Ontwikkeling en beheer

De strijd tussen ontwikkeling en beheer is een van de dilemma’s die mij zo nu en dan bezighouden. In de Automatisering Gids van 17 oktober jl. stond hierover een artikel. Binnen mijn afdeling bestaan twee secties: de ene gericht op operationeel beheer en de ander gericht op projecten. “Projecten ervaren IT-beheer vaak als belemmering voor vernieuwingen. IT-beheer daarentegen ervaart vernieuwingsprojecten vaak als bedreiging voor de continuïteit van de bestaande dienstverlening.”

In het artikel wordt de vraag gesteld: “Hoe breng je de partijen op één lijn, waardoor zowel stabiliteit als flexibiliteit wordt gewaarborgd en vernieuwingsprojecten en beheer samen succesvol kunnen zijn in een wereld van continue verandering?” Het antwoord op deze vraag is een belangrijke succesfactor voor IT-projecten. De auteur van het artikel ziet ‘samenwerking’ als de sleutel tot het overbruggen van de kloof. Hij geeft enkele concrete actiepunten:

• De beheerorganisatie wordt een actieve partner, die meewerkt in het project en tijdig en onderbouwd aangeeft onder welke voorwaarden veranderingen welkom zijn.
• De projectorganisatie neemt beheer op in het project en levert een product waarvan de beheereisen als onderdeel van het ontwerp al zijn meegenomen.
• De opdrachtgever ziet toe op de integratie van beheer in het project en neemt beheervertegenwoordiging op in de projectsturing.
• Senior management dwingt de gelijkwaardige benadering van beheer en ontwikkeling af.

De auteur denkt dat hiermee de balans voldoende hersteld is. Voor een deel heeft hij daarin gelijk, ook al onderschat hij wellicht de reeds aanwezige werkdruk bij IT-beheer. Ontwikkeling betreft echter niet alleen het IT-domein, maar ook het bedrijfsproces. Volgens mij ligt een minstens even grote kloof tussen de functionele zijde (opdrachtgever vanuit het bedrijfsproces) en de technische zijde (IT-domein). Voor het overbruggen van die kloof zou een functioneel beheerder de aangewezen persoon zijn.

Lanceren van projecten

“Grootschalige it-projecten mislukken vaker dan andere projecten. Ook overschrijden ze vaker de deadline en het budget. Zorgvuldig ‘lanceringsmanagement' kan dit voorkomen.” Via de website van IT Executive werd ik geattendeerd op een studie van het Duitse adviesbureau Roland Berger Strategy Consultants: Keeping projects on the right track with launch management.

Het rapport gaat over de redenen voor het falen van grote IT projecten en waarom succesvolle projecten geen toevallige samenloop van omstandigheden zijn. Het is duidelijk: hoe groter een project, des te complexer en des te groter het risico om te mislukken. Het geheim van het succes van grote IT projecten ligt volgens het rapport in de lancering ervan. Bij de start van het project is aandacht nodig voor (1) verwachtingsmanagement, (2) project planning en control, (3) risicomanagement, (4) rapportage naar het hoger management en (5) resource management.

Alhoewel binnen de KNAW niet direct sprake is van grote IT projecten zoals daar in het rapport over gesproken wordt, is er wel veel herkenning. Het gaat dan bijvoorbeeld om de grote hoeveelheid belanghebbenden met eigen agenda’s, onrealistische planningen en vaagheid in de functionele wensen en eisen. Het rapport wordt afgesloten met vijf pijlers van succesvolle projecten:

• Lanceringsmanagement is een vak. Vanaf de start van het project moet er bekwaam personeel zijn en een integraal plan.
• Ga niet uit van het ‘best case'-scenario, maar wees open en eerlijk over verwachtingen.
• Verdeel grote projecten in verschillende kleinere onafhankelijke projecten.
• Werk met beproefde technologieën of zorg voor een goede evaluatie en zorgvuldige introductie van nieuwe technologie.
• Zorg voor een open communicatie en duidelijke besluitvorming.

Ik denk dat dit voor ervaren projectmanagers niet echt nieuw is, maar zijn opdrachtgevers van IT projecten hier ook van te overtuigen?

Het zijn dezelfde mensen

Binnen de KNAW gaan we de eerste stappen zetten naar op workflow gebaseerde automatisering. Een van de vragen daarbij is: Zijn we daar als organisatie wel aan toe? In dat kader viel mijn oog op een artikel over het verband tussen organisatiecultuur en inrichting van informatievoorziening: ‘Het zijn dezelfde mensen’, in Informatie (oktober 2008, pp. 50-57).

Cultuur speelt een rol bij keuzes m.b.t. de informatievoorziening. Het zijn immers dezelfde mensen die met de systemen werken en uiteindelijk het feitelijke gebruik ervan bepalen. Nog meer dan in het genoemde artikel zou ik nadruk leggen op individuele beelden bij veranderingen in de informatievoorziening. Elke medewerker heeft zijn eigen angsten, beperkingen, wensen en zorgen. Daarnaast zie ik ook typerende cultuuruitingen van een organisatie, zoals de stijl van leidinggeven, de verhouding tussen formele en informele organisatie, de mate van autonomie en de bespreekbaarheid van fouten. Deze uitingen zijn bepalend voor de inrichting van de informatievoorziening.

Nog lastiger wordt het als bij de inrichting van de informatievoorziening in het verleden bewust of onbewust diverse keuzes gemaakt zijn, vooral als er allerlei uitzonderingen zijn gemaakt. Ga dan maar eens een informatiesysteem vervangen en opnieuw inrichten. Dan moet je namelijk ook de mensen vervangen en/of ‘opnieuw inrichten’. “Het is daarbij wel relevant te bedenken dat een cultuurveranderingsproject een geheel andere aanpak vraagt en minder voorspelbaar is dan het bouwen van software of het selecteren en invoeren van een pakket.”

De rol van CIO ontleed

In de informatiseringswereld wordt erg veel verwacht van een Chief Information Officer (CIO), een functie op bestuurlijk niveau die eindverantwoordelijkheid heeft voor ICT binnen een organisatie. Ook de Algemene Rekenkamer zag in het recente onderzoek naar uit de hand gelopen ICT-projecten bij de overheid wel iets in het aanstellen van een CIO bij ieder departement.

In digitaal bestuur van oktober 2008 staat een aardige column, waarin de rol van CIO wordt ontleed in vijf functies:

• Verbinden: de CIO verbindt kennis van het primaire proces met die van het ICT-domein
• Overzicht: de CIO heeft overzicht over alle grote ICT-toepassingen, hun onderlinge samenhang en de verwachte levensduur
• Uitkijken: de CIO weet wat er buiten de organisatie speelt, maakt er gebruik van of antecipeert erop
• Projectbeheersing: de CIO kijkt kritisch naar de uitvoerbaarheid van ICT-projecten
• Handhaving: de CIO houdt toezicht op het volgen van vastgestelde standaarden of architecturen

Alhoewel ik geen "CIO" op mijn kaartje heb staan, reken ik de genoemde functies wel tot mijn verantwoordelijkheid. Tijdens een managementdag van het Bureau van de KNAW vorige week heb ik aandacht gevraagd voor de principiële onvoorspelbaarheid van de werking van ICT, de ontwikkelingen in de ICT, het gebruik van ICT en de behoefte aan ICT. Het getuigt van lef als je daarvoor dan toch verantwoordelijkheid wilt dragen en vasthoudt aan de ingezette koers. Eigenlijk een hachelijke onderneming en toch vind ik dat leuk. Lof der zotheid.

Leiderschap

In een extra themabijlage Economie van NRC Handelsblad van vandaag wordt vanuit verschillende perspectieven het thema 'leiderschap' belicht: interviews met leiders, ervaringsverhalen en een discussie tussen MBA-studenten. De bijlage opent met: "De honger naar managementkennis groeit. Vandaar de hausse aan lectuur. Leiderschap is complexer geworden. En de leider eenzamer." Enkele andere citaten uit de themabijlage:

• Een leider durft de vrijheid te geven, een manager moet de controle houden.
• Een leider moet goed kunnen luisteren en waarnemen, een visie hebben en beslissingen durven nemen.
• Een goede leider geeft vertrouwen.
• Om mensen mee te krijgen, hoef je niet alleen aardig te doen. Het is goed om de confrontatie aan te gaan, duidelijk positie te kiezen. Daarmee creëer je respect.
• De rol van de leider is constant de verbinding uitleggen tussen wat je doet en waarom dat is.

Theorie, praktijk en geduld

Onlangs heb ik een proefnummer ontvangen van het voor mij nog onbekende Tijdschrift voor informatie en management (TIEM). Het thema van dit nummer (26, juli/augustus 2008) is enterprise architecturen. Daarnaast gaat het over governance, beveiliging, informatieplanning en sourcing en staan er veel modellen in. Het komt nogal 'blauw' over.

Heel veel van wat in dit nummer staat is waardevol en ik sta er in principe ook wel achter. Maar in de praktijk? Dan is het vaak wat ingewikkelder. Dan blijken mensen moeilijk veranderbaar, zijn historisch gegroeide processen soms lastig te ontrafelen, zijn er bovendien vele andere prioriteiten en is er natuurlijk de 'waan van de dag'.

Als de middelen onbeperkt zouden zijn, dan zou iedereen de koninklijke weg (de weg 'uit het boekje') bewandelen. Als de middelen echter wel een beperking vormen, dan is geduld een schone zaak. In een artikel over de inbedding van enterprise architecturen concluderen de auteurs: "De incubatietijd is klaarblijkelijk erg lang, en de reis naar succes moeizaam en vermoeiend. Het goede nieuws is dat is aangetoond dat een gedegen integrale benadering kan leiden tot succes. Maar, er is nog veel te doen!"

Het Nederlandse wetenschapssysteem

In deze week kreeg ik twee publicaties onder ogen die wat nader inzicht geven in de sector waarin ik werk: Het Nederlandse wetenschapssysteem:institutioneel overzicht van het Ministerie van OC&W (juni 2008) en De Nederlandse universiteiten in de publicatiereeks ‘Feiten en cijfers’ van het Rathenau Instituut (september 2008). Ondanks het feit dat ik al weer enkele jaren werkzaam ben in de wereld van hoger onderwijs en onderzoek, is het toch goed om de blik te richten op de sector als geheel.

Voor veel Nederlanders zal het beeld van het Nederlandse wetenschapssysteem samenvallen met de veertien Nederlandse universiteiten. Er is echter veel meer en het is boeiend om te zien hoe al die organisaties met elkaar samenhangen. De KNAW functioneert binnen dat wetenschapssysteem op verschillende niveaus: als intermediair, als financier van onderzoek, als adviesorgaan en ook als organisatie met onderzoek uitvoerende instituten.

Feiten en cijfers kunnen het beeld van de sector completeren, maar kunnen het beeld ook verengen of verwarren. Het is goed dat het Rathenau Instituut in zijn publicatie de feiten en cijfers toelicht en daarmee nuanceert. Een oordeel over een universiteit als geheel hoeft immers nog niets te zeggen over een specifieke opleiding of onderzoeksgroep. En wat is bijvoorbeeld een vergelijking waard als bijna alle onderzoek in Nederland beoordeeld wordt met ‘zeer goed’ of ‘excellent’?

Experimentele fase

Eens in het kwartaal verschijnt e-data&research, een blad over data en onderzoek in de alfa- en gammawetenschappen. Met steeds acht pagina's nieuwsberichten, interviews, verslagen, aankondigingen en recensies ben je weer helemaal bij op het gebied van digitalisering in de wetenschap en het beschikbaar stellen van onderzoeksdata.

Ook al is inmiddels veel data beschikbaar en ook al zijn er veel mogelijkheden, we verkeren absoluut nog in de experimentele fase. De stand van zaken op het gebied van digitale duurzaamheid bij Europese onderzoeksinstellingen wordt nog uitgezocht, in Nederland start dit najaar een nationale verkenning vanuit de NCDD, het KNAW-instituut DANS inventariseert taal- en databanken en het is allerminst duidelijk wie moet betalen voor digitale duurzaamheid.

In een experimentele fase is het onvermijdelijk dat de zoektocht naar nieuwe mogelijkheden onverminderd wordt voortgezet. En dat lijkt me op zich goed te verdedigen. Maar wie zorgt er nu voor dat de nieuwe mogelijkheden ook benut en gedeeld worden? Wie zorgt voor de duurzaamheid van de experimenten op het gebied van digitale duurzaamheid? Hopelijk kunnen organisaties als NCDD en SURFfoundation en ook het blad e-data&research daar een bijdrage aan leveren.

Organisatie van de ICT-functie

In het afgelopen weekend heb ik weer wat gelezen uit het boek ICT-strategie en –organisatie van prof. J.A. Oosterhaven, vooral het hoofdstuk over de organisatie van de ICT-functie. “In veel strategiediscussies (…) komt men uiteindelijk uit bij de vraag ‘wie het nu eigenlijk voor het zeggen heeft’. (…) Heldere uitspraken van de ondernemingsleiding over de taakverdeling en de wijze van besluitvorming zijn dus gewenst.” (159) Een viertal principes lijken mij goed om vast te houden:

• Het lijnmanagement draagt primair zelf de verantwoordelijkheid voor zijn informatievoorziening en het gebruik van ICT.
• De verantwoordelijkheid voor de algehele coördinatie en leiding van de ICT-functie berust bij de ondernemingsleiding.
• In het algemeen delegeert men die taak aan een deskundige manager, die tevens leiding geeft aan ICT-deskundigen waarop men in de organisatie een beroep kan doen.
• Er zijn ICT-deskundigen ter ondersteuning van de ‘vraag’ en ICT-deskundigen die het 'aanbod' verzorgen.

In grotere organisaties met relatief autonome eenheden (onderzoeksinstituten denk ik dan) worden in het boek drie types functionarissen op het gebied van ICT-management onderscheiden: de unitinformatiemanager, de concerninformatiemanager en de manager ICT-dienstverlening. Over de verhouding centraal-decentraal zegt de auteur: “In het streven naar synergie moet evenwicht worden gezocht tussen top-down stimulering en bottom-up initiatieven, tussen het richting geven en het zoeken naar draagvlak.” (179) De auteur erkent hierin een belangrijke rol voor de informatiemanagementoverleggroep (bij de KNAW is dat het Platform I&A).

In het algemeen lijkt het mij dat we bij de KNAW op de goede weg zijn, ook als het gaat om de opmerkingen die in het boek gemaakt worden over de vorming van een Shared Service Center (let op het inrichten van vraag- en aanbodmanagement en het relatiemanagement) en de ontwikkeling van de ICT-functie (eerst de bestaande dienstverlening op orde brengen, dan goede besturingsafspraken maken en daarna kaders ontwikkelen voor de transformatie van de ICT-infrastructuur).

Toch blijft het me verbazen met alle kennis die er is over de organisatie van de ICT-functie en ook de kennis van succes- en faalfactoren, dat er toch nog zoveel tegenvallers zijn in de hoek van informatisering en automatisering. Daarin werd ik opnieuw bevestigd bij het lezen van een aantal stukken in het jongste nummer van het maandblad Informatie (jaargang 50/6). “Vrijwel overal kent men het probleem van budgetoverschrijding, uitlopende planning en teleurstellende resultaten”, staat in het hoofdredactioneel. Is het soms “bekend maar onbemind”, zoals in een artikel naar aanleiding van een recent onderzoek van de Algemene Rekenkamer op dit gebied wordt gezegd?

Tegen de methode

Gelukkig heb ik in de vakantie ook tijd voor beschouwelijke lectuur. Dit jaar had ik onder meer Tegen de methode van Paul Feyerabend (Rotterdam: Lemniscaat, 2008) meegenomen. Het aardige is dat dit boek in mijn studietijd niet echt aan de orde is geweest, terwijl ik nota bene afgestudeerd ben in de wetenschapsfilosofie. Wel Popper, Kuhn en Lakatos, maar geen Feyerabend. Het zal wel geen toeval zijn geweest.

Het boek is duidelijk een stuk pittiger dan een roman, maar wel degelijk boeiend. In het boek toont Feyerabend aan dat wetenschap in zekere zin een anarchistische onderneming is en dat men helemaal niet zo methodisch te werk gaat als wel beweerd wordt. “Dus alles wat we kunnen zeggen is dat wetenschappers op veel verschillende manieren te werk gaan, dat methodologische regels, als ze al expliciet worden genoemd, óf helemaal niet worden geëerbiedigd, of hoogstens als vuistregels functioneren, en dat belangrijke resultaten voortkomen uit het combineren van prestaties die door afzonderlijke en vaak strijdige tendenties zijn geleverd.” (254)

Feyerabend is op zich niet tegen het gebruik van methodes en ook niet tegen wetenschap, maar wel in het onbegrensde vertrouwen erin. “Er bestaat geen ‘wetenschappelijk wereldbeeld’, zoals er ook geen uniforme onderneming ‘wetenschap’ bestaat (…). Toch kunnen we heel veel van de natuurwetenschappen leren. Maar we kunnen ook leren van de menswetenschappen, van de religie en van de overblijfselen van oude tradities die de aanval van de westerse beschaving hebben doorstaan.” (262) Hier ligt een parallel met weer een ander vakantieboek: De goddeloosheid van wetenschap van de Utrechtse godsdienstwijsgeer Marcel Sarot. Wetenschap is niet alles en methodes zijn ook niet alles. Zorg dat je je bewust bent van de beperkingen en laat je ook eens inspireren door een ander perspectief, al was het maar om een tunnelvisie te voorkomen.

Nachttrein naar Lissabon

Per jaar lees ik hooguit twee á drie romans. Het bijzondere van romans is dat ze je op een andere manier aan het denken zetten. Over je leven, over je loopbaan en soms ook concreet over het dagelijkse werk. In de afgelopen vakantieweken heb ik de Nachttrein naar Lissabon van Pascal Mercier (Amsterdam: Wereldbibliotheek, 2006) gelezen. Een boek dat me in bepaalde opzichten deed denken aan het boekenweekgeschenk van dit jaar (De pianoman van Bernlef), dat ik nog vlak voor mijn vakantie gelezen had. Het gaat in beide gevallen om een man die tamelijk abrupt een grote reis gaat maken en na omzwervingen toch weer terugkeert. Beiden zijn er ongetwijfeld wijzer van geworden, maar de vraag is wat ze er mee opgeschoten zijn.

Het aardige van de Nachttrein naar Lissabon is dat de reiziger zich laat inspireren door een boek met allerlei wijsheden van een (inmiddels overleden) Portugese arts. Volgens mij is een belangrijk thema in het boek de vraag welke verwachtingen je van je leven hebt. Doe je gewoon wat je altijd hebt gedaan of lever je ook nog ergens een bijdrage aan? Waar leef je voor? Hoe ambitieus ben je?

In mijn werk ben ik aardig ambitieus en dat betekent ook dat er wel eens tegenvallers zijn. In dat kader trok een van de wijsheden van de Portugese arts mijn bijzondere aandacht: “Iemand zou de hoop kunnen koesteren dat hij door zijn verwachtingen te reduceren werkelijker zou kunnen worden, dat hij zichzelf zou kunnen beperken tot een harde, betrouwbare kern en daarmee immuun zou worden voor de pijn van de teleurstelling. Maar hoe zou het zijn om een leven te leiden dat zich verre houdt van grootse, onbescheiden verwachtingen, een leven waarin alleen nog banale verwachtingen bestaan, zoals de verwachting dat de bus komt?” (218)

Beleidsuitdagingen van e-science

In de AWT-nieuwsbrief van juli 2008 wordt verslag gedaan van een bijeenkomst van de AWT en het Rathenau Instituut over de beleidsuitdagingen van e-science. Zelf heb ik nog een bijdrage geleverd aan de opstart van het adviestraject van de AWT, maar ik kon helaas niet bij de bijeenkomst zijn.

"Het is duidelijk dat e-science de wetenschap gaat veranderen, alfa, bèta én gamma. Daarnaast is e-science zelf meer en meer een wetenschap." Aldus Joop Sistermans in zijn 'Van de voorzitter'. Inderdaad komen er door ICT nieuwe mogelijkheden beschikbaar voor de wetenschap: de manier waarop en de mate waarin onderzoeksgegevens bestudeerd kunnen worden, de mogelijkheden om wereldwijd samen te werken en nieuwe manieren waarop oude en nieuwe inzichten gedeeld kunnen worden. Toch ben ik het eens met Paul Wouters dat "e-science niet zozeer een nieuwe vorm van wetenschap [is], maar een aanvulling op bestaande onderzoeksmethoden, die heel succesvol kan zijn als men er zorgvuldig mee omgaat".

De AWT buigt zich momenteel over de vraag wat de overheid met de opkomst van e-science aanmoet. Ik ben heel benieuwd naar het advies dat dit najaar verschijnt. Het lijkt er nu in elk geval op dat de bal - teleurstellend - volledig bij de universiteiten en onderzoekers gelegd wordt.

Het einde van de theorie?

In NRC Handelsblad van 24 juli 2008 stond op de voorpagina (komkommertijd!) een opvallende bijdrage met de kop: Een mooie theorie hoeft in de wetenschap niet meer. De bijdrage werd vervolgd op de pagina Wetenschap met als kop: Welkom in de tijd van de 'petabytes'. De redacteur haakte in op uitspraken van wetenschaps- en internetjournalist Chris Anderson in het technologieblad Wired.

Het idee is dat we in het computertijdperk veel meer data kunnen verzamelen en verwerken (petabytes = miljoenen gigabytes) en dat er dan geen sprake meer is van klassieke theorievorming (hypothese vormen, model maken, model toetsen e.d.), maar van patroonherkenning in de overvloed aan data. Volgens Anderson zouden onderzoekers eerst wiskundige analyses op de gevonden data moeten loslaten en daar vervolgens pas een passende context bij zoeken.

Het kan natuurlijk zijn dat ik het verkeerd begrepen heb, maar ik heb niet het idee dat hiermee geen theorieën en modellen meer nodig zijn. Een ontdekt patroon in een grote hoeveelheid data vraagt toch nog steeds om een model en een theorie, om een verklaring waarom het patroon is zoals het lijkt te zijn? En heeft Anderson dan niet in de gaten dat tussen de opgeslagen data en de werkelijkheid waar deze data betrekking op hebben, nog een wereld ligt die om interpretatie en om verklaring vraagt?

Voor het einde van de theorie ben ik niet bang. Wel voor het verdwijnen van de interesse voor een theorie. Het lijkt een beetje als het blind vertrouwen op opiniepeilingen en statistieken. Als dat de waarheid zou zijn ... Ook dacht ik terug aan mijn afstudeerscriptie voor filosofie: volgens mij wordt in het computertijdperk de wetenschap niet fundamenteel anders.

Informatiebeleid

In deze zomerperiode - komkommertijd voor kranten en tijdschriften - houd ik me bezig met de begroting 2009-2012, integratie van ICT-dienstverlening binnen de KNAW, opstellen van informatiebeleid, pakketselectie voor relatiebeheer en het vervullen van vacatures binnen de afdeling, in de hoop zelf in augustus er even tussenuit te kunnen. Ik kom er steeds meer achter dat de kern van dit alles informatiebeleid is en dat ik daar onvoldoende tijd voor heb of neem.

Waarom is beleid vaak niet in trek? Omdat er dan vooruitgedacht moet worden? Omdat het een beknotting van vrijheden kan betekenen? Omdat het simpelweg niet nodig is? Beleid maken vergt het hebben van inzicht en overzicht, weten hoe een en ander met elkaar samenhangt, weten wat er nodig is en waar het naar toe moet, afspraken en keuzes maken.

Informatiebeleid betreft de wereld van informatievoorziening en informatiesystemen - het gebied tussen de bedrijfsprocessen en de technische infrastructuur - en de organisatie daarvan. Informatiebeleid is nodig om keuzes te kunnen maken inzake informatiesystemen en ook voor het digitaliseren, duurzaam archiveren en beveiligen van informatie. Zonder (expliciet) informatiebeleid is iedere investering in ICT een gok en dus een risico.

Focus op energie besparen en duurzaamheid

Het vakblad IT Executive had onlangs een themabijlage over energie besparen en duurzaamheid. Duurzaam ondernemen staat op de agenda van veel ondernemingen en het valt op dat milieucriteria ook meer in beeld komen bij beslissingen over IT. Door een grotere inzet van IT stijgt de energiebehoefte en bovendien stijgen de kosten van energie zelf ook. Door IT efficiënter in te zetten zijn grote kostenbesparingen te realiseren. Volgens Gartner wordt 2% van de wereldwijde uitstoot vn CO2 veroorzaakt door IT.

Enkele maatregelen die in de themabijlage naar voren komen:

• Consolideren en virtualiseren van applicaties, opslag en servers
• Niet gebruiken van wat je niet nodig hebt (bijv. uitzetten van computers na gebruik)
• IT inzetten om op andere milieubelastende uitgaven te besparen (bijv. reiskostenn voorkomen door videoconferencing)
• Hergebruik of milieuvriendelijk afvoeren van hardware

Het fenomeen Greening the enterprise kan pas echt goed gestalte krijgen als het op het hoogste niveau in de organisatie aandacht krijgt. Immers, besparingen op het groene vlak kunnen alleen gehaald worden als niet alleen vanuit de IT maar ook door beslissers en eindgebruikers actief geparticipeerd wordt. En, de kosten en baten van al dan niet mileuvriendelijk beleid liggen vaak bij verschillende partijen: energiekosten, IT-kosten en reiskosten worden doorgaans niet op dezelfde kostenplaats geboekt.

Goed opdrachtgeverschap

Geregeld merk ik in mijn werk hoe belangrijk goed opdrachtgeverschap is voor een goede werking van geautomatiseerde informatievoorziening. Opdrachtgevers zijn zich niet altijd bewust van hun rol en verantwoordelijkheid in het geheel. Automatiseerders zijn daar echter wel afhankelijk van. De analogie met computers dringt zich op: als de input niet goed is, dan moet je van de output ook niet al te veel verwachten.

De Algemene Rekenkamer heeft onlangs een onderzoek afgerond naar aanleiding van het falen van veel ICT-projecten bij de overheid. Naar aanleiding van de rapportage zegt hoogleraar bestuurlijke informatiekunde Piet Ribbers in NRC Handelsblad van 2 juli: “Er is te veel vertrouwen in het oplossend vermogen van ICT. (…) De meeste mensen hebben geen idee hoe ingewikkeld zulke projecten zijn. Het gaat om nieuwe technologieën en om complexe organisaties. Als je dat niet beseft, krijg je de tegenslagen waarvan we nu getuige zijn. Maar de beslissers denken vaak dat ICT een wondermiddel is om allerlei problemen snel op te lossen.”

In de Automatisering Gids van 27 juni staan enkele bijdragen naar aanleiding van een recent onderzoek naar het niveau van volwassenheid van ICT binnen Nederlandse bedrijven. Het blijkt dat “IT en business nog steeds niet op één lijn” zijn, oftewel er is een kloof tussen opdrachtgeverschap vanuit de functionele kant (de vraagzijde) en de uitvoering vanuit de ICT (aanbodzijde). De verbeteringen moeten volgens dat onderzoek van de vraagzijde komen. “Daar ontbreekt het aan procesmatig denken. Als de business niet in staat is om bedrijfsprocessen kritisch tegen het licht te houden en te optimaliseren, wat ik vrijwel overal tegenkom, kan IT ook niet veel uitrichten.”

Te vaak wordt een automatiseringsafdeling als lastig ervaren, te traag en te bureaucratisch, maar eigenlijk zouden opdrachtgevers naar aanleiding daarvan zich moeten afvragen of ze wel weten wat ze precies verwachten en of ze wel duidelijk genoeg geweest zijn.

ICT-Agenda 2008-2011

Bij de voorbereiding van de ICT-agenda voor 2009-2011 voor de KNAW werd mijn aandacht getrokken door de ICT-Agenda 2008-2011 van het kabinet. "Het kabinet heeft de ambitie om Nederland in 2015 te doen behoren tot de koplopers in het beschikbaar zijn en het gebruik van ICT-toepassingen en nieuwe digitale dienstverleningsconcepten. Het fundament hiervoor wordt gelegd in de periode tot 2011. Van het grootste belang daarvoor is een bevolking die kan omgaan met digitale diensten, deze vertrouwt, waardeert en gebruikt om eigen welvaart en welzijn te bevorderen en daardoor bijdraagt aan duurzame economische groei." Aldus de aanbiedingsbrief van staatssecretaris Heemskerk.

Alhoewel de missie en de setting van de rijksoverheid en de KNAW sterk uiteenlopen, valt er toch wel wat te leren van de ICT-Agenda van het kabinet. Allereerst is het boeiend om op te merken dat ook het kabinet de gebruiker centraal wil stellen (uitgangspunt voor beleid) en tegelijkertijd beseft dat die gebruiker lang niet altijd voldoende vaardig is en verleid en gefaciliteerd moet worden om ICT te gebruiken. Een uitdagend spanningsveld.

Een tweede leerpunt voor mij is dat het toch niet zo gek is om meer te denken in termen van dienstverlening. In zekere zin verleent de KNAW immers ook diensten: aan de samenleving, aan de wetenschap en zeker ook aan de eigen medewerkers. Het is dan goed om gebruikers en hun behoeften centraal te stellen, maar het is nog niet eenvoudig om die behoeftes en de realiteitswaarde daarvan vast te stellen. Dat verdient de komende periode ruime aandacht.

Een ander leerpunt is om de komende periode toch meer de aandacht te richten op de ontwikkelingen in de ICT. Het kabinet noemt: convergentie van toepassingen, mensen zijn continu in verbinding, user generated content, collaborative creation, belang van kennis en vaardigheden in de digitale maatschappij en ten slotte virtuele identiteit, privacy en vertrouwen. In de afgelopen periode heb ik me noodgedwongen - meer reactief - beziggehouden met de projecten die nu eenmaal moesten gebeuren.

Tot slot nog enkele nuchtere constateringen uit de ICT-Agenda van het kabinet, die volgens mij de moeite zijn om nog maar eens genoemd te worden: 1) de digitalisering van de samenleving gaat toch wel door; 2) ICT brengt - soms onverwacht - veel nieuwe mogelijkheden; 3) vernieuwing brengt nu eenmaal risico's met zich mee.

Informatisering en automatisering

De naam van mijn afdeling (I&A) was er al voordat ik er ging werken. Zelf vind ik de naam goed gekozen, maar toch merk ik dat het niet altijd even gemakkelijk is om de nuances uit te leggen. Voor veel mensen is alles in deze hoek gewoon ICT. Binnen de afdeling zijn we op dit moment bezig met een project Globale informatieanalyse, dat moet leiden tot informatiebeleid voor de komende drie jaar. Dit project onderstreept volgens mij de afzonderlijk aandacht die nodig is voor informatisering, nog voordat je aan automatisering denkt. Ik werd daarin gesteund door een artikel dat ik tegen kwam op het internet: Korte inleiding in het informatiekundig denken.

In dat artikel wordt gesproken over het verschil tussen informatiekunde en ICT (tussen I en A, wat mij betreft). "Voor de ICT zijn dat de informatietechnologie en de toepassingen van informatietechnologie. Voor de informatiekunde is dat de wijze waarop mensen en organisaties met informatie omgaan, gebruik makend van de mogelijkheden van informatietechnologie". Hij somt een tiental tamelijk filosofische uitgangspunten op van het informatiekundigdenken, zoals "Objectieve waarnemingen en beschrijvingen van de werkelijkheid bestaan niet", "Het heeft geen zin om een deel van de informatievoorziening te beschouwen" en "Mensen laten zich niet programmeren zoals computers". Ook aardig was de typering van opdrachtgevers: zij hebben meestal vage beelden van wat zij willen en als het al concreet is, dan is dat meestal gebaserd op een concreet systeem.

Er zijn volgens het artikel drie belangrijke manieren van kijken in de informatiekunde: het syntheseparadigma (beschouw iets altijd als deel van een groter geheel), het afbeeldingsparadigma (informatievoorziening is altijd een afbeelding van de werkelijkheid), het taalparadigma (iedereen heeft een begrippenkader en definities van woorden om over de werkelijkheid te kunnen communiceren). Door hier aandacht voor te vragen ontstaat misschien wat meer begrip voor het onderscheiden belang van informatisering. Eerst denken en dan doen. Of misschien moet het gewoon wat vaker fout gaan.

Hoger onderwijs in 2020

De platforms ICT & Onderwijs en ICT & Organisatie van SURFfoundation hebben het initiatief genomen om samen met hoger onderwijsinstellingen te werken aan de ontwikkeling van toekomstscenario’s voor het hoger onderwijs met als overkoepelend thema ‘De nieuwe leer- en werkomgeving voor studenten en docenten in 2020’. In enkele scenariosessies met diverse betrokkenen zijn de drijvende krachten geïnventariseerd die van invloed zijn op de toekomst van het hoger onderwijs in het algemeen en op de digitale leer- en werkomgeving van studenten en medewerkers in het bijzonder. Aan enkele 'experts' (waaronder ikzelf) is gevraagd om de scenario's te valideren.

Voor de validering van de scenario's waren 20 drijvende krachten geïdentificeerd, waarvan de experts moesten aangeven of ze herkenbaar waren en, zo ja, wat de richting zou worden en met welke voorspelbaarheid (schaal 1-10). Ik vond het een nuttige exercitie, ook omdat ik nu met een zekere afstand naar het hoger onderwijs kijk, vergeleken met mijn vorige functie bij de Hogeschool Utrecht. Het viel mij overigens op dat de drijvende krachten heel erg intern waren geformuleerd en niet in termen van ontwikkelingen in de samenleving en in de techniek.

Open access beleid

Sinds ik bij de KNAW werk, word ik uitgedaagd om stelling te nemen in het debat over open access. Nu is een stelling innemen niet zo moeilijk. Open access (tot resultaten van wetenschappelijk onderzoek) lijkt mij een goede gedachte, alleen al omdat wetenschap een publieke aangelegenheid hoort te zijn, maar ook omdat veel wetenschappelijk onderzoek publiek gefinancierd wordt. En dat terwijl onderzoeksinstellingen nu veel kosten maken voor abonnementen op wetenschappelijke tijdschriften waar ze zelf aan bijdragen.

Moeilijker is het om aan te geven op welke manier je een bijdrage aan open access kunt leveren, als individu, als instelling of op (inter)nationaal niveau. Je kunt als onderzoeker natuurlijk wel je resultaten vrij toegankelijk op Internet plaatsen (of als instelling je onderzoekers daartoe verplichten), maar dan mis je wel het gezaghebbende podium van de toonaangevende tijdschriften. En daar hebben de grote uitgevers nu juist vaak een monopolie.

Nu zijn er al diverse pogingen om het uitgeversmonopolie te doorbreken: open access tijdschriften, nationale licenties en embargoperiodes. Maar het blijft toch een zeker risico, als het gaat om de verschuiving van kosten, maar ook voor wat betreft de zichtbaarheid bij de primaire doelgroep. Het heeft volgens mij geen enkele zin als individu of als instelling solistisch te opereren. Een aanpak minstens op nationaal niveau is nodig. Gelukkig zijn in Nederland SURFfoundation en UKB op dit terrein actief.

Via een nieuwsbrief van SURFfoundation kwam ik terecht bij Open doors and open minds: What faculty authors can do to ensure open acccess to their work through their institution, een white paper over de aanpak bij de Faculty of Arts and Sciences of Harvard University. Dit artikel maakt duidelijk dat je toch wat kunt doen op instellingsniveau en niet hoeft te wachten op initiatieven op nationaal niveau.