IT-economics

Het onderwerp IT-economics in het eerder aangehaalde nummer van Informatie heeft ook voor mijn afdeling I&A een hoge relevantie. Het inleidende artikel opent zeer herkenbaar: “Als je de gemiddelde bestuurder moet geloven, is IT altijd te duur.” Het zal voor mij vooralsnog echter niet gemakkelijk zijn de bijdrage van ICT aan het succes van de KNAW te kwantificeren. ICT wordt nog teveel als en commodity gezien en ook kan de besluitvorming over ICT nog wel inzichtelijker en meer samenhangend. Daar wordt aan gewerkt.

De artikelen bevatten op zich aardige analyses en inzichten, maar de directe toepasbaarheid in mijn context is gering. Wel is het me duidelijk geworden dat een goede governance structuur met taken en verantwoordelijkheden en voor ieder project een business case kunnen bijdragen aan het verhogen van het inzicht in de IT-economics van de KNAW. Geen enkele organisatie kan meer functioneren zonder ICT. “Omdat het realiseren van de baten lastig is en de IT-kosten een groot onderdeel zijn van de totale bedrijfskosten, is het economisch verantwoorden van IT noodzakelijk.” Mee eens. Even verderop zegt dezelfde auteur: “Concluderend kan worden gesteld dat de bestaande literatuur over IT-economics wel pleit voor het kwantificeren van de informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, maar dat er weinig kennis was om dit ook daadwerkelijk te doen.”

Gelukkig hebben we binnen de KNAW eind vorig jaar een goede stap gezet met het presenteren van een architectuur voor de ICT-infastructuur. Want: “Het opnieuw beoordelen en eventueel herontwerpen van een IT-architectuur die onderhoudbaar en uitbreidbaar is, leidt tot verlaging van de operationele kosten.” Ik had gehoopt met dit themanummer wat meer grip te krijgen op de kosten en baten van ICT binnen de KNAW. Ik heb hooguit enkele handvaten gekregen, die overigens moeilijk toepasbaar zijn op de KNAW-context. Het advies om te benchmarken bijvoorbeeld is op zich niet verkeerd, maar waarmee laat de KNAW zich gemakkelijk vergelijken?

Outsourcing

Het onderwerp Outsourcing in hetzelfde nummer van Informatie wordt onder meer belicht vanuit het perspectief van contractmanagement, dat van belang is voor het managen van de transactiekosten. “Transactiekosten zijn bijvoorbeeld het gevolg van: het zoeken en vinden van de juiste informatie bij de beide organisaties noodzakelijk voor het vaststellen van de dienstverlening; het zoeken en vinden van de juiste specialisten die de dienstverlening zouden kunnen leveren; het opstellen van het contract tussen beide organisaties; het binnen beide organisaties managen van het contract, bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit en of het nog steeds aansluit op de strategie en wensen van de klant; het oplossen van problemen die voorvloeien uit interpretatieverschillen tussen beide organisaties, inclusief eventuele mediations of rechtszaken.”

Er komt dus nogal wat kijken bij de uitbreiding van de dienstverlening naar de instituten van de KNAW. Verstandig vond ik de aanbeveling uit een ander artikel, een interview met de ICT-directeur van afvaldienstverlener Van Gansewinkel: “Ieder bedrijf dat besluit om ICT te outsourcen, wil ik dan ook dringend adviseren eerst een helder plaatje van zichzelf te laten maken.”

Ook het interview met de ICT-directeur van de Universiteit Utrecht is leerzaam. Bijvoorbeeld door wat de UU na uitbesteding in de eigen organisatie regelt of geregeld heeft: een ICT-directie op bestuurlijk niveau, een corporate ICT-strategie, afspraken over proceseigenaren en hun verantwoordelijkheden. En dat de medewerkers die overgingen naar de outsourcing partner, meer ontwikkelingsmogelijkheden kregen. En natuurlijk de schaalvoordelen en de kostenreductie die bereikt zijn.

Identity management

In het maandblad Informatie van oktober (jaargang 49/8) dit keer drie onderwerpen die mijn aandacht trekken: Identity management (gepresenteerd als ‘Trend’), Outsourcing (‘Focus’) en zeven artikelen over IT-economics (‘Thema’). In deze bijdrage eerst iets over identity management. Dat wordt steeds belangrijker, omdat het voor steeds meer applicaties (intern of extern) nodig is dat de gebruiker gegevens over zichzelf doorgeeft om het informatieaanbod te kunnen toespitsen of de gebruiksrechten te bepalen. De gebruiker wil echter niet iedere keer zijn gegevens opnieuw invoeren en maakt zich wellicht ook zorgen over wat er met die gegevens allemaal gebeurt.

Idealiter wordt – op basis van een eenmalige registratie – na een eenvoudige en veilige aanmeldprocedure (bijvoorbeeld met een keycard of token) de identiteit van een gebruiker vastgesteld (authenticatie) en de toegangsrechten bepaald (authorisatie), waarna de gebruiker zich niet voor iedere volgende applicatie opnieuw hoeft aan te melden (single sign-on). Voor overheidsdiensten op internet komt daarvoor DigiD steeds meer beschikbaar, voor applicaties in bedrijfsnetwerken wordt daarvoor bijvoorbeeld Active Directory van Microsoft gebruikt.

Shared Service Center

Binnen de KNAW wil ik met I&A een shared service center vormen. Gelukkig word ik daarin gestimuleerd door Duurzame wetenschap, het Strategisch plan 2007-2010 van de KNAW, zodat ik daarin niet alleen sta. "ICT heeft de mogelijkheden op het gebied van onderzoek en de informatieontsluiting enorm verruimd; tegelijkertijd vergt dit de nodige ondersteuning. In de afgelopen jaren zijn stappen gezet om te komen tot samenwerking in de bedrijfsvoering tussen instituten die in elkaars nabijheid zijn gehuisvest. Op deze weg zal worden voortgegaan. Tegelijkertijd is de vraag of hier geen grotere stappen moeten worden gezet, bijvoorbeeld naar gemeenschappelijke servicecentra of naar inkoop van deskundigheid en uitvoerende ondersteuning."

In de Automatisering Gids van 12 oktober 2007 las ik dat Accenture een brochure 'De slagkracht van het SSC' had gepubliceerd op basis van onderzoek onder managers van Nederlandse bedrijven. Daaruit zijn ook enkele succesfactoren voor het Shared Service Center gekomen:

• Stabiele infrastructuur (86%)
• Aanwezigheid ICT-architectuur (86%)
• Voldoende changemanagement capaciteit en competentie (78%)
• Adequate procesondersteuning met tools (75%)
• Aanwezigheid procescompetenties (67%)
• Aanwezigheid KPI's en rapportage hierover (65%)
• Duidelijkheid wat betreft plaats in de organisatiestructuur (63%)
• Stabiele diensten- en productenportfolio van hele organisatie (59%)
• HRM-aanpassingen voor medewerkers SSC (48%)

De percentages geven, vermoed ik, aan hoeveel procent van de ondervraagde managers dit een succesfactor vond. Ik kan niet exact beoordelen voor hoeveel procent mijn afdeling aan de genoemde succesfactoren voldoet, maar wel zeggen dat we 'op de goede weg zijn' met de projecten die we nu uitvoeren.

Virtualisatie is onvermijdelijk

Vroeger betekende virtueel voor mij zoiets als 'niet echt' en eigenlijk is dat nog steeds zo, maar het is toch eigenlijk ook weer wel 'echt'. Zeker als boven een opiniërende bijdrage in Computable van 12 oktober staat: "Virtualiseren is onvermijdelijk". Het vervolgt met: "Virtualisatie is misschien de meest populaire en tegelijkertijd de minst zeggende vakterm van dit moment. Van servers tot Second Life, alles moet tegenwoordig virtueel. Verwarren, maar ook onvemijdelijk."

Om met die verwarring te beginnen, er zijn drie soorten virtualisatie te onderscheiden in IT-land, namelijk:

• Hardwarevirtualisatie - het samenvoegen of juist opdelen van specifieke IT-middelen, zoals netwerken, opslagruimte en processors.
• Applicatievirtualisatie - het laden van een applicatie vanaf een server naar een geïsoleerde omgeving op een desktop of een andere server.
• Presentatievirtualisatie - het gebruik maken van applicaties op een computer, terwijl de verwerking op een andere computer plaatsvindt (terminal services).

Waarom is dit nu allemaal onvermijdelijk? Ook hier worden in het artikel drie punten aangedragen:

• De trend om steeds meer mobiel te werken.
• De voortschrijdende globalisering en de daarmee gepaard gaande ineenschuiving van zakelijk en privé-leven.
• De noodzaak om IT-middelen te centraliseren en consolideren.

Uiteraard speelt virtualisatie bij de KNAW ook en het is dan goed om op een rij te hebben: wat doen we ook al weer en waarom precies? Al was het alleen maar om niet automatisch door trends meegezogen te worden.