Investeren in technologie

Eind vorig jaar ontving ik het boek Trends in IT 2010/2011. Geen boek dat ik in één adem uitlees. Het motto is de ondertitel van het boek: op tijd investeren in de juiste technologie. Volgens de inleiding (kick off) is dit een boek over IT voor iedere manager. Technologie is immers onontkoombaar, in iedere organisatie. Om echter niet met iedere hype mee te gaan moet je wel weten waarover het gaat. En daarvoor biedt dit boek leesbare handvaten.

Het wordt steeds moeilijker om voorspellingen te doen als het om IT gaat, want de snelheid van technologische ontwikkelingen blijft toenemen. En aanbod creëert vraag: de ontwikkelingen in de samenleving en in organisaties gaan ook door. De verwevenheid tussen tussen de verschillende technologieën onderling en met de processen in een organisatie wordt steeds complexer en daarom worden IT-beheer en informatiebeveiliging steeds belangrijker. In het boek worden de IT trends ingedeeld in vier ontwikkelingen:

• me here and now
• proces- en ketenintegratie
• governance van IT
• consument wordt producent

Dit zijn dus onderwerpen die op directieniveau in iedere organisatie besproken moeten worden. Dat kan volgens de vier fasen van de in het boek gepresenteerde IT-scan: 1) Waar staan we? 2) Wat is mogelijk en wat willen we? 3) Wat zijn voor ons de kansen? 4) Wat gaan we doen?

Dromen, durven en doen

Als nieuwe klant van bol.com werd ik verrast met een heuse video van Ben Tiggelaar, onze nationale management goeroe. Ik heb hooguit wat columns van hem gelezen in Intermediair, maar nog nooit een boek en ik ben ook nog nooit naar een presentatie of cursus van hem geweest. Een video van nog geen zes minuten zag ik wel zitten. Hierbij een samenvatting.

Wensen en intenties leiden niet tot verandering. Gedrag is de essentiële schakel tussen plannen en resultaten. Het ligt voor de hand: het gaat om doen. Maar liefst 95% van ons gedrag is onbewust en automatisch. Als dus maar 5% van ons gedrag bewust is, dan hebben we slimme technieken nodig om ons gedrag te veranderen. Tiggelaar heeft het dan over dromen, durven en doen. Onderzoek eerst je uitzonderlijk goede momenten. Veranderen doe je namelijk op basis van datgene waar je goed in bent. Je moet eigenlijk meer jezelf worden zoals je bent op je beste momenten. Maar hoe voorkom je nu dat je terugvalt in 'oud gedrag'? Door vooraf de moeilijke momenten in kaart te brengen en op die momenten toch door te zetten. Neem bijvoorbeeld even een time-out en analyseer de situatie. En dan is altijd de 'begindip'. De meeste veranderingen leveren pas na geruime tijd resultaten. Hoe houd je jezelf gaande? Meet je gedrag, zoek een coach of beloon jezelf. Blijf dit doen totdat de uiteindelijke resultaten de natuurlijke beloning bieden. Tot zover de samenvatting.

Natuurlijk is dit geen onzin. Toch spreekt het me niet helemaal aan. Als ik naar mijn eigen veranderingen kijk en hoe ik denk dat veranderingen plaatsvinden, dan zou ik minder geneigd zijn het bij mezelf te zoeken, maar naar buiten te kijken, naar voorbeelden van anderen, en veel te lezen en te luisteren. Ik denk dat de omgeving heel bepalend is voor de veranderingen die je doormaakt. Misschien moeten we ons bij veranderingen juist wel meer richten op de 95% dan op de 5%.

ICT aan de directietafel?

In het tijdschrift voor informatie en management van december 2009 (nummer 34) trof ik een aantal lezenswaardige bijdragen aan. De bijdragen spreken elkaar soms tegen. In het ene artikel bijvoorbeeld wordt cloud computing de hemel in geprezen, terwijl in een artikel met de titel 'Gooi eigen servers en pc's niet weg' staat: "Het is tijd voor een kritische houding ten opzichte van cloud technologie en de boterzachte garanties voor de veiligheid ervan."

Verder staan er bijdragen in over business intelligence, CIO's, ICT-regie en -strategie en het managen (en stoppen) van projecten. Vooral de artikelen en columns over (ICT-) strategie hebben me weer eens verbaasd. Er wordt teveel gedact (en gedroomd) dat ICT leidend is en voor de innovatie in een organisatie moet zorgen. Persoonlijk geloof ik meer in de ondersteunende functie van ICT. "Zorg ervoor dat je als ICT de behoefte aan informatievoorziening van de business perfect hebt geregeld. Dat is de service die hard nodig is, opdat gebruikers productief zijn en de business goed draait." Daarvoor zijn bij ICT medewerkers nodig op alle niveaus: technisch geschoolden, ondersteuners van gebruikers en medewerkers die op de juiste niveaus ICT bespreekbaar kunnen maken.

Moet ICT aan de directietafel omdat ICT leidend is? Nee dus, maar wel omdat ICT net als F(inanciën) en P(ersoneel) een onmisbaar productiemiddel is waar veel van afhangt en omdat ICT meer dan F en P zicht heeft op de processen in de organisatie.

Business model innovatie cultureel erfgoed

Dit is de titel van een recente publicatie van Digitaal Erfgoed Nederland, Kennisland en het Ministerie van OCW. De publicatie is erop gericht om knelpunten bij de digitalisering van cultureel erfgoed inzichtelijker te maken en oplossingsrichtingen aan te dragen. Het is een praktische en zeer goed leesbare handreiking bij het innoveren van erfgoedinstellingen in het digitale tijdperk. De titel had misschien wat beter gekozen kunnen worden.

Veel oplossingsrichtingen liggen voor de hand, maar kunnen in bepaalde sectoren niet vaak genoeg benoemd worden: maak een informatieplan, expliciteer de (maatschappelijke) baten, werk samen met doelgroepen en strategische partners. Ook ten aanzien van de ICT-infrastructuur enkele bekende adviezen: standaardiseer de back-office en gebruik generieke technologie. "De instelling moet niet het automatiseren van de eigen uitzonderlijkheid als uitgangspunt nemen, maar juist de gemeenschappelijkheid." Ook hierbij dus een pleidooi voor samenwerking, niet alleen om kosten en risico's te delen, maar omdat organisaties onderdeel zijn van grotere digitale ecosystemen.

Een belangrijke opgave voor erfgoedinstellingen blijkt "de blik verbreden". En laat dat nu net een aanbeveling zijn die generiek toepasbaar is - ook voor individuen.