Echte veranderingen kosten tijd

Dit keer een kort bericht. Alsof de nieuwe baas van de KNAW, Robbert Dijkgraaf, mijn gedachten kan lezen: "Echte veranderingen kosten tijd". Zo luidt de kop boven zijn editorial als gasthoofdredacteur van ScienceGuide en daar ben ik de afgelopen maanden wel achter gekomen.

ICT, rem op innovatie?

Er wordt nogal vaak geklaagd dat de interne IT-organisatie niet kan voldoen aan de innovatiebehoefte van de 'business', de wens tot vernieuwing van producten en diensten van de organisatie. Ideeën te over, ICT moet het allemaal mogelijk maken en dan blijkt het niet te werken of veel te lang te duren. We hoeven de kranten maar open te slaan of we lezen van mislukte innovatieprojecten.

In de Automatisering Gids van 11 april j.l. staat een bijdrage 'Innoveren is te leren', gericht op interne IT-organisaties. Hoewel in dit artikel waardevolle aanwijzingen staan, lijkt toch wel erg eenzijdig de schuld voor mislukte innovatieprojecten bij de interne IT-organisatie gelegd te worden. In een speciale uitgave 'Focus op ICT & Overheid' van IT Executive staat juist een artikel 'Het ligt niet aan de IT' met daarbij de kop "Mislukken overheidsprojecten vooral te wijten aan organisatie" en in de header "Los problemen eerst op, voor ze te automatiseren".

Innovatie en ICT hebben beide mijn interesse, maar ik ben me ook bewust dat de dynamiek tussen deze beide in een organisatiecontext bij voorbaat lastig is:

• Een innovator wordt geacht niet teveel aan consequenties te denken, terwijl een ICT'er juist wel alle consequenties in kaart moet brengen.
• Bij innovatie gaat het per definitie om nieuwe, risicovolle wegen, terwijl ICT het beste functioneert in een stabiele context met zo min mogelijk risico's.
• Voor innovatie is vaak relatief veel geld beschikbaar, terwijl ICT al gauw te duur is.
• Vaak wordt ICT te laat betrokken, waardoor met ICT vraagstukken opgelost moeten worden die in een eerder stadium voorkomen hadden kunnen worden.

WTR Trendrapport 2008

Onlangs is het nieuwe trendrapport van de Wetenschappelijk Technische Raad van SURF verschenen: ICT - fundament voor vernieuwing. In het rapport worden door leden van de raad en enkele anderen trends beschreven die relevant zijn voor de inzet van ICT in de sector van hoger onderwijs en onderzoek. Uit het voorwoord haal ik een citaat dat ik als kern zou willen beschouwen: "We leven in een 'genetwerkte' kennissamenleving waarin ook organisaties steeds verregaander verknoopt raken. Tegelijk is er een toenemende druk op het onderwijs en onderzoek om hun maatschappelijke meerwaarde aan te tonen en hun efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit te verbeteren."

Omdat in veel bijdragen vanzelfsprekend de focus op het onderwijs ligt, zijn er maar twee bijdragen waar ik in de context van mijn eigen werk direct wat mee kan, namelijk de bijdrage van Hans Dijkman (De noodzaak voor een universitair IT-centrum) en de bijdrage van John Mackenzy Owen (De lokale bibliotheek voorbij). In beide bijdragen wordt heel nadrukkelijk de aandacht gevraagd voor datgene wat je als instelling zelf moet doen en datgene waarin je moet samenwerken dan wel wat je moet uitbesteden. Het zogenaamde sourcingvraagstuk.

Laatstgenoemde bijdrage vond ik bovendien interessant omdat daarin een eigen geluid werd verwoord ten opzichte van open access, afwijkend van wat in SURF-verband wel wordt gezegd. Bijvoorbeeld: "De verdere ontwikkeling van het open access-publiceren zal nauwelijks leiden tot verandering van de publicatiepatronen van onderzoekers." En: "Het valt dan ook niet te verwachten dat de rol van commerciële wetenschappelijke uitgevers ernstig zal worden aangetast." En over de door de universiteiten opgezette institutionele repositories: "vooralsnog ver beneden de maat in termen van inhoud en functionaliteit." Wel vreemd overigens dat SURF, die nota bene open access bepleit, deze uitgave van het trendrapport niet publiek toegankelijk op het internet heeft geplaatst, maar voor 25 euro laat bestellen.

Hoe win je vertrouwen?

In een werksituatie waarin veel moet gebeuren en tegelijkertijd de betreffende medewerkers zelf ook een verandering door moeten maken, is vertrouwen erg belangrijk. Zo nu en dan loop ik er tegen aan dat vertrouwen niet automatisch wederzijds is. Juist dan is het prettig als je via een website wat praktische tips aangereikt krijgt voor het winnen van vertrouwen.

1. Beperk het aantal verrassingen (ook de leuke) tot een minimum. Als er verrassingen aankomen, bereid mensen daar dan op voor.
2. Wees consciëntieus bij kwesties met een ethische component. Vraag om advies, wees zeer behoedzaam.
3. Beheers je humeur. Onverklaarbare opgetogenheid kan mensen net zo ongerust maken als ingehouden agitatie.
4. Wees open: communiceer het helder als je een belofte zult nakomen maar ook als je denkt dat je iemand moet gaan teleurstellen.
5. Geef je redenen. Als mensen weten hoe je denkt, zullen ze eerder op je vertrouwen.
6. Luister naar kritiek. Je hoeft niet alles te accepteren, maar wel zo veel dat blijkt dat je openstaat voor verandering.
7. Bedank mensen, laat ze merken dat ze worden gewaardeerd.
8. Toon belangstelling en luister echt naar mensen. Vat samen wat ze hebben gezegd (zodat ze merken dat je echt luistert).
9. Als je ergens geen antwoord of oplossing op/voor hebt, geef dat dan gewoon toe. Niemand weet alles. Laat je niet betrappen op bluffen.
10. Wees geduldig en consistent: het kost tijd om het vertrouwen van mensen te winnen.

De eerste tip is belangrijk. Ik merk dat je als manager soms al lange tijd met een idee in je hoofd loopt. Als dat bij jezelf gerijpt is, wil dat natuurlijk nog niet zeggen dat de medewerkers ook gelijk dat stadium bereikt hebben.