Frustraties van teamwork

"Uiteindelijk draagt teamwork - en niet geld, strategie of technologie - het meest bij aan het concurrerend vermogen van een bedrijf. Helaas is goed teamwork even belangrijk als zeldzaam." Zo begint het boek De vijf frustraties van teamwork van Patrick Lencioni (Amsterdam/Antwerpen: Business Contact, 2004).

Het boek begint met een fictief verhaal van een management team waar de pas benoemde CEO de teamgeest probeert te ontwikkelen. Hoewel dat uiteraard niet vanzelf gaat, stelt een aan het eind van het verhaal toegetreden collega vast "dat hij nu deel uitmaakte van een van de meest ongewone en hechte management teams die hij ooit had gezien." Amerikaanser kan het niet ...

Het tweede deel is een praktische gids bij het gehanteerde model van de vijf frustraties. De vijf frustraties - of valkuilen - zijn:

• Afwezigheid van vertrouwen of bereidheid zich in de groep kwetsbaar op te stellen
• Angst voor conflicten en daardoor een kunstmatige harmonie
• Gebrek aan betrokkenheid, geen écht engagement
• Mijden van verantwoordelijkheid en van het elkaar aanspreken
• Te weinig aandacht voor resultaten

Tot slot nog een citaat: "Er is sprake van politiek als mensen hun oordeel en handelingen kiezen op basis van hoe ze willen dat anderen zullen reageren en minder op basis van wat zij echt denken." Het is mij wel duidelijk dat in politiek getinte organisaties teamwork een forse uitdaging is, maar ook: de leider moet het voortouw nemen.

Identitymanagement

Ooit heeft een 'concullega' tegen mij gezegd: "Ieder probleem is een managementprobleem", waar op zich veel waarheid in zit. Zelf ben ik altijd geneigd om bij problemen in organisaties te kijken naar de verdeling, samenhang en duidelijkheid van ieders taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De techniek, de automatisering is meestal niet het probleem, maar vaak de organisatie daar achter.

Ik moest daar aan denken toen ik in de Automatisering Gids (23 februari 2007) het artikel 'Identitymanagement ten onrechte geen kerncompetentie' las. "Identitymanagement is een doeltreffend hulpmiddel om identiteitsgegevens en autorisaties op een efficiënte, veilige en controleerbare wijze in te richten en te beheren. De voordelen zijn groot: kostenbesparingen, gebruikersgemak, verbetering van de productiviteit, meer transparantie en vermindering van risico's zijn allemaal in belangrijke mate realiseerbaar. Het aantal beschikbare services is omvangrijk, variërend van directory-integratie en provisioning tot single sign-on en role-based acces control (RBAC). De materie is ingewikkeld: behalve van de techniek is kennis vereist van bedrijfsprocessen, organisatiestructuren en regelgevingen en standaards."

Het is mij bij het lezen van het artikel ook wel duidelijk geworden dat de automatiseringsafdeling vaak de hiermee samenhangende problemen ervaart: gebruikers die klagen over wel of geen toegang hebben tot applicaties of over het te vaak moeten inloggen, accountbeheer dat veel tijd kost, medewerkers die al lang uit dienst blijken te zijn, geen eenduidige opslag van contactgegevens, enz.

Ons werk wordt steeds meer afhankelijk van de ICT. Als ons werk dan niet duidelijk is, of als onze taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet duidelijk zijn, hoe kunnen we dan verwachten dat we in ons werk door de ICT optimaal worden ondersteund?

100 dagen bij de KNAW

Vandaag is precies de 100e dag dat ik in dienst ben als hoofd I&A van de KNAW. Goed om eens even op een rij te zetten wat ik inmiddels achter me heb liggen (om dan vervolgens voor me zelf na te gaan wat ik allemaal nog vóór me heb liggen).

Allereerst heb ik in de afgelopen maanden kennisgemaakt met 17 instituten van de KNAW in heel het land (van Leeuwarden tot Middelburg), met 10 afdelingen van het Bureau van de KNAW en met 15 medewerkers van de eigen afdeling. In de tussentijd heb ik twee nieuwe medewerkers aangetrokken: een hoofd ICT basisdiensten en een senior projectleider informatiesystemen. Om de contacten met de instituten (ook onderling) te verstevigen heb ik een I&A-platform opgestart met daarin vertegenwoordigers van alle instituten op beleidsniveau.

Binnen mijn eigen afdeling heb ik contactpersonen voor de KNAW benoemd op de onderwerpen: informatiebeveiliging, licenties (software en externe bronnen) en digitalisering collecties (een belangrijk onderwerp uit het Strategisch Plan van de KNAW). Om de onderlinge band binnen de afdeling te verstevigen is een afdelingslunch georganiseerd en zijn de I&A-borrels (nu met een ritme van eenmaal per maand) in ere hersteld. Voor de nauwere samenwerking met de afdeling Onderzoek Informatie is een deel van de afdeling aan het begin van dit jaar verhuisd.

Voor het meer beleidsmatig en projectmatig werken heb ik eind januari een eerste versie van een meerjarenbeleidsplan voor I&A gepresenteerd met daarin in ieder geval een twintigtal projecten voorzien van projectleider. De volgende projecten heb ik inmiddels opgestart: inbeheername DAREnet portal, implementatie service management tool, verbetering performance en stabiliteit van het financieel systeem en de migratie van het emailsysteem van het Bureau. Bovendien heb ik het vervangingsbeleid geëffectueerd door ineens alle PC's ouder dan vier jaar te vervangen.

Ondertussen speelt ook een interne reorganisatie waardoor op afzienbare termijn een uitbreiding van de afdeling valt te verwachten.