid) geïdentificeerd en die in een hanteerbaar referentiekader geplaatst. Er spelen twee dimensies bij instellingsbrede implementaties: de afstand tussen de huidige en de gewenste situatie enerzijds en de afstand tussen centrale en decentrale belangen anderzijds.

Tijdens de workshop hebben we aan de hand van drie stellingen een discussie gevoerd:

1. Een zuivere top-down benadering is passend als er nauwelijks weerstand verwacht wordt
2. Een bottom-up benadering is passend als er sprake is van veel onzekerheden
3. Met effectieve communicatie is het dilemma top-down versus bottom-up te vermijden

Vertrouwen als basis voor innovatie

Het ministerie van EZ organiseert jaarlijks de Innovation Lecture. Over de onderwerpen voor 2004 en 2005 heb ik n.a.v. voorbereidende essays van hoogleraren een tweetal artikelen geschreven in het tijdschrift OnderwijsInnovatie. Het eerste ging over de rol van management en organisatie (jaargang 6, nummer 2, p. 8-10) en het tweede over beleid en creativiteit i.r.t. innovatie (jaargang 7, nummer 3, p. 30-33). Beide artikelen waren vanwege mijn vorige functie toegespitst op het onderwijs.

De Innovation Lecture van dit jaar werd gehouden op 19 oktober en had als thema 'trust', in de betekenis van vertrouwen. De voorbereidende essays waren van de hand van Bart Nooteboom, hoogleraar innovatiebeleid aan de UvT, en Gert Jan Hofstede, UHD toegepaste informatiekunde aan de WUR. Over het thema gaf staatssecretaris Karien van Gennip aan: "Naar mijn mening gedijt vertrouwen bij helderheid over wederzijdse verwachtingen, prestaties en de te bereiken doelen." Dat geldt volgens mij niet alleen voor innovatie, maar voor iedere vorm van verandering en niet alleen voor samenwerking tussen organisaties (macroniveau), maar ook voor samenwerking bínnen organisaties, tussen personen of afdelingen (microniveau).

Het essay van Nooteboom, 'Vertrouwen en innovatie', maakt heel goed duidelijk dat het bij samenwerken gaat om het vinden van een evenwicht tussen 'spontane trouw' en 'afgedwongen trouw' (bijv. door hiërarchie of contracten). Openheid, elkaar de waarheid kunnen zeggen, is belangrijk, maar ook enige druk op de ketel. Daarnaast moet er volgens hem een gemeenschappelijke taal groeien: de cognitieve afstand tussen de partners mag niet te groot zijn. Teveel vertrouwen kan overigens leiden tot starheid en gebrek aan innovatie.

Het essay van Hofstede gaat over vertrouwen in internationale netwerken, voor mij minder relevant. Alhoewel, ook binnen ons eigen land zijn er voldoende cultuurverschillen. Een van de open deuren die Hofstede als aanbeveling meegeeft, luidt: "Ken u zelf. Iedereen draagt een cultuur mee. De één is niet gekker dan de ander." Goed om over na te denken.

Eerste dag bij de KNAW

Gisteren ben ik begonnen als hoofd Informatisering & Automatisering bij de KNAW in Amsterdam. Uiteraard heb ik me op deze functie al enigszins voorbereid, bijvoorbeeld in de sollicitatieprocedure, maar het echte werk is dan nu begonnen. Ook heb ik me de afgelopen weken op het werken bij de KNAW voorbereid door deel 4 van Het Bureau (Amsterdam: G.A. van Ooschot, 1998) van J.J. Voskuil te lezen. Nu ben ik nooit zo'n fan van dikke romans, maar dit haast 1000 bladzijden tellende boek heb ik bijna uit en heeft nog geen moment verveeld. Het boek vertelt het verhaal van een afdelingshoofd van een van de instituten van de KNAW in het midden van de jaren 70 van de vorige eeuw.

Ik kan nu natuurlijk nog niet zeggen of de beschreven organisatiecultuur ook als zodanig voorkomt binnen de KNAW, maar dat is ook niet zo erg, want de beschreven personages zou ik ook zomaar kunnen vergelijken met andere personen die ik tot nu toe in mijn loopbaan ben tegengekomen. Hoe dan ook, als ik ook maar iets van de weinig resultaatgerichte cultuur van Het Bureau tegenkom bij de KNAW, dan wacht mij een schone taak. Daarbij ben ik mij ervan bewust dat ook ik geen ijzer met handen kan breken, maar ook dat men het ijzer moet smeden als het heet is. Ik ga m'n best doen!

Afscheidssymposium

Eergisteren - op 31 oktober dus - heb ik afscheid genomen van de Hogeschool Utrecht als werkgever. Ter gelegenheid daarvan was een symposium georganiseerd met als thema 'De traagheid van ICT in onderwijs en onderzoek'. Sprekers waren achtereenvolgens Loek Vroomans (directeur Onderwijs & Onderzoek, Hogeschool Utrecht), Herman Koster (manager Capgemini Academy en tevens van 1998-2002 mijn 'baas' geweest), Michiel van Geloven (directeur Digitale Universiteit), Wim Liebrand (directeur SURF), Bas Savenije (bibliothecaris Universiteit Utrecht) en Frits Gronsveld (lid College van Bestuur, Hogeschool Utrecht).

Uiteraard gaven alle sprekers op eigen wijze aan dat traagheid een relatief begrip is. De een gaf aan waarom het allemaal zo traag ging met de invoering van ICT in onderwijs en onderzoek en de ander liet weten dat de ontwikkelingen toch eigenlijk best snel gaan. Het is maar net van welke kant je het bekijkt. Vanwege het karakter van het symposium is niet al te diep op het thema ingegaan: het moest licht verteerbaar zijn. Een mooie manier om afscheid te nemen.