Sourcing

Het maandblad Informatie besteedt deze maand (jaargang 51/4) aandacht aan het thema ‘sourcing’. Sourcing van IT wil zeggen: de onderscheiden IT-werkzaamheden daar onderbrengen waar ze optimaal gerealiseerd kunnen worden. Meteen bij de introductie wordt een statement gemaakt: “Inmiddels weten we dat outsourcing alleen voordeel biedt als beide partijen er veel energie in steken en vooral de uitbestedende partij weet wat hij wil.” (25) In het verlengde van deze opmerking nog een aardig citaat: “om serviceproviders te kunnen vertrouwen moet je eerst op jezelf kunnen vertrouwen.” (36)

Er staan in dit nummer veel aandachtspunten die mij door de inmiddels opgebouwde ervaring bekend voorkomen (belang van transparantie, beschikbaarheid van menskracht, kennisoverdracht, benchmarking met het oog op marktconformiteit, regieorganisatie), maar opnieuw de aandacht vragen bij het verder uitbouwen van het shared service center voor ICT binnen de KNAW. Het onlangs uitgevoerde onafhankelijke onderzoek naar de ICT-functie van de KNAW heeft ook aandacht gevraagd voor de genoemde punten. Bovendien wil ik mijn afsluitend essay voor de door mij bij De Baak gevolgde cursus Bedrijfskundig Veranderen wijden aan de vorming van een shared service center voor ICT.

Masterplan ICT

Het ICT-onderzoek Platform Nederland (IPN) heeft deze maand een Masterplan ICT gepubliceerd. De ondertitel is nogal pretentieus: “ICT, fundament voor welvaart en welzijn in Nederland”. Het plan is opgesteld in opdracht van het Gebiedsbestuur Exacte Wetenschappen van NWO. Doel is de ICT-sector als geheel sterker te maken door te investeren in het wetenschappelijk onderzoek en onderwijs in ICT. In het plan wordt een viertal uitdagingen gepresenteerd:

1. Het beheersen van de complexiteit van data en systemen
2. Het aanwenden van ICT voor maatschappelijke innovatie
3. Het inzetten van ICT voor andere wetenschappelijke paradigma’s
4. Het krijgen van voldoende gekwalificeerde ICT-wetenschappers

De analyse is naar mijn mening vrij dun, de voorgestelde maatregelen zijn nogal globaal, de te verwachten resultaten mistig en de gevraagde investering is weer erg concreet: 30 miljoen euro. Zo hoort dat natuurlijk bij een masterplan. Als ik de vertaalslag maak naar mijn eigen beleidsagenda bij de KNAW, dan kom ik op soortgelijke uitdagingen: 1. het beheersbaar maken en houden van de ICT-infrastructuur, 2. het aanwenden van ICT voor organisatorische innovatie, 3. het bevorderen van ICT in het onderzoek en 4. het zorgen voor gekwalificeerd personeel. Grote vraag voor zowel het Masterplan ICT als mijn eigen beleidsagenda is: hoe krijg je het voor elkaar dat men snapt dat het de moeite waard is om in zoiets te investeren?

Vakmanschap

Al sinds mijn studietijd lees ik Filosofie Magazine. Met veel plezier, ik lees hem telkens van A tot Z. Het heeft zelden directe raakvlakken met concrete aspecten van mijn werk, maar het zet mij wel geregeld aan het denken over diepere, achterliggende principes.

Dit keer (2009/4) trof ik een interessante bijdrage aan die ingaat op de balans tussen bureaucratische rompslomp en zeggenschap over je eigen werk. De vrijheid van het vakmanschap staat immers vaak op gespannen voet met voorgeschreven formats. De filosoof Maarten Meester zegt in zijn bijdrage: “Formats zie ik als de gesedimenteerde vormen van macht op de werkvloer. In plaats van te proberen er eens en voor altijd afscheid van te nemen, lijkt het mij zinniger strategieën te bedenken waardoor je binnen het format een maximum aan vrijheid behoudt.” Meester noemt vier strategieën:

• Enjoy your format – veel formats (denk aan overlegstructuren) kunnen er juist voor zorgen dat je aan werken toekomt en ze kunnen je er ook toe aanzetten het uiterste uit jezelf te halen;
• Deconstrueer het format – formats krijgen iets extra’s als het patroon doorbroken wordt, als in de geest van het format ervan afgeweken wordt; formats zijn immers geen doel op zich;
• Laat het format zichzelf opblazen – soms moet strikt naar de letter van het format gehandeld worden om de beperkte werkingskracht van het format aan te tonen (stiptheidsacties);
• Mix de formats – het bijeenbrengen van formats uit verschillende werkomgevingen kan verrassende effecten opleveren.

Afstemming versus productiviteit

In de Automatisering Gids van 1 mei jl. stond een aardig artikel: ‘Vooroordelen frustreren projectresultaat’. Het artikel opent met: “Bij complexe projecten staat de productiviteit altijd onder druk. Toch is er met weinig inspanning meer winst te behalen. Een voorwaarde is wel dat een aantal vastgeroeste ideeën op de helling moet.” Een van die ideeën is dat meer mensen ook meer output genereren. Een ander idee dat op de helling moet, is dat multitasken effectief is.

De aanwijzing voor verhoging van de productiviteit in projecten is niet het zomaar aantrekken van meer personeel, maar het werken in kleine teams. Een kleiner team houdt de motivatie op peil en vermindert de afstemmingsbehoefte. Een andere aanwijzing is het afschermen van projectmedewerkers zodat zij zich op een afgebakende taak kunnen concentreren en snel afronden. Een derde aanwijzing is om nadrukkelijk te kijken naar de concrete bijdrage van een medewerker aan een project: “Soms is het namelijk mogelijk snelheid te winnen door mensen van het project af te halen.” De laatste aanwijzing heeft te maken met het gevaar van deadlines: uitstelgedrag. Het is volgens de auteurs van het artikel beter om te sturen op snelle afronding van een taak. Het is belangrijk om op een gezonde manier de ‘druk op de ketel te houden’.

Deze gedachten zijn niet helemaal toepasbaar in mijn eigen context bij de KNAW, omdat daar ook het probleem speelt van het samenlopen van projecten en regulier beheer, maar de aanwijzingen zijn wel interessant. Mijn afdeling is de laatste jaren groter geworden en zal in verband met uitbreiding van de dienstverlening nog verder groeien. Efficiëntie in de afstemming is dan een belangrijk vraagstuk.

De weg naar volwassenheid

In mijn huidige functie ben ik bezig met de professionalisering van de ICT-dienstverlening (aanbodzijde) en ook van het optreden als klant (vraagzijde). De interne ICT-ondersteuning in een organisatie wordt effectiever als de (interne) klant weet wat hij wil en de leverancier daar goed aan kan voldoen. In deze context wordt vaak het begrip Business Process Management (BPM) genoemd.

Over BPM las ik pas weer een artikel in het tijdschrift Informatie (april 2009), ‘Business process management: de weg naar volwassenheid’. Na lezing van dit artikel dacht ik: dat wordt een lange weg. In het artikel wordt een herkenbaar kwaliteitsmodel met vijf fasen opgevoerd: 1) procesdenken niet ontwikkeld; 2) decentraal procesmanagement; 3) centraal procesmanagement; 4) monitoring en beheersing; 5) integraal procesmanagement. Ik denk dat het een lange weg wordt, omdat ik niet de illusie heb dat binnen mijn organisatie fase 1 al een gepasseerd station is.

Om meer volwassen te worden op dit gebied is dus nog wel wat te doen. Aan de andere kant geldt de regel: “ontwikkelen naar een hoger niveau zonder aanleiding, is heel moeilijk realiseerbaar”. De noodzaak van verandering moet wel gevoeld worden. De ultieme volwassenheid in de zin van het bereiken van fase 5 lijkt mij niet direct iets voor de KNAW. Het model lijkt mij meer gericht op de grotere gegevensverwerkende organisaties met concrete klanten, maar stimuleert ook andere organisaties om na te denken over de eigen professionalisering.