Business cases en projectmanagement

Het jongste nummer van het tijdschrift Informatie (49/2, maart 2007) heeft als thema 'projectmanagement'. Daarbij wordt vooral ingezoomd op het fenomeen business case. "Een businesscase is een document met daarin de toelichting op een voorstel tot investering in ICT. (...) In de businesscase worden de argumenten om de investering te plegen geëxpliciteerd en krijgt het zogenaamde 'onderbuikgevoel' meer handen en voeten."

Het gebruik van een business case behoort samen met projectmanagementmethodieken, cyclisch risicomanagement en projectevaluatie tot de factoren die een hogere tevredenheid over projecten genereren. Dat blijkt uit een onderzoek dat eind 2006 is uitgevoerd onder IT-professionals. Bij IT-projecten gaat het er natuurlijk om dat de kosten binnen de perken blijven en vooral ook dat datgene wordt gerealiseerd waar men op zit te wachten (de baten).

De resultaten van (IT-) projecten zijn als het goed is breder dan de IT. En daar zit nu vaak de bottleneck. De IT kan wel gerealiseerd worden, maar is de IT wel goed ingebed en wordt de IT wel goed gebruikt? In een van de artikelen wordt daarvoor de term Benefits management gehanteerd en er worden gelijk wat richtlijnen meegegeven:

• Besteed tijdens het project geregeld aandacht aan het realiseren van bedrijfswaarde en bedrijfsverbeteringen
• Ontwikkel ambitieuze, maar ook realistische business cases met voordelen en kosten voor zoveel mogelijk stakeholders bij de investering
• Blijf lijnmanagers er nauw bij betrekken en maak ze expliciet aansprakelijk voor het realiseren van de benefits
• Integreer de planning en evaluatie van de technische oplevering met die van de overige benefits
• Stimuleer ervaringsuitwisseling en leren voor toekomstige projecten

Alhoewel niet nieuw voor mij - ik heb me eerder met deze thematiek beziggehouden, toch weer aardig om mee te nemen bij de projecten waar ik nu voor verantwoordelijk ben.

Professioneel opdrachtgeverschap

Waarom gaat uitbesteding vaak mis? Omdat het opdrachtgeverschap onderschat wordt. Dat is de strekking van jongste nummer van IT beheer (maart 2007). "Te weinig realiseren organisaties zich blijkbaar dat er met het vertrek van een deel van de IT-organisatie een gat valt en dat kennis van de bedrijfsvoering en de bedrijfsprocessen geen vanzelfsprekendheid meer is." Aldus de hoofdredacteur.

"Na uitbesteding komt demand management te vaak op het bordje van IT". Bij demand management gaat het om het helder krijgen wat een organisatie met haar informatievoorziening wil en hoe dit zich vertaalt naar de toepassing van IT. Tot het demand management behoren onder meer: functioneel beheer, portfoliomanagement en strategisch informatiemanagement. Het belang van IT-competenties aan de vraagzijde (business) wordt vaak onderschat.

Nu wil het geval dat ik met mijn afdeling zowel leverancier als uitbesteder ben. Dat betekent dat ik zowel anderen als mezelf moet stimuleren te investeren in professioneel opdrachtgeverschap. Dat betekent bijvoorbeeld:

• zorgen voor een goede definitie van de benodigde dienstverlening (in termen van SLA's)
• zorgen voor reële verwachtingen over het niveau van de dienstverlening
• zorgen voor een goede regie aan vraag- en aanbodzijde en geregeld overleg

Managementdogma's doorbroken?

Elk weekend valt bij mij thuis Management Team op de deurmat. Meestal blader ik er snel door heen: veel advertenties, meestal weinig diepgang en soms een aardig beschreven fenomeen in het werkend leven. Als me na het weekend gevraagd wordt wat er in Management Team stond, dan ben ik dat meestal wel vergeten.

Soms staat er echter een artikel in dat bij mij even blijft hangen. Dat overkwam mij bij het lezen van het artikel '10 mythes om snel te vergeten' (nummer 510, 9 maart 2007). De koptekst luidt "Managementdogma's doorbroken". In het artikel gaat het dus om tien zogenaamde managementmythes, modellen of theorieën met een hoog hype-gehalte, vaak afkomstig uit Amerika. Ik neem de tien 'mythes' even over.

1. Zelfsturende teams
2. Managers nemen rationele besluiten
3. Kennismanagement
4. Kwaliteitsmanagement
5. Employability
6. Van goeroes kun je wat leren
7. Een fusie brengt synergievoordeel
8. Management kun je leren op een business school
9. De balanced scorecard
10. Work-life balance

Deze modellen en theorieën zouden dan weinig tot niets bijdragen aan het beter functioneren van ondernemingen en organisaties. Zo'n opmerking is echter net zo slap als de manager die zijn eigen succes ophangt aan één van de mythes. Een theorie of model betekent immers niets als er niet ook managers zijn die daar verantwoord mee om kunnen gaan, zonder navelstaren.

Neem bijvoorbeeld mythe 7. Als je geen werk wilt maken van synergie, maar alleen gefocust bent op de bezuinigingsmogelijkheden, dan komt er natuurlijk geen synergievoordeel. En bij mythes 3, 4 en 9 zie ik gelijk grote implementatieprojecten voor me die een eigen leven gaan leiden, los van de concrete werksituatie waarvoor het bedoeld is. Is het dan gek dat zulke projecten niet de beoogde verbeteringen bereiken? Het is een mythe om te denken dat alleen een theorie of model de panacee is.