Business Process Management

Gisteren was ik bij een Ronde Tafel Conferentie over Business Process Management (BPM), georganiseerd door Bisnez Management. De tafel was overigens zoals gebruikelijk bij dit soort bijeenkomsten niet rond. Ik was uitgenodigd omdat ik had meegedaan aan een onderzoek naar de volwassenheid van BPM in Nederland. De deelnemers waren redelijk verdeeld over publieke en private sector en de verschillende functiegebieden. Tijdens de bijeenkomst werden de eerste resultaten van het onderzoek besproken.

Voor BPM zijn verschillende definities in de omloop. Voor het onderzoek werd uitgegaan van drie aspecten: 1) Strategie is startpunt bij het inrichten van processen; 2) Het gaat om integraal procesdenken, in termen van a) keten van activiteiten, b) besturing en beheersing, c) organisatie- en informatiestructuur; 3) Continu meten en verbeteren. In het onderzoek (met ca. 100 respondenten) viel o.m. op dat Nederlandse organisaties zich bevinden op het kantelpunt van decentraal naar centraal procesmanagement.

Zo'n bijeenkomst helpt mij altijd wel weer om een thema als procesdenken te koppelen aan ontwikkelingen in mijn eigen organisatie. Vooraf was mij wel duidelijk dat het hoogste niveau van volwassenheid voor wat betreft BPM helemaal niet realistisch is voor de KNAW en dat het gebruiken van BPM tools al helemaal niet aan de orde is. Tijdens de bijeenkomst werd mij duidelijk dat toch eerst bekend moet zijn welk probleem opgelost moet worden, gekoppeld aan de vraag of BPM daar wel het antwoord op is. Het lijkt voor de hand te liggen dat BPM vooral een bijdrage kan leveren aan verbeteren van efficiëntie en betrouwbaarheid en bij risicobeheersing. De definitieve resultaten worden binnenkort breder bekend gemaakt. Bovendien verschijnt hierover in januari 2010 een boek.

Ambtenaar 2.0

Hoewel ik formeel geen ambtenaar ben, voel ik me wel thuis in de publieke sector. Daarom was ik ook geïnteresseerd in het boek Ambtenaar 2.0 dat al weer enige tijd geleden onder mijn neus werd gedrukt (er is al weer een vervolgboek in de maak). De auteur, Davied van Berlo, geeft in de eerste vier hoofdstukken een toegankelijke introductie op de ontwikkeling van de internetsamenleving. Daarna werkt hij in een drietal hoofdstukken de gevolgen van web 2.0 voor de overheid uit: 1) de relatie tussen burger en overheid; 2) de interne organisatie van de overheid; 3) de manier van werken van de ambtenaar. Volgens de auteur moet de overheid wel mee met web 2.0. “Naarmate de maatschappij meer gaat werken volgens de principes van web 2.0 zal de verwachting groter worden dat de overheid ook op die manier gaat werken.”

Het boek was voor mij extra interessant omdat we bij de KNAW een nieuwe website gaan ontwikkelen. Wat ik in ieder geval van het boek vasthoud is dat we niet per se alle innovaties hoeven te adopteren, wel moeten we alle informatie die we hebben in een open format beschikbaar stellen. Dat de interne organisatie vervolgens ook moet veranderen, is me duidelijk. Of ik dan zelf ook aan de slag moet als ‘manager 2.0’ (p. 70) weet ik nog niet helemaal. Voorlopig houd ik het er maar op dat doelen stellen belangrijk is (en blijft) en dat de manier waarop resultaten bereikt worden (al dan niet web 2.0) er minder toe doet.

Accelerating Scientific Innovation

Vandaag kreeg ik een nog te verschijnen column onder ogen van een vice president van Elsevier. De titel van de column: Accelerating Scientific Innovation through Open Data. De laatste tijd ben ik weer wat meer betrokken bij de bewegingen rondom open access en digitale duurzaamheid en wat mij opvalt is dat er soms nogal naïef gedacht wordt. Neem bijvoorbeeld dit citaat: "As research becomes increasingly multidisciplinary and collaborative, the availability of raw data will emerge as a crucial component in fostering scientific discovery." Kennelijk willen uitgevers als Elsevier zich ook op het terrein van onderzoeksdata begeven, onder het mom van accelerating scientific innovation.

Toch denken ik dat hier sprake is van wishful thinking. Je kunt onderzoeksdata wel beschikbaar stellen en je kunt de onderzoeksdata ook nog onderling koppelen, maar verkrijgbaarheid impliceert nog niet altijd bruikbaarheid voor derden. Daar komt nog iets bij. Daar waar in de wetenschap al sprake is van samenwerking hoeven we hergebruik van data niet te promoten en waar geen hergebruik plaatsvindt zal het ook niet snel gebeuren. Een professional is autonoom – of dat nu een consultant, een docent of een wetenschapper is – en zal niet snel tot hergebruik te verleiden zijn.

Bovendien geldt voor het open beschikbaar stellen van onderzoeksdata nog dat het soms niet gewenst is vanwege gevoeligheid voor privacy dan wel concurrentie tussen onderzoekers. Ik ben erg voor vrije toegang tot onderzoeksresultaten - en wel zo spoedig mogelijk, maar de vrije toegang tot onderzoeksdata vraagt een nadere bezinning.

Vertrouwen in de informatiesamenleving

Denktank ECP-EPN heeft onlangs een roadmap Vertrouwen in de informatiesamenleving uitgebracht. Nu heb ik zowel interesse voor het begrip ‘vertrouwen’ (zeker in tijden van crisis) als in de informatiesamenleving en dus was ik ook geïnteresseerd in de roadmap. In deze roadmap ligt de nadruk op de maatschappelijke en sociale randvoorwaarden die spelen bij de omgang met ICT. Uitgangspunten zijn: 1) het waarborgen van een aantal fundamentele waarden en normen in een elektronische omgeving en 2) het faciliteren van het elektronisch verkeer.

“Door de toenemende complexiteit van technologieën wordt het voor de gebruikers steeds moeilijker om te bepalen hoe een systeem werkt en of de ‘output’ van het systeem wel correct is. Ook wordt het steeds moeilijker om te bepalen of een systeem veilig werkt en binnen het systeem verwerkte informatievertrouwelijk blijft.” De trends in ICT en maatschappij maken het er niet gemakkelijker op: convergentie van infrastructuren, alomtegenwoordigheid en beschikbaarheid van ICT, versmelting van fysieke en virtuele werelden, veranderende rollen van gebruikers en aanbieders, kunstmatige intelligentie.

Uit de roadmap is mij wel duidelijk geworden dat beslissers bij ontwikkeling of selectie en implementatie van informatiesystemen ernstig rekening moeten houden met vraagstukken rondom identiteit en privacy, intellectueel eigendom en elektronische handel. “Het ontwerp en uiteindelijk de bouw van een informatiesysteem bepaalt wat er wel en niet mogelijk is met het systeem. Dit betekent ook dat waardeoordelen impliciet of expliciet in de architectuur van een informatiesysteem vastgelegd kunnen (en moeten) worden.” Maar meer nog zal de consument (de gebruiker) zich goed moeten laten informeren. “Een grenzeloos geloof in het kunnen van de techniek is niet alleen naïef, het is ook gevaarlijk.”

Een gevoel van urgentie

In de afgelopen week heb ik Een gevoel van urgentie! (Amsterdam: Business Contact, 2008) van John Kotter uitgelezen. Het boekje telt 175 pagina’s, leest gemakkelijk en heeft een aanlokkelijke ondertitel: Hoe krijg je mensen in beweging om succesvol te veranderen? Door de auteur worden vier tactieken aangedragen:

1. Haal de buitenwereld binnen
2. Handel elke dag vanuit urgentie
3. Zie crises als een kans
4. Reken af met de NeeNees (de tegenstanders van iedere verandering)

In het boekje wordt vooral afgerekend met de gevaren van zelfgenoegzaamheid. Bovendien wordt duidelijk gemaakt dat stilzitten in deze snel veranderende eeuw toch echt niet meer kan. En ook dat urgentie niet blijkt uit papier of woorden, maar uit daden. Misschien ben ik zelf nog wel van de generatie die alles wil, maar moet ik toegeven dat niet alles kan en dat ik me elke dag dus moet richten op de echt urgente dingen, ook in de aansturing van medewerkers. Kortom, het boek is een aanrader.