Verzuimgesprekken

Gisteren heb ik voor het eerst sinds een aantal jaar een officiële training gevolgd, een collectief afgesproken training Verzuimgesprekken voor de leidinggevenden van het Bureau van de KNAW, verzorgd door Boertiengroep. Het was merkwaardig dat niemand expliciete leerdoelen had met betrekking tot het onderwerp. Daarom verschoof het onderwerp in de richting van het stimuleren van betrokkenheid en verantwoordelijkheid bij de medewerkers. “Boeien en binden” noemde de trainer dat.

Twee dingen wil ik door middel van deze weblog vasthouden. Het eerste is dat ik constateer dat ik iets pas een probleem wil noemen als het ook echt een probleem is. Twee keer ziek zijn lijkt mij namelijk op zich nog geen probleem. En vervolgens is het nog maar de vraag van wie het probleem is. Mijn credo is om niet vanuit problemen te beginnen, maar vanuit duidelijke kaders en vertrouwen.

Een tweede punt is het doel van het leidinggeven. Ik had me daar nog niet eerder expliciet over uitgelaten. Toen alle deelnemers gevraagd werd wat hun doel was met leidinggeven, bleek bij mij het Beheersmatige (structuur, taak) dominant te zijn. Bij anderen was dat Motivatie (mens, relatie) of Ontwikkeling (inhoud). Het is voor mij duidelijk dat alle drie aspecten van belang zijn en ook dat ik er persoonlijk de voorkeur aan geef dat medewerkers een eigen verantwoordelijkheid nemen.

Organisatieveranderingen volgens Kotter

Organisatieveranderingen zijn altijd lastig en als ze niet lastig zijn, dan zijn het geen echte veranderingen. Het lastige is dat de leiding iets wil bereiken bij de medewerkers die daar – in elk geval tot dat moment – andere ideeën over hebben. Basale vraag is dan: Hoe krijg je de groep mee? Dit dilemma wordt op een instructieve manier uitgewerkt in een artikel uit Management en Organisatie (september/oktober 2008, p. 71-84) dat mij recent werd toegestuurd: ‘Organisatieveranderingen volgens Kotter’.

In het artikel wordt voortgebouwd op het stappenplan van Kotter en het perspectief van groepsprocessen toegevoegd. Groepen moeten de gewenste veranderingen zich immers wel toe-eigenen. Betrokkenheid van de medewerkers is belangrijk. Maar hoe ver ga je daarin? Teveel bottom-up werken geeft mogelijk teveel afwijking van de gewenste koers en zeker een vertraging in het proces.

Groepsprocessen staan aan de basis van een succesvolle verandering volgens de auteur. Medewerkers ontwikkelen hun gedachten in een groep en conformeren zich aan gedrag en meningen van de groep waar ze toe behoren. Een groep kan veranderen door de invloed van mensen in de groep, een dreiging van buitenaf en concurrerende groepen. Het is voor een verandering belangrijk om een gedeelde mening te vormen over de aard van het probleem en de oplossingsrichting en om de medewerkers te mobiliseren. De medewerkers moeten zich kunnen identificeren met de verandering. Communicatie is heel belangrijk. Dat betekent ook dat er ruimte moet zijn voor kritiek en aanpassing van initiële ideeën. Men moet een eigen invulling aan de verandering kunnen geven.

In de afsluiting van het artikel geeft de auteur nog aan: “Bij een effectieve top-downbenadering zijn dus alleen oplossingen die binnen de groepsidentiteit passen, of daar erg dicht tegenaan liggen, mogelijk. (…) is juist een aanpassing van de groepsidentiteit noodzakelijk, dan werkt een top-downbenadering juist contraproductief.” In dat geval is een participerend verandertraject geëigend.

Aanbevelingen voor open access

SURFfoundation wil van 2009 een Open Access jaar maken. Nu ben ik al enige tijd bij dit onderwerp betrokken en worstel ik met de vraag wat je nu als onderzoeksorganisatie kunt doen. Ik was dan ook benieuwd naar het artikel 'Copyright Angst, Lust for Prestige and Cost Control: What Institutions Can Do to Ease Open Access' in van Leo Waaijers e.a. in Ariadne.

De aanbevelingen zijn:

• Het afstaan van auteursrecht voor een publicatie is iets uit het verleden. Nu kan volstaan worden met een licentie tot publiceren, waarbij de auteur de copyright houdt. Instellingen zouden dit tot onderdeel van hun beleid moeten maken.
• De klassieke impact factor van een tijdschrift is geen goede maatstaf voor de prestige van een auteur. Met moderne digitale technologie kan het meetsysteem aangepast worden op de auteur zelf. Instellingen zouden hier zelf meer aandacht moeten besteden bij het beoordelen van onderzoekers en aanpassing van het meetsysteem moeten bevorderen.
• Het traditionele abonnementsmodel voor het circuleren van publicaties is onnodig ingewikkeld en duur. Het veranderen naar het open access model vereist echter coördinatie boven het niveau van afzonderlijke instellingen.

De aanbevelingen zijn heel realistisch en ook de onderbouwing in het artikel. Toch raak ik er steeds meer van overtuigd, dat de derde aanbeveling ook implicaties heeft voor de eerste twee. Een licentie tot publiceren en een andere manier van beoordelen van onderzoekers zijn zaken die je niet als instellingen afzonderlijk zou moeten invoeren.

Make, buy or ally

Onlangs werd ik geattendeerd op een boek met de titel Make, buy or ally. Het boek gaat over sourcing: zelf doen, uitbesteden of samenwerken. Op een website rondom het boek staan ook enkele artikelen naar aanleiding van het boek. Overigens denk ik dat samenwerken altijd gewenst is, ook als gekozen wordt voor ‘zelf doen’ dan wel ‘uitbesteden’. Als je echt alles zelf wilt doen, dan verschraal je, en als je alles wilt uitbesteden, dan loop je het risico dat je – zeker op den duur – niet krijgt wat je wilt.

Het boek is opgebouwd rondom een eenvoudig model voor het maken van keuzes in het vaststellen, aangaan en besturen van samenwerkingsverbanden. Het model neemt terecht het vertrekpunt in de eigen missie, visie en ambitie en leidt op basis van een soort SWOT analyse tot een aantal toekomstmogelijkheden. Het tweede deel van het model is een verkorte Deming circle met drie fasen: Choice, Change, Control. Hoe eenvoudig het model ook lijkt, de drie fasen zijn wel bepalend voor het succes van een samenwerking.

In de artikelen gaat het ook om het meer psychologische vraagstuk: Waarom willen we toch alles zelf doen? Schaarste op allerlei fronten dwingt echter tot samenwerken. De netwerkorganisatie heeft de toekomst. Ik vraag me echter af of het model wel op alle niveaus werkt. Als het object van sourcing de catering of de schoonmaak is of ook ICT-beheer, dan lijkt het model goed toepasbaar. Op een lager abstractieniveau (bijvoorbeeld technisch beheer van een specifieke applicatie) wordt het volgens mij wat lastiger. Als ik naar mijn eigen verantwoordelijkheidsgebied kijk, dan gaat het zowel om make, als buy en ally, alleen dan op onderdelen. Het lastige zit hem daarin dat de afwegingen op dat lagere abstractieniveau anders worden, omdat de activiteiten op dat niveau sterk met elkaar verweven zijn.

ICT-bewustzijn als succesfactor?

Op 10 oktober jl. heeft Peter van ’t Riet zijn rede uitgesproken bij de aanvaarding van het lectoraat ICT en Onderwijsinnovatie aan de Christelijke Hogeschool Windesheim. Op de website van Windesheim staat nu de complete publicatie: ICT-bewustzijn als succesfactor in onderwijsinnovatie. Naast een specifieke belangstelling voor het onderwerp vanwege mijn vorige functie bij de Hogeschool Utrecht heb ik een meer algemene belangstelling voor succesfactoren in relatie tot innovatie en ICT.

Persoonlijk vind ik de publicatie niet stevig in de opbouw van argumentatie. Toch wordt wel goed duidelijk gemaakt hoezeer ICT alle niveaus van een bedrijfsorganisatie raakt en verandert, van kabels tot bestuur. Dat vraagt uiteraard om een ICT-bewustzijn om alle niveaus. Maar is het daarmee een succesfactor? Gelukkig relativeert Van ’t Riet zijn eigen betoog in dat opzicht. Hij komt denk ik eerder in de buurt van een succesfactor als hij het heeft over de door medewerkers ervaren “noodzaak om hun arbeidscultuur aan te passen aan de veranderende omgeving en om volop gebruik te maken van de potenties van ICT” (p. 68). Ik zou dus eerder het begrip ‘ervaren noodzaak’ dan ‘ICT-bewustzijn’ als succesfactor aanduiden.

In een publicatie van mij (die ik samen met enkele voormalige collega’s geschreven heb en nota bene door Van ’t Riet aangehaald wordt) heb ik ook het begrip noodzaak als belangrijke succesfactor benoemd. Mensen kunnen nog zoveel ICT om zich heen zien (i.e. zich daarvan bewust zijn), maar als ze geen noodzaak (of meerwaarde) ervaren om het te gebruiken, dan wordt het ook niet gebruikt. Dat geldt in de werksituatie nog sterker dan in de privésituatie.

Ook al zie ik ICT-bewustzijn niet als directe succesfactor voor ICT-innovaties, toch ben ik het wel met Van ’t Riet eens dat het ICT-bewustzijn van medewerkers wel bevorderd mag worden. ICT dringt steeds meer door in ons leven en in ons werk en het is wel handig als we daar enigszins proactief mee om weten te gaan. De operationalisering van ICT-bewustzijn bij medewerkers en managers die Van ’t Riet aan het eind van zijn publicatie meegeeft, kan daar behulpzaam bij zijn.