Deze week werd mijn aandacht gevestigd op een artikel in InformatieProfessional (nummer 7/8, 2007), 'Driedimensionaal zoeken bij de overheid'. Bij verschillende departementen wordt al enkele jaren gewerkt aan digitalisering van de documentaire informatievoorziening (DIV). In het artikel wordt verwezen naar het boekje Digidoc: Van ongeloof naar ongelóóflijk!, dat een indrukwekkend en leerzaam verslag biedt van digitalisering bij het ministerie van BZK.
Het artikel kwam mij wel gelegen, want ook bij de KNAW is digitalisering van de documentaire informatievoorziening een punt van aandacht. Zo wordt bij de afdeling Financiën geëxperimenteerd met het scannen van facturen en zijn we begonnen met nadenken over de vervanging van het gecombineerde relatiebeheer- en documentmanagementsysteem Akademis, omdat de leverancier het onderhoudscontract per 1 juli 2008 heeft opgezegd.
Enkele dingen zijn mij wel duidelijk geworden. Digitalisering kan heel veel voordelen hebben, juist als het gaat om de workflow van documenten. De processen moeten dan echter wel grondig herzien worden. Bovendien brengen dit soort veranderingen de nodige kosten met zich mee (bij BZK heeft de invoering 7 jaar geduurd en € 10 miljoen gekost en is de jaarlijkse beheerlast ca. € 800.000), terwijl de besparingen niet altijd even gemakkelijk geëffectueerd kunnen worden. Ik vermoed dat de KNAW ten opzichte van BZK te klein en te decentraal georganiseerd is en ook niet zulke complexe workflows kent, waardoor echte efficiency winst niet te verwachten valt en digitalisering op dit gebied wat mij betreft niet de hoogste prioriteit hoeft te krijgen.
vrijdag, juli 27, 2007
zaterdag, juli 21, 2007
Shared services
Door mijn lage notering op het circulatieformulier kreeg ik nu pas het novembernummer van Overheidsmanagement, een themanummer over ICT, in handen. Er staat onder meer een artikel in over shared services en dat is voor mij onverminderd actueel, omdat ik de mogelijkheden verken om de ICT-ondersteuning binnen de KNAW meer gemeenschappelijk te organiseren.
Het concept van shared services (interne outsourcing) deelt met (externe) outsourcing de voordelen van schaalgrootte, verbetering van kwaliteitsniveau en continuïteit, maar creëert geen afhankelijkheid van een externe leverancier en behoudt de customer intimacy. In het artikel worden vier herkenbare succesfactoren genoemd:
- een positieve businesscase
- zorgvuldige ontvlechting uit de bestaande organisatiestructuren
- goed opdrachtgeverschap
- een planmatige aanpak
In een ander artikel in hetzelfde nummer wordt het belang van een goed contract bij outsourcing onderstreept. Het risico dat verwachtingen – ook bij interne outsourcing, lijkt mij – niet worden waargemaakt en irritaties hoog oplopen, is te groot. Het artikel biedt een prettige handreiking voor Service Level Agreements die ik in het kader van de interne outsourcing bij de KNAW wil opstellen.
vrijdag, juli 20, 2007
Elektronisch uitgeven
Deze week liep ik op Internet aan tegen de lezenswaardige publicatie Elektronisch uitgeven: vorm, inhoud en markt (2007) van Joost Kircz, lector bij de Hogeschool van Amsterdam. In de inleiding wordt nuchter, maar terecht geconstateerd: “Ook in een elektronische omgeving gaat het om de simpele, basale noodzaak van intermenselijke communicatie. Van contact tussen mensen, via tekensystemen, via beelden en via geluiden.”
Uitgeven wordt door Kircz gezien als “het hele proces van inhoudelijke, structurele en uiterlijke vormgeving van een mededeling van een maker tot en met de consumptie daarvan door een gebruiker.” In dat proces vinden nogal wat vertaalslagen plaats. Uiteindelijk moeten menselijke kennis en emoties omgezet worden in mededelingen die een ontvanger kan begrijpen. De primaire functie van een uitgever is het bij elkaar brengen van behoefte om iets uit te dragen en de nieuwsgierigheid daarnaar. Vervolgens staat een uitgever ook ergens voor: validiteit en kwaliteit. Afhankelijk van de beschikbare techniek is de uitgever ook producent en distributeur. De bibliotheek richt zich meer primair op de gebruiker, ze verzamelt en stelt beschikbaar. “Uitgevers schieten meestal met hagel, de bibliotheek zeeft, sorteert en indexeert voor de lange termijn.”
Tegen deze achtergrond beziet Kircz de discussies tussen wetenschappelijke bibliotheken en wetenschappelijke uitgevers. Volgens hem “een ware discussie tussen doven. Van beide kanten wordt gesteld dat de andere in feite overbodig is geworden. De discussie gaat echter voorbij aan beider totaal verschillende sociale functie. Een verschil dat nooit technologisch kan worden opgelost.”
Hoewel uitgeven in zelfbeheer in opkomst is (zie de weblogs en ook flickr en youtube), is de rol van uitgeeffuncties volgens Kircz niet uitgespeeld. “Onder de huidige omstandigheden is er juist meer dan ooit een noodzaak de uitgeeftaken van verzamelen, certificeren, valideren en gereedmaken voor een groot publiek aan de orde te stellen. Het aantal willekeurige publicaties is zo groot geworden dat de behoefte aan zekerheid over de kwaliteit en de soort van informatie alleen maar groter zal worden.”
“Wel is er een ontwikkeling, dat zal duidelijk zijn, dat de uitgeef- en bibliotheekfunctie in elkaar gaan schuiven. De elektronische uitgever zal verantwoordelijk worden voor de eerste hoeveelheid metadata, die zowel de structuur, de inhoud, als de formele zaken beschrijft. Verderop in het proces zullen dan de bibliotheken en de gebruikers hun eigen metadata en voetstappen achterlaten in het elektronische werk, dat meer en meer een eenheid zal gaan vormen met alle andere wereldwijde informatieobjecten.”
De economische belangen worden intussen steeds dominanter. Over de heikele kwestie van auteursrechten zegt Kircz ten slotte: “Het lijkt erop dat de economische belangen ons willen afhouden van, of zo men wil beschermen tegen, de vrijheid die de techniek ons biedt.” Terecht vindt hij dat geen wenselijke ontwikkeling.
Uitgeven wordt door Kircz gezien als “het hele proces van inhoudelijke, structurele en uiterlijke vormgeving van een mededeling van een maker tot en met de consumptie daarvan door een gebruiker.” In dat proces vinden nogal wat vertaalslagen plaats. Uiteindelijk moeten menselijke kennis en emoties omgezet worden in mededelingen die een ontvanger kan begrijpen. De primaire functie van een uitgever is het bij elkaar brengen van behoefte om iets uit te dragen en de nieuwsgierigheid daarnaar. Vervolgens staat een uitgever ook ergens voor: validiteit en kwaliteit. Afhankelijk van de beschikbare techniek is de uitgever ook producent en distributeur. De bibliotheek richt zich meer primair op de gebruiker, ze verzamelt en stelt beschikbaar. “Uitgevers schieten meestal met hagel, de bibliotheek zeeft, sorteert en indexeert voor de lange termijn.”
Tegen deze achtergrond beziet Kircz de discussies tussen wetenschappelijke bibliotheken en wetenschappelijke uitgevers. Volgens hem “een ware discussie tussen doven. Van beide kanten wordt gesteld dat de andere in feite overbodig is geworden. De discussie gaat echter voorbij aan beider totaal verschillende sociale functie. Een verschil dat nooit technologisch kan worden opgelost.”
Hoewel uitgeven in zelfbeheer in opkomst is (zie de weblogs en ook flickr en youtube), is de rol van uitgeeffuncties volgens Kircz niet uitgespeeld. “Onder de huidige omstandigheden is er juist meer dan ooit een noodzaak de uitgeeftaken van verzamelen, certificeren, valideren en gereedmaken voor een groot publiek aan de orde te stellen. Het aantal willekeurige publicaties is zo groot geworden dat de behoefte aan zekerheid over de kwaliteit en de soort van informatie alleen maar groter zal worden.”
“Wel is er een ontwikkeling, dat zal duidelijk zijn, dat de uitgeef- en bibliotheekfunctie in elkaar gaan schuiven. De elektronische uitgever zal verantwoordelijk worden voor de eerste hoeveelheid metadata, die zowel de structuur, de inhoud, als de formele zaken beschrijft. Verderop in het proces zullen dan de bibliotheken en de gebruikers hun eigen metadata en voetstappen achterlaten in het elektronische werk, dat meer en meer een eenheid zal gaan vormen met alle andere wereldwijde informatieobjecten.”
De economische belangen worden intussen steeds dominanter. Over de heikele kwestie van auteursrechten zegt Kircz ten slotte: “Het lijkt erop dat de economische belangen ons willen afhouden van, of zo men wil beschermen tegen, de vrijheid die de techniek ons biedt.” Terecht vindt hij dat geen wenselijke ontwikkeling.
maandag, juli 16, 2007
Klimaatdenken als voorbeeld?
Klimaatdenken is 'hot'. Dreigende scenario's worden voor het voetlicht gebracht door An Inconveniant Truth van Al Gore, Live Earth en aan de niet opdrogende stroom artikelen in kranten en tijdschriften. In het katern ' Opinie & Debat' van NRC Handelsblad (14 juli 2007) stond weer een bijdrage van een aantal kenners. De titel ' Urgenda' vond ik mooi bedacht; alleen klopte die niet. Waar je in een ' urgenda' vooral acties op de korte termijn verwacht, wordt door de auteurs juist een langetermijnoriëntatie voor het Nederlandse kabinet bedoeld, met actiepunten voor over vijf, tien en zelfs veertig jaar.
De analogieën met mijn eigen werk vind ik boeiend. Ook daar heb ik het gevoel dat het vijf voor twaalf is, dat er een groot dilemma is tussen wat je nu moet doen en wat je op de langere termijn wilt bereiken, dat er (nog) geen eenduidige richting bestaat, dat je bepaalde regels en besluitvormingstructuren opzij wilt zetten, dat echt goede veranderingen teveel geld kosten, enz.
In het artikel wordt van de overheid gevraagd om op het gebied van duurzaamheid: ruimte te verschaffen en te verleiden; kaders te stellen en helder te zijn over wat wel en niet kan; verbindingen te leggen tussen partijen en initiatieven; de juiste voorwaarden te scheppen. In een soortgelijke rol voel ik mij als het gaat om de informatievoorziening en automatisering binnen de KNAW.
De analogieën met mijn eigen werk vind ik boeiend. Ook daar heb ik het gevoel dat het vijf voor twaalf is, dat er een groot dilemma is tussen wat je nu moet doen en wat je op de langere termijn wilt bereiken, dat er (nog) geen eenduidige richting bestaat, dat je bepaalde regels en besluitvormingstructuren opzij wilt zetten, dat echt goede veranderingen teveel geld kosten, enz.
In het artikel wordt van de overheid gevraagd om op het gebied van duurzaamheid: ruimte te verschaffen en te verleiden; kaders te stellen en helder te zijn over wat wel en niet kan; verbindingen te leggen tussen partijen en initiatieven; de juiste voorwaarden te scheppen. In een soortgelijke rol voel ik mij als het gaat om de informatievoorziening en automatisering binnen de KNAW.
woensdag, juli 04, 2007
Het nut van ICT
Door een artikel over het nut van IT in Digitaal Bestuur ben ik opnieuw gaan nadenken over de manier waarop je bestuurders kunt overtuigen van investeringen in ICT. Het artikel begint met de uitspaak: "IT-investeringen door de overheid leveren veelal niks op. Althans, gemeten op de klassieke manier. Het maatschappelijk rendement moet doorslaggevend zijn, maar hoe meet je dat?" Mutatis mutandis geldt dit voor de wetenschap. Sowieso is het rendement van investeringen in het wetenschapsbedrijf een lastig vraagstuk.
Afgezien van de directe bruikbaarheid van het gepresenteerde Public Value Framework heeft het artikel en het achterliggende onderzoek mij wel weer bepaald bij:
Afgezien van de directe bruikbaarheid van het gepresenteerde Public Value Framework heeft het artikel en het achterliggende onderzoek mij wel weer bepaald bij:
- Het denken vanuit de stakeholders (allereerst de onderzoekers binnen de instituten van de KNAW, het ondersteunende personeel en de leden van de Akademie, maar ook andere wetenschappers in Nederland en daarbuiten en de overige formeel of informeel belangstellenden)
- Het identificeren van directe belangen voor de stakeholders, bijvoorbeeld de garantie van permanent beschikbare ondersteuning, een hoge bandbreedte voor (veilige) toegang tot het Internet en ruime toegang tot onderzoeksresultaten of – heel basaal – een altijd werkende en bijdetijdse kantoorautomatisering
- Het benadrukken van het (indirecte) belang van een effectief en efficiënt opererende centrale organisatie (het Bureau) voor de instituten, bijvoorbeeld op het gebied van financieel beheer, personeelsbeheer en de registratie van onderzoeksprojecten en –resultaten, maar ook op het gebied van informatiebeveiliging
Abonneren op:
Posts (Atom)