Een drukke maand

December is vaak een drukke maand, niet alleen vanwege de feestdagen, maar ook omdat vaak geprobeerd wordt nog zoveel mogelijk doelstellingen gerealiseerd te hebben voor het jaareinde. En dat terwijl medewerkersvaak ook nog een te hoog verlofsaldo moeten wegwerken. Daarom wordt de druk al gevoeld in november. De stress kan dan zo maar toeslaan. Hoe zorg je ervoor dat de stress voor jezelf en je medewerkers (met andere persoonlijkheden en stijlen) beheersbaar blijft?

Mijn eigen manier om met stress om te gaan (coping in het Engels) is rationaliseren, relativeren en prioriteiten wijzigen. Volgens een testje zijn mijn eigen "coping skills ... fairly good". Een ander testje geeft aan dat mijn stresservaring nu laag is. In het Groot Psychologisch Modellenboek staat een hoofdstuk over het stress en coping model. In het model wordt onderscheid gemaakt tussen probleemgerichte en emotiegerichte coping. De eerste is gericht op een rationele controle van het probleem. De tweede manier bestaat uit emotionele reacties, zoals piekeren en jezelf verwijten maken.

Een ander onderscheid in het omgaan met stress is actief versus passief. Ga je actief aan de slag met het probleem? Of laat je de situatie zoals die is en pas je je eigen interpretatie aan? In zeker opzicht zie ik hier een vergelijking met het onderscheid tussen symptoombestrijding en aanpak van het probleem. Volgens het boek is "aangetoond dat mensen die het probleem actief aanpakken psychisch gezonder zijn dan personen die kiezen voor een passieve emotiegerichte aanpak". Er is echter niet één strategie die voor iedere situatie werkt.

De gelukkige aap

Deze week was ik bij een congres over outsourcing in het Trippenhuis van de KNAW, voor mij dus dichtbij. Daar werden de resultaten van een onderzoek van de UvA, de HvA en adviesbureau VKA (Symbiosis) gepresenteerd. Hoewel het een grondig onderzoek was, durfde de onderzoeksleider (Jan Bergstra, tevens lid van de KNAW) de resultaten niet wetenschappelijk te noemen. Inmiddels heb ik het bijbehorende boek gelezen en de resultaten bieden wat mij betreft ook niet echt nieuwe inzichten.

De directeur van VKA, Wim Schimmel, vatte een van de uitkomsten samen met de uitspraak 'hoe hoger in de boom, hoe gelukkiger de aap', dat wil zeggen dat men op strategisch niveau vaak positiever is over het succes van outsourcing dan op operationeel niveau. Nogal wiedes zou ik zeggen. Beslissingen op strategisch niveau hebben immers vaak vooral impact op operationeel niveau. Aan de andere kant denk ik dat deze vergelijking niet gemaakt kan worden, omdat de definitie van succes nogal afhankelijk is van iemand positie of persoonlijk perspectief. Stakeholders hebben bij een organisatieverandering ieder een eigen belang en het is zelden zo dat alle partijen tevreden zijn - en dat bereik je ook niet met meer communicatie.

In het onderzoek is de volgende definitie gehanteerd: "Een sourcingrelatie is succesvol als zowel de uitbesteder als de leverancier haar doelstellingen heeft behaald en vertrouwen heeft in de toekomst van de relatie." Ik heb echter de indruk dat (oorspronkelijke) doelstellingen vaak niet gehaald worden en derhalve dat er veel afhangt van het vertrouwen in de toekomst. Hoe kun je succesvol zijn in een verandering als je bij voorbaat weet dat niet tegelijk aan alle randvoorwaarden voldaan kan worden? Volgens mij door te durven, enigszins vasthoudend te zijn, maar ook flexibel te reageren op voortschrijdend inzicht. Met een uitspraak van het congres: "sturen met losse teugels".

Strategie en informatie

"Information requires a strategy every bit as much as a strategy requires information." Dit vind ik een mooi citaat uit een verder aanbevelenswaardig artikel in Educause Review over het ontwikkelen van een informatiestrategie. We kunnen immers wel een strategie ontwikkelen, maar op basis van welke informatie doen we dat? En hoe weten we of we het als organisatie goed doen? Hoe scheppen we orde in de chaos van informatiestromen, hoe geven we er betekenis aan? Die vragen worden alleen maar belangrijker als we zien dat de informatiesamenleving steeds complexer wordt en echt niet meer afgebakend kan worden tot een organisatie op zich.

Een informatiestrategie is dus niet alleen zinvol, maar noodzakelijk. Het is echter niet een op zichzelf staand gebeuren. De informatiestrategie is verknoopt met de strategieën voor de overige managementgebieden, primaire en ondersteunende processen. Er is geen werkterrein te bedenken waar men niet afhankelijk is van een goede beheersing van informatiestromen. Er is een "inclusive approach" nodig, waarin proceseigenaren samen optrekken met informatiekundigen en IT-deskundigen. De proceseigenaar is daarin wel de initiator, want "by far the most reliable method of ensuring that a major project will fail is to call it an IT project and leave it to the IT department to manage."

Vanuit de hoek van het informatiebeleid mogen algemene principes verwacht worden, bijvoorbeeld over de samenhang in de informatievoorziening, het beheer van informatiebronnen, gebruik van standaarden, aansluiting bij wet en regelgeving, gedragscodes en informatiebeveiliging en eisen aan de ICT-infrastructuur. Een ander punt is de wijze waarop in de informatievoorziening verandering worden aangebracht. Er is een zekere regie nodig om alle ICT-gerelateerde projecten op een goede manier te laten verlopen zonder echter de proceseigenaren hun eigen verantwoordelijkheid af te nemen.

Veiligheidsutopie

Het is al wat langer dat ik me interesseer in de individualisering in de samenleving, de trend dat steeds meer vanuit het individu gedacht en geoordeeld wordt en dat er minder vanuit de samenleving als geheel gedacht wordt. Die verschuiving heeft natuurlijk ook gevolgen voor het functioneren van (mensen in) organisaties. In dat kader las ik met evenveel interesse Filosofie Magazine van deze maand, met als centraal thema 'de veiligheidsutopie'. Die term verwijst naar een gelijknamig boek van Hans Boutellier. Er staat ook een interview met hem in dit nummer.

Het verlangen naar veiligheid neemt nog steeds toe volgens Boutellier. De toegenomen vrijheid en ontplooiingskansen voor mensen lijkt een gevoel van onveiligheid als gevolg te hebben, want de vrijheid van een ander kan een bedreiging zijn voor ons zelf. Dat geldt overigens niet alleen voor criminaliteit, maar ook de kans om je baan te verliezen en de angst dat de economie instort. En hoe meer gecontroleerd wordt en maatregelen getroffen worden, hoe groter het gevoel van onveiligheid en onzekerheid lijkt te zijn. Dit geldt volgens mij ook allemaal in de microsamenleving van onze werkcontext.

Volgens mij heeft dit alles te maken met de individualisering in de samenleving. We leggen steeds meer onze eigen normen op aan anderen in onze omgeving, de buurt waarin we wonen, de organisatie waarbij we werken, enz. Misschien moeten we weer wat meer aandacht hebben voor het feit dat we samen met anderen leven. Dat de straat niet van mij is en ook de organisatie waar wij werken niet. In dat kader nog enkele citaten. Van Avishai Margalit: "Wie vrede wil moet compromissen leren sluiten." En van Zygmunt Bauman: "Wie zich afsluit, verliest alleen maar nog meer van zijn toch al gebrekkige vaardigheid om met het vreemde om te gaan." En van Henk Oosterling: "Als we echt een veilige maatschappij willen, dan moeten we af van het hyperindividualisme."