Het onderwerp IT-economics in het eerder aangehaalde nummer van Informatie heeft ook voor mijn afdeling I&A een hoge relevantie. Het inleidende artikel opent zeer herkenbaar: “Als je de gemiddelde bestuurder moet geloven, is IT altijd te duur.” Het zal voor mij vooralsnog echter niet gemakkelijk zijn de bijdrage van ICT aan het succes van de KNAW te kwantificeren. ICT wordt nog teveel als en commodity gezien en ook kan de besluitvorming over ICT nog wel inzichtelijker en meer samenhangend. Daar wordt aan gewerkt.
De artikelen bevatten op zich aardige analyses en inzichten, maar de directe toepasbaarheid in mijn context is gering. Wel is het me duidelijk geworden dat een goede governance structuur met taken en verantwoordelijkheden en voor ieder project een business case kunnen bijdragen aan het verhogen van het inzicht in de IT-economics van de KNAW. Geen enkele organisatie kan meer functioneren zonder ICT. “Omdat het realiseren van de baten lastig is en de IT-kosten een groot onderdeel zijn van de totale bedrijfskosten, is het economisch verantwoorden van IT noodzakelijk.” Mee eens. Even verderop zegt dezelfde auteur: “Concluderend kan worden gesteld dat de bestaande literatuur over IT-economics wel pleit voor het kwantificeren van de informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, maar dat er weinig kennis was om dit ook daadwerkelijk te doen.”
Gelukkig hebben we binnen de KNAW eind vorig jaar een goede stap gezet met het presenteren van een architectuur voor de ICT-infastructuur. Want: “Het opnieuw beoordelen en eventueel herontwerpen van een IT-architectuur die onderhoudbaar en uitbreidbaar is, leidt tot verlaging van de operationele kosten.” Ik had gehoopt met dit themanummer wat meer grip te krijgen op de kosten en baten van ICT binnen de KNAW. Ik heb hooguit enkele handvaten gekregen, die overigens moeilijk toepasbaar zijn op de KNAW-context. Het advies om te benchmarken bijvoorbeeld is op zich niet verkeerd, maar waarmee laat de KNAW zich gemakkelijk vergelijken?
vrijdag, oktober 26, 2007
Outsourcing
Het onderwerp Outsourcing in hetzelfde nummer van Informatie wordt onder meer belicht vanuit het perspectief van contractmanagement, dat van belang is voor het managen van de transactiekosten. “Transactiekosten zijn bijvoorbeeld het gevolg van: het zoeken en vinden van de juiste informatie bij de beide organisaties noodzakelijk voor het vaststellen van de dienstverlening; het zoeken en vinden van de juiste specialisten die de dienstverlening zouden kunnen leveren; het opstellen van het contract tussen beide organisaties; het binnen beide organisaties managen van het contract, bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit en of het nog steeds aansluit op de strategie en wensen van de klant; het oplossen van problemen die voorvloeien uit interpretatieverschillen tussen beide organisaties, inclusief eventuele mediations of rechtszaken.”
Er komt dus nogal wat kijken bij de uitbreiding van de dienstverlening naar de instituten van de KNAW. Verstandig vond ik de aanbeveling uit een ander artikel, een interview met de ICT-directeur van afvaldienstverlener Van Gansewinkel: “Ieder bedrijf dat besluit om ICT te outsourcen, wil ik dan ook dringend adviseren eerst een helder plaatje van zichzelf te laten maken.”
Ook het interview met de ICT-directeur van de Universiteit Utrecht is leerzaam. Bijvoorbeeld door wat de UU na uitbesteding in de eigen organisatie regelt of geregeld heeft: een ICT-directie op bestuurlijk niveau, een corporate ICT-strategie, afspraken over proceseigenaren en hun verantwoordelijkheden. En dat de medewerkers die overgingen naar de outsourcing partner, meer ontwikkelingsmogelijkheden kregen. En natuurlijk de schaalvoordelen en de kostenreductie die bereikt zijn.
Er komt dus nogal wat kijken bij de uitbreiding van de dienstverlening naar de instituten van de KNAW. Verstandig vond ik de aanbeveling uit een ander artikel, een interview met de ICT-directeur van afvaldienstverlener Van Gansewinkel: “Ieder bedrijf dat besluit om ICT te outsourcen, wil ik dan ook dringend adviseren eerst een helder plaatje van zichzelf te laten maken.”
Ook het interview met de ICT-directeur van de Universiteit Utrecht is leerzaam. Bijvoorbeeld door wat de UU na uitbesteding in de eigen organisatie regelt of geregeld heeft: een ICT-directie op bestuurlijk niveau, een corporate ICT-strategie, afspraken over proceseigenaren en hun verantwoordelijkheden. En dat de medewerkers die overgingen naar de outsourcing partner, meer ontwikkelingsmogelijkheden kregen. En natuurlijk de schaalvoordelen en de kostenreductie die bereikt zijn.
Identity management
In het maandblad Informatie van oktober (jaargang 49/8) dit keer drie onderwerpen die mijn aandacht trekken: Identity management (gepresenteerd als ‘Trend’), Outsourcing (‘Focus’) en zeven artikelen over IT-economics (‘Thema’). In deze bijdrage eerst iets over identity management. Dat wordt steeds belangrijker, omdat het voor steeds meer applicaties (intern of extern) nodig is dat de gebruiker gegevens over zichzelf doorgeeft om het informatieaanbod te kunnen toespitsen of de gebruiksrechten te bepalen. De gebruiker wil echter niet iedere keer zijn gegevens opnieuw invoeren en maakt zich wellicht ook zorgen over wat er met die gegevens allemaal gebeurt.
Idealiter wordt – op basis van een eenmalige registratie – na een eenvoudige en veilige aanmeldprocedure (bijvoorbeeld met een keycard of token) de identiteit van een gebruiker vastgesteld (authenticatie) en de toegangsrechten bepaald (authorisatie), waarna de gebruiker zich niet voor iedere volgende applicatie opnieuw hoeft aan te melden (single sign-on). Voor overheidsdiensten op internet komt daarvoor DigiD steeds meer beschikbaar, voor applicaties in bedrijfsnetwerken wordt daarvoor bijvoorbeeld Active Directory van Microsoft gebruikt.
Idealiter wordt – op basis van een eenmalige registratie – na een eenvoudige en veilige aanmeldprocedure (bijvoorbeeld met een keycard of token) de identiteit van een gebruiker vastgesteld (authenticatie) en de toegangsrechten bepaald (authorisatie), waarna de gebruiker zich niet voor iedere volgende applicatie opnieuw hoeft aan te melden (single sign-on). Voor overheidsdiensten op internet komt daarvoor DigiD steeds meer beschikbaar, voor applicaties in bedrijfsnetwerken wordt daarvoor bijvoorbeeld Active Directory van Microsoft gebruikt.
dinsdag, oktober 16, 2007
Shared Service Center
Binnen de KNAW wil ik met I&A een shared service center vormen. Gelukkig word ik daarin gestimuleerd door Duurzame wetenschap, het Strategisch plan 2007-2010 van de KNAW, zodat ik daarin niet alleen sta. "ICT heeft de mogelijkheden op het gebied van onderzoek en de informatieontsluiting enorm verruimd; tegelijkertijd vergt dit de nodige ondersteuning. In de afgelopen jaren zijn stappen gezet om te komen tot samenwerking in de bedrijfsvoering tussen instituten die in elkaars nabijheid zijn gehuisvest. Op deze weg zal worden voortgegaan. Tegelijkertijd is de vraag of hier geen grotere stappen moeten worden gezet, bijvoorbeeld naar gemeenschappelijke servicecentra of naar inkoop van deskundigheid en uitvoerende ondersteuning."
In de Automatisering Gids van 12 oktober 2007 las ik dat Accenture een brochure 'De slagkracht van het SSC' had gepubliceerd op basis van onderzoek onder managers van Nederlandse bedrijven. Daaruit zijn ook enkele succesfactoren voor het Shared Service Center gekomen:
In de Automatisering Gids van 12 oktober 2007 las ik dat Accenture een brochure 'De slagkracht van het SSC' had gepubliceerd op basis van onderzoek onder managers van Nederlandse bedrijven. Daaruit zijn ook enkele succesfactoren voor het Shared Service Center gekomen:
- Stabiele infrastructuur (86%)
- Aanwezigheid ICT-architectuur (86%)
- Voldoende changemanagement capaciteit en competentie (78%)
- Adequate procesondersteuning met tools (75%)
- Aanwezigheid procescompetenties (67%)
- Aanwezigheid KPI's en rapportage hierover (65%)
- Duidelijkheid wat betreft plaats in de organisatiestructuur (63%)
- Stabiele diensten- en productenportfolio van hele organisatie (59%)
- HRM-aanpassingen voor medewerkers SSC (48%)
vrijdag, oktober 12, 2007
Virtualisatie is onvermijdelijk
Vroeger betekende virtueel voor mij zoiets als 'niet echt' en eigenlijk is dat nog steeds zo, maar het is toch eigenlijk ook weer wel 'echt'. Zeker als boven een opiniërende bijdrage in Computable van 12 oktober staat: "Virtualiseren is onvermijdelijk". Het vervolgt met: "Virtualisatie is misschien de meest populaire en tegelijkertijd de minst zeggende vakterm van dit moment. Van servers tot Second Life, alles moet tegenwoordig virtueel. Verwarren, maar ook onvemijdelijk."
Om met die verwarring te beginnen, er zijn drie soorten virtualisatie te onderscheiden in IT-land, namelijk:
Om met die verwarring te beginnen, er zijn drie soorten virtualisatie te onderscheiden in IT-land, namelijk:
- Hardwarevirtualisatie - het samenvoegen of juist opdelen van specifieke IT-middelen, zoals netwerken, opslagruimte en processors.
- Applicatievirtualisatie - het laden van een applicatie vanaf een server naar een geïsoleerde omgeving op een desktop of een andere server.
- Presentatievirtualisatie - het gebruik maken van applicaties op een computer, terwijl de verwerking op een andere computer plaatsvindt (terminal services).
- De trend om steeds meer mobiel te werken.
- De voortschrijdende globalisering en de daarmee gepaard gaande ineenschuiving van zakelijk en privé-leven.
- De noodzaak om IT-middelen te centraliseren en consolideren.
zaterdag, september 29, 2007
De hobbelige weg naar soa
"Een goed functionerende, servicegerichte architectuur (soa) bouwen lukt niet zonder een degelijke governance-onderbouw. Maar zodra soa volledig functioneel is, wordt het weer eenvoudiger om aan governance te doen. Zo ziet Accenture de complexe relatie tussen twee begrippen die momenteel de grootste hypes vormen." Zo opent een bijdrage in IT Executive 1 (10), verschenen op 26 september 2007.
Deze inzet sprak me aan omdat momenteel binnen de wereld van de wetenschappelijke informatievoorziening een felle discussie woedt over de vervanging van het onderzoeksinformatiesysteem Metis. Politiek correct wordt geroepen dat de (ver)nieuwbouw moet geschieden op basis van open source en soa, terwijl soa in mijn ogen nog geen eenduidig en/of uitgekristalliseerd begrip is en er aan governance in de genoemde wereld nog wel wat te winnen valt.
Enkele waarschuwingen uit het artikel scherpen mij ook weer aan en zouden in genoemde discussie zeker ter harte genomen kunnen worden:
Deze inzet sprak me aan omdat momenteel binnen de wereld van de wetenschappelijke informatievoorziening een felle discussie woedt over de vervanging van het onderzoeksinformatiesysteem Metis. Politiek correct wordt geroepen dat de (ver)nieuwbouw moet geschieden op basis van open source en soa, terwijl soa in mijn ogen nog geen eenduidig en/of uitgekristalliseerd begrip is en er aan governance in de genoemde wereld nog wel wat te winnen valt.
Enkele waarschuwingen uit het artikel scherpen mij ook weer aan en zouden in genoemde discussie zeker ter harte genomen kunnen worden:
- Voor een volledig functionerende soa dienen vier adoptiefases doorlopen te worden, hetgeen al snel vier jaar kan duren.
- In de eerste fase moet bekeken worden of de it-infrastructuur wel klaar is om het soa-traject te doorlopen en dient men na te gaan welke bedrijfsbehehoeften er bestaan voor soa-projecten.
- De tweede fase betreft een proefproject: het omzetten van een toepassing in een service.
- Fase drie betreft het soa-platform, het bedrijfsbreed inzetten van een enterprise service bus.
- Fase 4 betreft de afronding: soa is 'geïndustrialiseerd'.
- "Het uniform definiëren van software als service houdt de nodige uitdagingen in, omdat het ook op gegevensniveau de nodige standaardisering vergt."
maandag, september 24, 2007
Overheid en ICT
Het was afgelopen week wel weer raak. Drie keer raak zelfs. Microsoft verliest een hoger beroep tegen een veroordeling door de Europese Commissie die inhield dat Microsoft misbruik maakt van zijn machtspositie. Het Nederlandse Kabinet presenteert de miljoenennota en verwacht daarin veel van ICT (maar investeert daar volgens critici te weinig in. En staatssecretaris Heemskerk van Economsche Zaken stuurt een actieplan m.b.t. open standaarden en open source naar de Tweede Kamer. Over al deze gebeurtenissen wordt onder meer bericht in de Automatisering Gids van 21 september j.l.
Alle reden voor de deskundigen om hun mening te ventileren. Ik acht mijzelf niet echt deskundig, maar lees wel graag mee. Het valt me dan vooral op dat de ICT-branche uiteraard reageert dat de overheid te weinig in ICT investeert. "Kabinet heeft geen feeling met ICT" kopt de Automatisering Gids zelfs. Volgens mij zou de ICT-branche zelf visie moeten tonen en er ook werk van maken dat ICT altijd een middel is. Als dat echt zo is, dan hoeft de overheid niet per se te investeren in ICT als zodanig. Laat de overheid maar maatschappelijke problemen oplossen en wie weet kan ICT daarbij behulpzaam zijn.
Het is dan echter wel weer raar dat staatssecretaris Heemskerk zegt: "ICT is niet alleen een technologisch middel, maar ook een wezenlijk onderdeel van de moderne samenleving." Ik ben het daarmee niet oneens, maar wel als de politiek zich met ICT moet gaan bemoeien. Het lijkt me goed dat Microsoft bestraft wordt voor misbruik van machtspositie, maar het moet niet zo ver gaan dat we door de overheid verplicht worden om vooral geen Microsoft producten meer te gebruiken maar open source producten.
Alle reden voor de deskundigen om hun mening te ventileren. Ik acht mijzelf niet echt deskundig, maar lees wel graag mee. Het valt me dan vooral op dat de ICT-branche uiteraard reageert dat de overheid te weinig in ICT investeert. "Kabinet heeft geen feeling met ICT" kopt de Automatisering Gids zelfs. Volgens mij zou de ICT-branche zelf visie moeten tonen en er ook werk van maken dat ICT altijd een middel is. Als dat echt zo is, dan hoeft de overheid niet per se te investeren in ICT als zodanig. Laat de overheid maar maatschappelijke problemen oplossen en wie weet kan ICT daarbij behulpzaam zijn.
Het is dan echter wel weer raar dat staatssecretaris Heemskerk zegt: "ICT is niet alleen een technologisch middel, maar ook een wezenlijk onderdeel van de moderne samenleving." Ik ben het daarmee niet oneens, maar wel als de politiek zich met ICT moet gaan bemoeien. Het lijkt me goed dat Microsoft bestraft wordt voor misbruik van machtspositie, maar het moet niet zo ver gaan dat we door de overheid verplicht worden om vooral geen Microsoft producten meer te gebruiken maar open source producten.
maandag, september 17, 2007
Digitale duurzaamheid
Hoe zorg je ervoor dat gegevens die nu opgeslagen worden in een bestand van een bepaalde versie van Access of Excel over enkele jaren (of over langere tijd) nog steeds beschikbaar zijn? Dat is een van de vraagstukken die gepaard gaan met de toenemende digitalisering. Bij de traditionele opslag van gegevens zijn er in de historie natuurlijk ook wel verschillende soorten dragers (rotstekeningen, kleitablet, papier) geweest, maar bij digitale opslag wordt het pas echt een probleem. Gegevens die bijvoorbeeld tien jaar geleden zijn opgeslagen in de toenmalige versies van programma's voor kantoorautomatisering, zijn nu al heel lastig op gelijke wijze terug te halen.
Voor het oplossen van dit probleem heeft het KNAW-instituut DANS een project gestart met de naam MIXED: Migration to Intermediate XML for Electronic Data. Afgelopen vrijdag mocht ik als deelnemer aanschuiven bij de eerste bijeenkomst van de adviesgroep. In deze adviesgroep hebben ook het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, de stichting SURF en een deskundige van de Universiteit Utrecht zitting.
De kern van het project betreft migratie van de gegevens naar een meer standaard formaat (een XML-variant), zodanig dat migratie naar latere versies van databases en spreadsheets eenvoudiger mogelijk is. Het is een initiatief dat volgens mij alle moeite waard is om te exploreren. Of dit dé oplossing is, kan ik ook niet zeggen, maar wel dat we een serieus probleem hebben met alle onderzoeksdata als we niets doen.
Voor het oplossen van dit probleem heeft het KNAW-instituut DANS een project gestart met de naam MIXED: Migration to Intermediate XML for Electronic Data. Afgelopen vrijdag mocht ik als deelnemer aanschuiven bij de eerste bijeenkomst van de adviesgroep. In deze adviesgroep hebben ook het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, de stichting SURF en een deskundige van de Universiteit Utrecht zitting.
De kern van het project betreft migratie van de gegevens naar een meer standaard formaat (een XML-variant), zodanig dat migratie naar latere versies van databases en spreadsheets eenvoudiger mogelijk is. Het is een initiatief dat volgens mij alle moeite waard is om te exploreren. Of dit dé oplossing is, kan ik ook niet zeggen, maar wel dat we een serieus probleem hebben met alle onderzoeksdata als we niets doen.
woensdag, september 12, 2007
IT-rampen
Het maandblad Informatie van september 2007 (jaargang 49/7) bevat een aantal artikelen over het anticiperen op en omgaan met IT-rampen. "Een goed Business Continuity Plan (BCP) beschrijft maatregelen om de continuïteit van een organisatie te verzekeren bij rampzalige gebeurtenissen, maar besteedt ook aandacht aan preventieve actie."
Er zijn verschillende rampen denkbaar, zowel extern als intern veroorzaakt. Aan de ene kant heb je cybercriminaliteit, natuurrampen, brand en leveranciers die in gebreke blijven. Aan de andere kant heb je gebrekkige of verouderde ICT-infrastructuur, uitval van of ontbrekende competenties bij ondersteunend personeel, achterstand in onderhoud. Met een complete ICT-infrastructuur onder je hoede besef je wel hoe afhankelijk je bent.
In de artikelen (er zijn ook enkele nuttige checklists) worden nuttige handreikingen gedaan, waarvan het uiteraard de vraag is of de daarvoor benodigde tijd en kosten opwegen tegen de baten. Het begint in ieder geval altijd bij bewustzijn, daarna de zorg voor tijdige signalering en herstelscenario's. Ook een handige tip: geen overbodige hardware in de lucht houden en evenmin overbodige software beschikbaar stellen en ook de authorisaties zo beperkt mogelijk houden. Dat betekent ook duidelijk het beheer op de hardware, software en authorisaties beleggen.
Er zijn verschillende rampen denkbaar, zowel extern als intern veroorzaakt. Aan de ene kant heb je cybercriminaliteit, natuurrampen, brand en leveranciers die in gebreke blijven. Aan de andere kant heb je gebrekkige of verouderde ICT-infrastructuur, uitval van of ontbrekende competenties bij ondersteunend personeel, achterstand in onderhoud. Met een complete ICT-infrastructuur onder je hoede besef je wel hoe afhankelijk je bent.
In de artikelen (er zijn ook enkele nuttige checklists) worden nuttige handreikingen gedaan, waarvan het uiteraard de vraag is of de daarvoor benodigde tijd en kosten opwegen tegen de baten. Het begint in ieder geval altijd bij bewustzijn, daarna de zorg voor tijdige signalering en herstelscenario's. Ook een handige tip: geen overbodige hardware in de lucht houden en evenmin overbodige software beschikbaar stellen en ook de authorisaties zo beperkt mogelijk houden. Dat betekent ook duidelijk het beheer op de hardware, software en authorisaties beleggen.
vrijdag, september 07, 2007
Data
Er zijn tijden geweest dat het begrip ' data' voor mij gewoon het meervoud was van ' datum' , aanduiding voor een bepaalde dag in de tijd. In het computertijdperk heeft het begrip vooral de betekenis 'digitaal opgeslagen gegevens'. Daar komen er steeds meer van en dat betekent dat veel (oude) vragen versterkt terugkeren. Waar berg je de gegevens op? Hoe orden je de gegevens en maak je ze gemakkelijk terugvindbaar? Hoe zorg je ervoor dat niet iedereen erbij kan, dat de gegevens betrouwbaar blijven en ze (ook later nog) beschikbaar blijven? Waar maak je allemaal een kopie (back-up) van en hoevaak?
Binnen de KNAW neemt de hoeveelheid data uiteraard ook toe, onder meer als gevolg van onderzoek en ook als gevolg van digitalisering van bestaande collecties. Er bestaat binnen de KNAW zelfs een instituut (DANS) dat zich volledig richt op data en er wordt een kwartaalblad voor data en onderzoek in de alfa- en gammawetenschappen (e-data&research) uitgegeven. In het laatste nummer van dat blad (september 2007) vond ik een mooi citaat m.b.t. het project voor digitalisering van de Handelingen van de Staten-Generaal: "Aan de digitale ontsluiting van historische bronnen gaat dus een enorme hoeveelheid monnikenwerk vooraf. Het spanningsveld tussen kwaliteit en kwantiteit is hierin een voortdurend aandachtspunt."
Voor het komende jaar wil ik binnen de KNAW serieus werk maken van een KNAW-datacenter om aan de toegenomen vragen en behoefte op dit gebied tegemoet te komen. Hierin wil ik absoluut niet op de stoel van de instituten gaan zitten, maar wel voorzieningen bieden waardoor de onderzoeksinstituten hun taken kunnen uitvoeren zonder zich zorgen te hoeven maken over de technische uitvoering van de opslag van hun data.
Binnen de KNAW neemt de hoeveelheid data uiteraard ook toe, onder meer als gevolg van onderzoek en ook als gevolg van digitalisering van bestaande collecties. Er bestaat binnen de KNAW zelfs een instituut (DANS) dat zich volledig richt op data en er wordt een kwartaalblad voor data en onderzoek in de alfa- en gammawetenschappen (e-data&research) uitgegeven. In het laatste nummer van dat blad (september 2007) vond ik een mooi citaat m.b.t. het project voor digitalisering van de Handelingen van de Staten-Generaal: "Aan de digitale ontsluiting van historische bronnen gaat dus een enorme hoeveelheid monnikenwerk vooraf. Het spanningsveld tussen kwaliteit en kwantiteit is hierin een voortdurend aandachtspunt."
Voor het komende jaar wil ik binnen de KNAW serieus werk maken van een KNAW-datacenter om aan de toegenomen vragen en behoefte op dit gebied tegemoet te komen. Hierin wil ik absoluut niet op de stoel van de instituten gaan zitten, maar wel voorzieningen bieden waardoor de onderzoeksinstituten hun taken kunnen uitvoeren zonder zich zorgen te hoeven maken over de technische uitvoering van de opslag van hun data.
woensdag, augustus 29, 2007
Regieorganisatie
Bij terugkeer van (een overigens bizarre) vakantie wachtte mij een volle mailbox en dito postvakje. Daarin lag ook het augustusnummer van IT Beheer met een 'dossier' over competenties in servicemanagement en ook een positieve beoordeling van het door de KNAW in gebruik genomen servicemanagementpakket Topdesk.
Het meest werd mijn aandacht getrokken door een bijdrage over regieorganisaties. "Regie en regievoering lijken, binnen klant-leverancierrelaties, de trend voor de komende jaren te worden." In feite wil ik met I&A een regieorganisatie zijn: met SLA's richting het Bureau en de instituten van de KNAW (de klanten) en underpinning contracts richting leveranciers (zoals KPN, SARA en SURFnet). Voorlopig zal nog wel sprake zijn van regie-plus, omdat we er niet aan ontkomen om diverse beheertaken in eigen hand te houden en op orde te brengen.
In het artikel worden enkele voor de hand liggende - maar daarom niet minder ware - aanbevelingen gedaan:
Het meest werd mijn aandacht getrokken door een bijdrage over regieorganisaties. "Regie en regievoering lijken, binnen klant-leverancierrelaties, de trend voor de komende jaren te worden." In feite wil ik met I&A een regieorganisatie zijn: met SLA's richting het Bureau en de instituten van de KNAW (de klanten) en underpinning contracts richting leveranciers (zoals KPN, SARA en SURFnet). Voorlopig zal nog wel sprake zijn van regie-plus, omdat we er niet aan ontkomen om diverse beheertaken in eigen hand te houden en op orde te brengen.
In het artikel worden enkele voor de hand liggende - maar daarom niet minder ware - aanbevelingen gedaan:
- Zorg ervoor dat je de klant kent en dat de klant zich gekend en erkend voelt;
- Zorg voor voldoende capaciteit om de operationele dienstverlening door te laten gaan én de regieorganisatie op te bouwen;
- Wees flexibel en realistisch bij de transitie: inventarisaties zijn nooit 100% dekkend.
donderdag, augustus 09, 2007
Presence
Al enige tijd ligt het boek Presence. Een ontdekkingsreis naar diepgaande verandering in mensen en organisaties (Academic Service, 2006) van Peter Senge e.a. op mijn nachtkastje. Omdat ik zo af en toe een hoofdstuk lees, is het moeilijk om precies terug te geven wat ik ervan opgestoken heb. Het boek zelf is een weergave van een anderhalf jaar gevoerd gesprek tussen Peter Senge en enkele andere denkers, aangevuld met ervaringen. Centrale boodschap lijkt te zijn: Laat alle inzichten, kaders en modellen nu eens los en richt je op het pure ervaren, het zien wat zou kunnen zijn. Het boek komt nogal holistisch en ook tamelijk soft op mij over, maar bevat wel wijze inzichten en kan helpen om de valkuil van tunnelvisies en vooroordelen te vermijden.
Het boek opent met: "Alles wat wij in dit boek te zeggen hebben, begint met het begrijpen van de aard van een geheel, en hoe delen en gehelen zich tot elkaar verhouden." Daarbij sluit de verklaring door de uitgever van het onvertaalde begrip presence aan: "De auteurs beschrijven hiermee een bewuste participatie in een groter veranderingsveld, waarin men openstaat zonder vooringenomen ideeën."
Hierbij met instemming nog enkele citaten over visie, iets waar vaak veel om te doen is. "Naar ons idee is grootse visies nastreven een gevaarlijke valkuil die dus vermeden dient te worden." En: "de enige zinvolle criteria om een visie op te beoordelen zijn de acties en veranderingen die eruit voortkomen." Ook mooi: "Visies zijn zeer pragmatische instrumenten, niet grootse sentimenten of inspirerende slagzinnen." En ten slotte: "Krachtige visies zijn de uiting van een diepgelegen doelbewustheid, waarnaar men op dat moment handelt."
Het boek opent met: "Alles wat wij in dit boek te zeggen hebben, begint met het begrijpen van de aard van een geheel, en hoe delen en gehelen zich tot elkaar verhouden." Daarbij sluit de verklaring door de uitgever van het onvertaalde begrip presence aan: "De auteurs beschrijven hiermee een bewuste participatie in een groter veranderingsveld, waarin men openstaat zonder vooringenomen ideeën."
Hierbij met instemming nog enkele citaten over visie, iets waar vaak veel om te doen is. "Naar ons idee is grootse visies nastreven een gevaarlijke valkuil die dus vermeden dient te worden." En: "de enige zinvolle criteria om een visie op te beoordelen zijn de acties en veranderingen die eruit voortkomen." Ook mooi: "Visies zijn zeer pragmatische instrumenten, niet grootse sentimenten of inspirerende slagzinnen." En ten slotte: "Krachtige visies zijn de uiting van een diepgelegen doelbewustheid, waarnaar men op dat moment handelt."
Uitbesteden van IT
Het maandblad Informatie 49 (6), van juli/augustus 2007, heeft als thema 'Globalisatie. Uitbesteden van IT gaat nieuwe fase in. Strategische motieven staan centraal in plaats van kostenoverwegingen'. De goede lezer van deze weblog heeft in de gaten dat uitbesteding mijn aandacht heeft. Hoewel de artikelen in dit themanummer betrekking hebben op een mondiale context (offshoring en nearshoring), denk ik dat de beschreven ontwikkelingen en principes ook iets te zeggen hebben voor de context van de KNAW. Gevoelsmatig is de afstand van een KNAW-instituut tot het Bureau van de KNAW in Amsterdam wellicht net zo groot als die van een toch al internationaal opererende, in Nederland gevestigde bank tot IT-personeel in India.
Zinvol om vast te houden vind ik het volgende: "In de praktijk moeten de leverancier en de klant zes zaken gereed hebben voorafgaand aan en specifiek gerelateerd aan de transitie:
Zinvol om vast te houden vind ik het volgende: "In de praktijk moeten de leverancier en de klant zes zaken gereed hebben voorafgaand aan en specifiek gerelateerd aan de transitie:
- transitieplan;
- strategie om verstoring tot een minimum te beperken;
- communicatiestrategie (intern/extern);
- pesoneelsregelingen (overplaatsigsvoorwaarden, ontslag, vervangend werk);
- interne organisatie- en contractmanagementsfunctie;
- gemobiliseerde resources (training/resources voor transitie en operationele teams."
Risico's webapplicaties
"Steeds meer organisaties automatiseren hun bedrijfsprocessen via het web. Dit biedt mogelijkheden, maar heeft ook schaduwzijden." Zo opent een opiniebijdrage in Computable van 3 augustus j.l. De verleiding is groot om steeds meer via het web te organiseren, niet alleen voor wat betreft de communicatie met klanten en externe relaties, maar ook voor de interne processen. Software as a Service (SaaS) komt steeds meer in beeld van organisaties.
Dat betekent echter wel "dat delen van de interne bedrijfsprocessen, die vroeger door de eigen it-afdeling werden ondersteund, 'naar buiten' verhuizen. Zij draaien voortaan op een externe webserver, buiten de directe controle van de eigen it-afdeling van het bedrijf om." Als daar onvoldoend regie over is, dan bestaat het risico van een lappendeken van weboplossingen die moeilijk te integreren zijn. Het artikel noemt de volgende risico's en roept op tot nadenken over de gewenste achitectuur en beleid voor dit soort ontwikkelingen:
Dat betekent echter wel "dat delen van de interne bedrijfsprocessen, die vroeger door de eigen it-afdeling werden ondersteund, 'naar buiten' verhuizen. Zij draaien voortaan op een externe webserver, buiten de directe controle van de eigen it-afdeling van het bedrijf om." Als daar onvoldoend regie over is, dan bestaat het risico van een lappendeken van weboplossingen die moeilijk te integreren zijn. Het artikel noemt de volgende risico's en roept op tot nadenken over de gewenste achitectuur en beleid voor dit soort ontwikkelingen:
- Afnemende beheersbaarheid
- Vendor lock-in
- Toename van veiligheidrisico's
- Grotere storingsgevoeligheid
- Hogere kosten
vrijdag, juli 27, 2007
Documentaire Informatie Voorziening
Deze week werd mijn aandacht gevestigd op een artikel in InformatieProfessional (nummer 7/8, 2007), 'Driedimensionaal zoeken bij de overheid'. Bij verschillende departementen wordt al enkele jaren gewerkt aan digitalisering van de documentaire informatievoorziening (DIV). In het artikel wordt verwezen naar het boekje Digidoc: Van ongeloof naar ongelóóflijk!, dat een indrukwekkend en leerzaam verslag biedt van digitalisering bij het ministerie van BZK.
Het artikel kwam mij wel gelegen, want ook bij de KNAW is digitalisering van de documentaire informatievoorziening een punt van aandacht. Zo wordt bij de afdeling Financiën geëxperimenteerd met het scannen van facturen en zijn we begonnen met nadenken over de vervanging van het gecombineerde relatiebeheer- en documentmanagementsysteem Akademis, omdat de leverancier het onderhoudscontract per 1 juli 2008 heeft opgezegd.
Enkele dingen zijn mij wel duidelijk geworden. Digitalisering kan heel veel voordelen hebben, juist als het gaat om de workflow van documenten. De processen moeten dan echter wel grondig herzien worden. Bovendien brengen dit soort veranderingen de nodige kosten met zich mee (bij BZK heeft de invoering 7 jaar geduurd en € 10 miljoen gekost en is de jaarlijkse beheerlast ca. € 800.000), terwijl de besparingen niet altijd even gemakkelijk geëffectueerd kunnen worden. Ik vermoed dat de KNAW ten opzichte van BZK te klein en te decentraal georganiseerd is en ook niet zulke complexe workflows kent, waardoor echte efficiency winst niet te verwachten valt en digitalisering op dit gebied wat mij betreft niet de hoogste prioriteit hoeft te krijgen.
Het artikel kwam mij wel gelegen, want ook bij de KNAW is digitalisering van de documentaire informatievoorziening een punt van aandacht. Zo wordt bij de afdeling Financiën geëxperimenteerd met het scannen van facturen en zijn we begonnen met nadenken over de vervanging van het gecombineerde relatiebeheer- en documentmanagementsysteem Akademis, omdat de leverancier het onderhoudscontract per 1 juli 2008 heeft opgezegd.
Enkele dingen zijn mij wel duidelijk geworden. Digitalisering kan heel veel voordelen hebben, juist als het gaat om de workflow van documenten. De processen moeten dan echter wel grondig herzien worden. Bovendien brengen dit soort veranderingen de nodige kosten met zich mee (bij BZK heeft de invoering 7 jaar geduurd en € 10 miljoen gekost en is de jaarlijkse beheerlast ca. € 800.000), terwijl de besparingen niet altijd even gemakkelijk geëffectueerd kunnen worden. Ik vermoed dat de KNAW ten opzichte van BZK te klein en te decentraal georganiseerd is en ook niet zulke complexe workflows kent, waardoor echte efficiency winst niet te verwachten valt en digitalisering op dit gebied wat mij betreft niet de hoogste prioriteit hoeft te krijgen.
zaterdag, juli 21, 2007
Shared services
Door mijn lage notering op het circulatieformulier kreeg ik nu pas het novembernummer van Overheidsmanagement, een themanummer over ICT, in handen. Er staat onder meer een artikel in over shared services en dat is voor mij onverminderd actueel, omdat ik de mogelijkheden verken om de ICT-ondersteuning binnen de KNAW meer gemeenschappelijk te organiseren.
Het concept van shared services (interne outsourcing) deelt met (externe) outsourcing de voordelen van schaalgrootte, verbetering van kwaliteitsniveau en continuïteit, maar creëert geen afhankelijkheid van een externe leverancier en behoudt de customer intimacy. In het artikel worden vier herkenbare succesfactoren genoemd:
- een positieve businesscase
- zorgvuldige ontvlechting uit de bestaande organisatiestructuren
- goed opdrachtgeverschap
- een planmatige aanpak
In een ander artikel in hetzelfde nummer wordt het belang van een goed contract bij outsourcing onderstreept. Het risico dat verwachtingen – ook bij interne outsourcing, lijkt mij – niet worden waargemaakt en irritaties hoog oplopen, is te groot. Het artikel biedt een prettige handreiking voor Service Level Agreements die ik in het kader van de interne outsourcing bij de KNAW wil opstellen.
vrijdag, juli 20, 2007
Elektronisch uitgeven
Deze week liep ik op Internet aan tegen de lezenswaardige publicatie Elektronisch uitgeven: vorm, inhoud en markt (2007) van Joost Kircz, lector bij de Hogeschool van Amsterdam. In de inleiding wordt nuchter, maar terecht geconstateerd: “Ook in een elektronische omgeving gaat het om de simpele, basale noodzaak van intermenselijke communicatie. Van contact tussen mensen, via tekensystemen, via beelden en via geluiden.”
Uitgeven wordt door Kircz gezien als “het hele proces van inhoudelijke, structurele en uiterlijke vormgeving van een mededeling van een maker tot en met de consumptie daarvan door een gebruiker.” In dat proces vinden nogal wat vertaalslagen plaats. Uiteindelijk moeten menselijke kennis en emoties omgezet worden in mededelingen die een ontvanger kan begrijpen. De primaire functie van een uitgever is het bij elkaar brengen van behoefte om iets uit te dragen en de nieuwsgierigheid daarnaar. Vervolgens staat een uitgever ook ergens voor: validiteit en kwaliteit. Afhankelijk van de beschikbare techniek is de uitgever ook producent en distributeur. De bibliotheek richt zich meer primair op de gebruiker, ze verzamelt en stelt beschikbaar. “Uitgevers schieten meestal met hagel, de bibliotheek zeeft, sorteert en indexeert voor de lange termijn.”
Tegen deze achtergrond beziet Kircz de discussies tussen wetenschappelijke bibliotheken en wetenschappelijke uitgevers. Volgens hem “een ware discussie tussen doven. Van beide kanten wordt gesteld dat de andere in feite overbodig is geworden. De discussie gaat echter voorbij aan beider totaal verschillende sociale functie. Een verschil dat nooit technologisch kan worden opgelost.”
Hoewel uitgeven in zelfbeheer in opkomst is (zie de weblogs en ook flickr en youtube), is de rol van uitgeeffuncties volgens Kircz niet uitgespeeld. “Onder de huidige omstandigheden is er juist meer dan ooit een noodzaak de uitgeeftaken van verzamelen, certificeren, valideren en gereedmaken voor een groot publiek aan de orde te stellen. Het aantal willekeurige publicaties is zo groot geworden dat de behoefte aan zekerheid over de kwaliteit en de soort van informatie alleen maar groter zal worden.”
“Wel is er een ontwikkeling, dat zal duidelijk zijn, dat de uitgeef- en bibliotheekfunctie in elkaar gaan schuiven. De elektronische uitgever zal verantwoordelijk worden voor de eerste hoeveelheid metadata, die zowel de structuur, de inhoud, als de formele zaken beschrijft. Verderop in het proces zullen dan de bibliotheken en de gebruikers hun eigen metadata en voetstappen achterlaten in het elektronische werk, dat meer en meer een eenheid zal gaan vormen met alle andere wereldwijde informatieobjecten.”
De economische belangen worden intussen steeds dominanter. Over de heikele kwestie van auteursrechten zegt Kircz ten slotte: “Het lijkt erop dat de economische belangen ons willen afhouden van, of zo men wil beschermen tegen, de vrijheid die de techniek ons biedt.” Terecht vindt hij dat geen wenselijke ontwikkeling.
Uitgeven wordt door Kircz gezien als “het hele proces van inhoudelijke, structurele en uiterlijke vormgeving van een mededeling van een maker tot en met de consumptie daarvan door een gebruiker.” In dat proces vinden nogal wat vertaalslagen plaats. Uiteindelijk moeten menselijke kennis en emoties omgezet worden in mededelingen die een ontvanger kan begrijpen. De primaire functie van een uitgever is het bij elkaar brengen van behoefte om iets uit te dragen en de nieuwsgierigheid daarnaar. Vervolgens staat een uitgever ook ergens voor: validiteit en kwaliteit. Afhankelijk van de beschikbare techniek is de uitgever ook producent en distributeur. De bibliotheek richt zich meer primair op de gebruiker, ze verzamelt en stelt beschikbaar. “Uitgevers schieten meestal met hagel, de bibliotheek zeeft, sorteert en indexeert voor de lange termijn.”
Tegen deze achtergrond beziet Kircz de discussies tussen wetenschappelijke bibliotheken en wetenschappelijke uitgevers. Volgens hem “een ware discussie tussen doven. Van beide kanten wordt gesteld dat de andere in feite overbodig is geworden. De discussie gaat echter voorbij aan beider totaal verschillende sociale functie. Een verschil dat nooit technologisch kan worden opgelost.”
Hoewel uitgeven in zelfbeheer in opkomst is (zie de weblogs en ook flickr en youtube), is de rol van uitgeeffuncties volgens Kircz niet uitgespeeld. “Onder de huidige omstandigheden is er juist meer dan ooit een noodzaak de uitgeeftaken van verzamelen, certificeren, valideren en gereedmaken voor een groot publiek aan de orde te stellen. Het aantal willekeurige publicaties is zo groot geworden dat de behoefte aan zekerheid over de kwaliteit en de soort van informatie alleen maar groter zal worden.”
“Wel is er een ontwikkeling, dat zal duidelijk zijn, dat de uitgeef- en bibliotheekfunctie in elkaar gaan schuiven. De elektronische uitgever zal verantwoordelijk worden voor de eerste hoeveelheid metadata, die zowel de structuur, de inhoud, als de formele zaken beschrijft. Verderop in het proces zullen dan de bibliotheken en de gebruikers hun eigen metadata en voetstappen achterlaten in het elektronische werk, dat meer en meer een eenheid zal gaan vormen met alle andere wereldwijde informatieobjecten.”
De economische belangen worden intussen steeds dominanter. Over de heikele kwestie van auteursrechten zegt Kircz ten slotte: “Het lijkt erop dat de economische belangen ons willen afhouden van, of zo men wil beschermen tegen, de vrijheid die de techniek ons biedt.” Terecht vindt hij dat geen wenselijke ontwikkeling.
maandag, juli 16, 2007
Klimaatdenken als voorbeeld?
Klimaatdenken is 'hot'. Dreigende scenario's worden voor het voetlicht gebracht door An Inconveniant Truth van Al Gore, Live Earth en aan de niet opdrogende stroom artikelen in kranten en tijdschriften. In het katern ' Opinie & Debat' van NRC Handelsblad (14 juli 2007) stond weer een bijdrage van een aantal kenners. De titel ' Urgenda' vond ik mooi bedacht; alleen klopte die niet. Waar je in een ' urgenda' vooral acties op de korte termijn verwacht, wordt door de auteurs juist een langetermijnoriëntatie voor het Nederlandse kabinet bedoeld, met actiepunten voor over vijf, tien en zelfs veertig jaar.
De analogieën met mijn eigen werk vind ik boeiend. Ook daar heb ik het gevoel dat het vijf voor twaalf is, dat er een groot dilemma is tussen wat je nu moet doen en wat je op de langere termijn wilt bereiken, dat er (nog) geen eenduidige richting bestaat, dat je bepaalde regels en besluitvormingstructuren opzij wilt zetten, dat echt goede veranderingen teveel geld kosten, enz.
In het artikel wordt van de overheid gevraagd om op het gebied van duurzaamheid: ruimte te verschaffen en te verleiden; kaders te stellen en helder te zijn over wat wel en niet kan; verbindingen te leggen tussen partijen en initiatieven; de juiste voorwaarden te scheppen. In een soortgelijke rol voel ik mij als het gaat om de informatievoorziening en automatisering binnen de KNAW.
De analogieën met mijn eigen werk vind ik boeiend. Ook daar heb ik het gevoel dat het vijf voor twaalf is, dat er een groot dilemma is tussen wat je nu moet doen en wat je op de langere termijn wilt bereiken, dat er (nog) geen eenduidige richting bestaat, dat je bepaalde regels en besluitvormingstructuren opzij wilt zetten, dat echt goede veranderingen teveel geld kosten, enz.
In het artikel wordt van de overheid gevraagd om op het gebied van duurzaamheid: ruimte te verschaffen en te verleiden; kaders te stellen en helder te zijn over wat wel en niet kan; verbindingen te leggen tussen partijen en initiatieven; de juiste voorwaarden te scheppen. In een soortgelijke rol voel ik mij als het gaat om de informatievoorziening en automatisering binnen de KNAW.
woensdag, juli 04, 2007
Het nut van ICT
Door een artikel over het nut van IT in Digitaal Bestuur ben ik opnieuw gaan nadenken over de manier waarop je bestuurders kunt overtuigen van investeringen in ICT. Het artikel begint met de uitspaak: "IT-investeringen door de overheid leveren veelal niks op. Althans, gemeten op de klassieke manier. Het maatschappelijk rendement moet doorslaggevend zijn, maar hoe meet je dat?" Mutatis mutandis geldt dit voor de wetenschap. Sowieso is het rendement van investeringen in het wetenschapsbedrijf een lastig vraagstuk.
Afgezien van de directe bruikbaarheid van het gepresenteerde Public Value Framework heeft het artikel en het achterliggende onderzoek mij wel weer bepaald bij:
Afgezien van de directe bruikbaarheid van het gepresenteerde Public Value Framework heeft het artikel en het achterliggende onderzoek mij wel weer bepaald bij:
- Het denken vanuit de stakeholders (allereerst de onderzoekers binnen de instituten van de KNAW, het ondersteunende personeel en de leden van de Akademie, maar ook andere wetenschappers in Nederland en daarbuiten en de overige formeel of informeel belangstellenden)
- Het identificeren van directe belangen voor de stakeholders, bijvoorbeeld de garantie van permanent beschikbare ondersteuning, een hoge bandbreedte voor (veilige) toegang tot het Internet en ruime toegang tot onderzoeksresultaten of – heel basaal – een altijd werkende en bijdetijdse kantoorautomatisering
- Het benadrukken van het (indirecte) belang van een effectief en efficiënt opererende centrale organisatie (het Bureau) voor de instituten, bijvoorbeeld op het gebied van financieel beheer, personeelsbeheer en de registratie van onderzoeksprojecten en –resultaten, maar ook op het gebied van informatiebeveiliging
vrijdag, juni 29, 2007
Overlegstructuren
Binnen het Bureau van de KNAW staat nu het onderwerp 'overlegstructuren' op de agenda naar aanleiding van een recent uitgevoerd arbo-onderzoek. Binnen mijn eigen afdeling was ik daar al even mee bezig en nu staat in het magazine IT Beheer (juni 2007) een artikel over de zin en onzin van overlegstructuren. Gelukkig wordt erkend dat: "Gezien de vele raakvlakken met in- en externe partijen en de inherente complexiteit van de IT-functie moet het belang van onderlinge afstemming zeker niet onderschat worden." Maar er is ook nog zoiets als slagvaardigheid en effectiviteit.
Het artikel roept om om te kijken a) naar hiaten in de borging van onderlinge afhankelijkheden, b) de ondersteuning van strategische doelstellingen en c) het benodigde mandaat en vertegenwoordiging bij overlegstructuren. Ook is het goed om duidelijk onderscheid te maken in overleg vormen: Is het structureel of tijdelijk? Gaat het om advisering, besluitvorming of uitwisseling?
Ten slotte wordt nog gewezen op de psychosociale aspecten van overlegstructuren: deelnemen aan een overleg kan status geven en betrokkenheid genereren. Nuttig om bij dit alles weer eens stil te staan.
Het artikel roept om om te kijken a) naar hiaten in de borging van onderlinge afhankelijkheden, b) de ondersteuning van strategische doelstellingen en c) het benodigde mandaat en vertegenwoordiging bij overlegstructuren. Ook is het goed om duidelijk onderscheid te maken in overleg vormen: Is het structureel of tijdelijk? Gaat het om advisering, besluitvorming of uitwisseling?
Ten slotte wordt nog gewezen op de psychosociale aspecten van overlegstructuren: deelnemen aan een overleg kan status geven en betrokkenheid genereren. Nuttig om bij dit alles weer eens stil te staan.
Abonneren op:
Posts (Atom)