Zoeken 2.0

In mijn rol als eindverantwoordelijke voor informatiebeleid en ICT-infrastructuur van de KNAW loop ik geregeld tegen vraagstukken op die zich niet zomaar laten oplossen. Vaak hebben diverse personen -zowel binnen de KNAW als ook wereldwijd- zich over zo'n vraagstuk gebogen. Een voorbeeld van zo'n vraagstuk is het geïntegreerd zoeken naar informatie in verschillende informatiebronnen (internet sites, databases, catalogi en archieven). In het Engels heet dat federated search.

Ik vond op een Nederlandse site een aardig artikel (met in de titel 'zoeken 2.0') dat overigens promotie maakt voor een product van Nederlandse bodem: Livetrix. Producten als Metalib en Primo (beide van Ex Libris) worden ook verkocht in de bibliotheekwereld. Nu kan ik geen oordeel geven over de waarde de producten op zich. Daarvoor heb ik er nog onvoldoende kennis mee gemaakt. Wel vond ik het goed om weer even bepaald te worden bij het feit dat met een zoekactie via Google nog maar relatief weinig informatie doorzocht is.

Het is mooi om zulke oplossingen werkend te zien, ze kunnen werkelijk een toegevoegde waarde bieden. Ik ben er echter nog niet helemaal gerust onder dat we met deze ontwikkelingen (zoeken 3.0 dient zich natuurlijk al aan) ook werkelijk de gevreesde information overload de baas zijn. Is de door de systemen gehanteerde zoeklogica en semantiek immers wel de mijne? En kan ooit met een systeem vastgesteld worden dat we alle relevante informatiebronnen doorzocht hebben? Verleren we het zoeken wellicht?

Architectuur

Het novembernummer van Informatie (jaargang 49/9) heeft als thema 'Architectuur'. De gastredactie voor dit themanummer heeft een aantal kenners uitgenodigd om de omgang met architectuur in de eigen branche te belichten. Een mooie aanleiding om mijn eigen omgang hiermee te bepalen, ook in verband met de geplande informatieanalyse binnen de KNAW. Het is mij wel duidelijk dat architectuur een breed begrip is, "dat zich uitstrekt van de business rationale tot de technische infrastructuur." In een van de artikelen wordt een 'architectuurschijf van vijf' gepresenteerd: het gaat om de samenhang tussen 1) de organisatie in haar omgeving, 2) de werkprocessen, 3) de gegevens, 4) de applicaties en 5) de technische infrastructuur. Een voordeel van een architectuur is een gemeenschappelijke taal: nieuwe medewerkers hebben snel inzicht in het domein en bij voorgestelde veranderingen zijn de consequenties snel inzichtelijk. Architectuur zorgt voor de samenhang en interoperabiliteit van alle bouwstenen.

In een artikel over de elektronische overheid wordt, heel herkenbaar, gezegd: "We zijn in een uiterst gecompliceerde pas de deux gekomen van een steeds tomelozer aanbod van producten en diensten en een consument die vindt dat het steeds moeilijker is om zijn snel wisselende behoeften optimaal vervuld te krijgen. Hier valt bijna niet tegenop te automatiseren." En even verderop: "De wensen van burgers en bedrijven zijn inmiddels genoegzaam bekend: minder administratieve lasten, kortere doorlooptijden, meer via internet en telefoon, one-stop shopping, no wrong door, grotere mate van transparantie, lagere uitvoeringskosten, minder redundantie in gegevensuitvraag en liefst ook proactieve dienstverlening en attendering op relevante ontwikkelingen."

Uit onderzoek van McKinsey naar het rendement van IT-investeringen van banken blijkt schaalgrootte minder doorslaggevend dan verwacht en gaat het vooral om het inpassen van de technologiestrategie in de business-strategie. "De best presterende banken slagen erin hun IT-architectuur bovendien zo eenvoudig mogelijk te organiseren door het vermijden van duplicatie."

In de gezondheidszorg blijkt een gefragmenteerde infrastructuur ("eilanden", "koninkrijkjes") belemmerend voor de zorgverlening zelf. De diverse systemen in ziekenhuizen zijn meestal gericht op de interne procesgang en niet op eventuele ketenzorg met andere instellingen. Door deze fragmentatie kan zelfs binnen een ziekenhuis geen geïntegreerd beeld bestaan van de toestand van een patiënt.

Met ICT meer maakbaarheid?

Het tijdschrift Radix behandelt thema's op het raakvlak van geloof en wetenschap. Voor het binnenkort uit te brengen themanummer over het onderwerp maakbaarheid was ik door de redactie gevraagd een bijdrage te leveren over ICT. Ik heb het definitieve concept zojuist naar de redactie gestuurd. De abstract luidt als volgt:

"ICT wordt steeds dominanter in de samenleving en biedt ons steeds meer nieuwe mogelijkheden. Maar kunnen we met ICT de samenleving naar onze hand zetten? En wordt het ooit mogelijk om een product te maken dat het menselijke wezen evenaart of zelfs voorbijstreeft? We kunnen er niet omheen dat ICT gewoon is geworden in onze samenleving. ICT kan ons ook zeker nog verder helpen, maar er is een grens. De nieuwe mogelijkheden zijn overigens niet exclusief toe te schrijven aan ICT en brengen ook risico’s met zich mee, namelijk dat we het virtuele meer waarderen dan het reële, dat we overspoeld worden door informatie en keuzes en dat we afhankelijk worden van een complexiteit die we zelf niet meer bevatten. Het is belangrijk dat we reflecteren op de rol van ICT (het is een hulpmiddel) en leren van de weerbarstigheid van de werkelijkheid en de beperkingen van ons mens zijn."

Milieueffecten van ICT

Het milieu is weer terug op de agenda. De 'milieueffecten van ICT' was dit jaar een van de hoofdthema's van Gartners ITxpo, zo las ik in de Automatisering Gids van 9 november 2007. Onderzoeksbureau Gartner schat dat ICT verantwoordelijk is voor zo'n 2 procent van de wereldwijde uitstoot van CO2. Daarvan wordt 80 procent veroorzaakt door het gebruik van de apparaten. Gartner heeft een actieplan met tien punten opgesteld, waarvan ik enkele hieronder aanhaal. Werk aan de winkel dus.

• Werk aan het milieubewustzijn van de medewerkers als eerste stap naar het besparen van energie, bijvoorbeeld door minder slordig om te gaan met de aan/uit-knop.
• Schakel apparatuur buiten kantooruren in stand-bymodus of uit en voer voor overdag energiebeheerprogramma's in die langere tijd niet gebruikte apparaten in de slaapstand zetten.
• Benut de mogelijkheden van virtualisatie van apparatuur, zodat bijvoorbeeld meer servers gebruikt kunnen worden op dezelfde machine zonder dat het energiegebruik proportioneel meestijgt.
• Pak het printprobleem aan en besteed ook aandacht aan het papierverbruik: zorg voor printers die tweezijdig kunnen afdrukken en laat het voorblad weg.
• Koop milieubewust in, kies voor producten met een laag energieverbruik, een lange levensduur en zo min mogelijk milieubelastende stoffen.

Zin en onzin over projectbesturing

In IT executive van oktober 2007 stond een verkorte versie van een aardig artikel over de zin en onzin van projectbesturing, nu eens vanuit opdrachtgeversperspectief. In het artikel worden "acht mythes ontrafeld". Ik geef hieronder de mythes weer met daarachter een alternatief van mijn kant.

• Management commitment is belangrijk - Alternatief: Commitment moet vertaald worden in een concrete verantwoordelijkheid in relatie tot het project.
• Een project is succesvol als binnen planning en budget wordt opgeleverd - Alternatief: Een project is succesvol als de opdrachtgever tevreden is.
• De winkel blijft open - Alternatief: Tijdens de verbouwing ervaart het winkelend publiek hoe dan ook hinder.
• Een stuurgroep stuurt het project - Alternatief: Een stuurgroep is vooral voor creatie van draagvlak.
• 'Go/No Go' leidt tot besluitvorming - Alternatief: Een strikte 'Go/No Go' moet je niet vooraf inplannen; besluitvorming kan pas plaatsvinden als er minimaal twee gelijkwaardige alternatieven zijn.
• Iedereen kan projectmanager zijn - Alternatief: Een goede (project)manager is 'in control'.
• De projectmethodiek doet ertoe - Alternatief: Het komt er vooral op aan goed te plannen en (bij) te sturen; elke projectmethodiek kan daarbij behulpzaam zijn.
• Het gaat om de inhoud - Alternatief: Het gaat om het bij elkaar brengen van belangen onder de vlag van de doelstelling van het project.

Verder nog enkele aardige uitspraken die ik graag onderstreep: "Elk project is de oplossing voor een probleem. (...) In het verloop van het project is het belangrijk om de relatie tussen 'probleem' en het project als oplossing daarvan in stand te houden. (...) De opdrachtgever is diegene die verantwoordelijk is voor de toepassing van het projectresultaat en daarmee verantwoordelijk moet zijn voor alle afdelingen die geraakt worden door het project. Hij is daarmee dan ook per definitie de probleemeigenaar."

IT-economics

Het onderwerp IT-economics in het eerder aangehaalde nummer van Informatie heeft ook voor mijn afdeling I&A een hoge relevantie. Het inleidende artikel opent zeer herkenbaar: “Als je de gemiddelde bestuurder moet geloven, is IT altijd te duur.” Het zal voor mij vooralsnog echter niet gemakkelijk zijn de bijdrage van ICT aan het succes van de KNAW te kwantificeren. ICT wordt nog teveel als en commodity gezien en ook kan de besluitvorming over ICT nog wel inzichtelijker en meer samenhangend. Daar wordt aan gewerkt.

De artikelen bevatten op zich aardige analyses en inzichten, maar de directe toepasbaarheid in mijn context is gering. Wel is het me duidelijk geworden dat een goede governance structuur met taken en verantwoordelijkheden en voor ieder project een business case kunnen bijdragen aan het verhogen van het inzicht in de IT-economics van de KNAW. Geen enkele organisatie kan meer functioneren zonder ICT. “Omdat het realiseren van de baten lastig is en de IT-kosten een groot onderdeel zijn van de totale bedrijfskosten, is het economisch verantwoorden van IT noodzakelijk.” Mee eens. Even verderop zegt dezelfde auteur: “Concluderend kan worden gesteld dat de bestaande literatuur over IT-economics wel pleit voor het kwantificeren van de informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, maar dat er weinig kennis was om dit ook daadwerkelijk te doen.”

Gelukkig hebben we binnen de KNAW eind vorig jaar een goede stap gezet met het presenteren van een architectuur voor de ICT-infastructuur. Want: “Het opnieuw beoordelen en eventueel herontwerpen van een IT-architectuur die onderhoudbaar en uitbreidbaar is, leidt tot verlaging van de operationele kosten.” Ik had gehoopt met dit themanummer wat meer grip te krijgen op de kosten en baten van ICT binnen de KNAW. Ik heb hooguit enkele handvaten gekregen, die overigens moeilijk toepasbaar zijn op de KNAW-context. Het advies om te benchmarken bijvoorbeeld is op zich niet verkeerd, maar waarmee laat de KNAW zich gemakkelijk vergelijken?

Outsourcing

Het onderwerp Outsourcing in hetzelfde nummer van Informatie wordt onder meer belicht vanuit het perspectief van contractmanagement, dat van belang is voor het managen van de transactiekosten. “Transactiekosten zijn bijvoorbeeld het gevolg van: het zoeken en vinden van de juiste informatie bij de beide organisaties noodzakelijk voor het vaststellen van de dienstverlening; het zoeken en vinden van de juiste specialisten die de dienstverlening zouden kunnen leveren; het opstellen van het contract tussen beide organisaties; het binnen beide organisaties managen van het contract, bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit en of het nog steeds aansluit op de strategie en wensen van de klant; het oplossen van problemen die voorvloeien uit interpretatieverschillen tussen beide organisaties, inclusief eventuele mediations of rechtszaken.”

Er komt dus nogal wat kijken bij de uitbreiding van de dienstverlening naar de instituten van de KNAW. Verstandig vond ik de aanbeveling uit een ander artikel, een interview met de ICT-directeur van afvaldienstverlener Van Gansewinkel: “Ieder bedrijf dat besluit om ICT te outsourcen, wil ik dan ook dringend adviseren eerst een helder plaatje van zichzelf te laten maken.”

Ook het interview met de ICT-directeur van de Universiteit Utrecht is leerzaam. Bijvoorbeeld door wat de UU na uitbesteding in de eigen organisatie regelt of geregeld heeft: een ICT-directie op bestuurlijk niveau, een corporate ICT-strategie, afspraken over proceseigenaren en hun verantwoordelijkheden. En dat de medewerkers die overgingen naar de outsourcing partner, meer ontwikkelingsmogelijkheden kregen. En natuurlijk de schaalvoordelen en de kostenreductie die bereikt zijn.

Identity management

In het maandblad Informatie van oktober (jaargang 49/8) dit keer drie onderwerpen die mijn aandacht trekken: Identity management (gepresenteerd als ‘Trend’), Outsourcing (‘Focus’) en zeven artikelen over IT-economics (‘Thema’). In deze bijdrage eerst iets over identity management. Dat wordt steeds belangrijker, omdat het voor steeds meer applicaties (intern of extern) nodig is dat de gebruiker gegevens over zichzelf doorgeeft om het informatieaanbod te kunnen toespitsen of de gebruiksrechten te bepalen. De gebruiker wil echter niet iedere keer zijn gegevens opnieuw invoeren en maakt zich wellicht ook zorgen over wat er met die gegevens allemaal gebeurt.

Idealiter wordt – op basis van een eenmalige registratie – na een eenvoudige en veilige aanmeldprocedure (bijvoorbeeld met een keycard of token) de identiteit van een gebruiker vastgesteld (authenticatie) en de toegangsrechten bepaald (authorisatie), waarna de gebruiker zich niet voor iedere volgende applicatie opnieuw hoeft aan te melden (single sign-on). Voor overheidsdiensten op internet komt daarvoor DigiD steeds meer beschikbaar, voor applicaties in bedrijfsnetwerken wordt daarvoor bijvoorbeeld Active Directory van Microsoft gebruikt.

Shared Service Center

Binnen de KNAW wil ik met I&A een shared service center vormen. Gelukkig word ik daarin gestimuleerd door Duurzame wetenschap, het Strategisch plan 2007-2010 van de KNAW, zodat ik daarin niet alleen sta. "ICT heeft de mogelijkheden op het gebied van onderzoek en de informatieontsluiting enorm verruimd; tegelijkertijd vergt dit de nodige ondersteuning. In de afgelopen jaren zijn stappen gezet om te komen tot samenwerking in de bedrijfsvoering tussen instituten die in elkaars nabijheid zijn gehuisvest. Op deze weg zal worden voortgegaan. Tegelijkertijd is de vraag of hier geen grotere stappen moeten worden gezet, bijvoorbeeld naar gemeenschappelijke servicecentra of naar inkoop van deskundigheid en uitvoerende ondersteuning."

In de Automatisering Gids van 12 oktober 2007 las ik dat Accenture een brochure 'De slagkracht van het SSC' had gepubliceerd op basis van onderzoek onder managers van Nederlandse bedrijven. Daaruit zijn ook enkele succesfactoren voor het Shared Service Center gekomen:

• Stabiele infrastructuur (86%)
• Aanwezigheid ICT-architectuur (86%)
• Voldoende changemanagement capaciteit en competentie (78%)
• Adequate procesondersteuning met tools (75%)
• Aanwezigheid procescompetenties (67%)
• Aanwezigheid KPI's en rapportage hierover (65%)
• Duidelijkheid wat betreft plaats in de organisatiestructuur (63%)
• Stabiele diensten- en productenportfolio van hele organisatie (59%)
• HRM-aanpassingen voor medewerkers SSC (48%)

De percentages geven, vermoed ik, aan hoeveel procent van de ondervraagde managers dit een succesfactor vond. Ik kan niet exact beoordelen voor hoeveel procent mijn afdeling aan de genoemde succesfactoren voldoet, maar wel zeggen dat we 'op de goede weg zijn' met de projecten die we nu uitvoeren.

Virtualisatie is onvermijdelijk

Vroeger betekende virtueel voor mij zoiets als 'niet echt' en eigenlijk is dat nog steeds zo, maar het is toch eigenlijk ook weer wel 'echt'. Zeker als boven een opiniërende bijdrage in Computable van 12 oktober staat: "Virtualiseren is onvermijdelijk". Het vervolgt met: "Virtualisatie is misschien de meest populaire en tegelijkertijd de minst zeggende vakterm van dit moment. Van servers tot Second Life, alles moet tegenwoordig virtueel. Verwarren, maar ook onvemijdelijk."

Om met die verwarring te beginnen, er zijn drie soorten virtualisatie te onderscheiden in IT-land, namelijk:

• Hardwarevirtualisatie - het samenvoegen of juist opdelen van specifieke IT-middelen, zoals netwerken, opslagruimte en processors.
• Applicatievirtualisatie - het laden van een applicatie vanaf een server naar een geïsoleerde omgeving op een desktop of een andere server.
• Presentatievirtualisatie - het gebruik maken van applicaties op een computer, terwijl de verwerking op een andere computer plaatsvindt (terminal services).

Waarom is dit nu allemaal onvermijdelijk? Ook hier worden in het artikel drie punten aangedragen:

• De trend om steeds meer mobiel te werken.
• De voortschrijdende globalisering en de daarmee gepaard gaande ineenschuiving van zakelijk en privé-leven.
• De noodzaak om IT-middelen te centraliseren en consolideren.

Uiteraard speelt virtualisatie bij de KNAW ook en het is dan goed om op een rij te hebben: wat doen we ook al weer en waarom precies? Al was het alleen maar om niet automatisch door trends meegezogen te worden.

De hobbelige weg naar soa

"Een goed functionerende, servicegerichte architectuur (soa) bouwen lukt niet zonder een degelijke governance-onderbouw. Maar zodra soa volledig functioneel is, wordt het weer eenvoudiger om aan governance te doen. Zo ziet Accenture de complexe relatie tussen twee begrippen die momenteel de grootste hypes vormen." Zo opent een bijdrage in IT Executive 1 (10), verschenen op 26 september 2007.

Deze inzet sprak me aan omdat momenteel binnen de wereld van de wetenschappelijke informatievoorziening een felle discussie woedt over de vervanging van het onderzoeksinformatiesysteem Metis. Politiek correct wordt geroepen dat de (ver)nieuwbouw moet geschieden op basis van open source en soa, terwijl soa in mijn ogen nog geen eenduidig en/of uitgekristalliseerd begrip is en er aan governance in de genoemde wereld nog wel wat te winnen valt.

Enkele waarschuwingen uit het artikel scherpen mij ook weer aan en zouden in genoemde discussie zeker ter harte genomen kunnen worden:

• Voor een volledig functionerende soa dienen vier adoptiefases doorlopen te worden, hetgeen al snel vier jaar kan duren.
• In de eerste fase moet bekeken worden of de it-infrastructuur wel klaar is om het soa-traject te doorlopen en dient men na te gaan welke bedrijfsbehehoeften er bestaan voor soa-projecten.
• De tweede fase betreft een proefproject: het omzetten van een toepassing in een service.
• Fase drie betreft het soa-platform, het bedrijfsbreed inzetten van een enterprise service bus.
• Fase 4 betreft de afronding: soa is 'geïndustrialiseerd'.
• "Het uniform definiëren van software als service houdt de nodige uitdagingen in, omdat het ook op gegevensniveau de nodige standaardisering vergt."

Overheid en ICT

Het was afgelopen week wel weer raak. Drie keer raak zelfs. Microsoft verliest een hoger beroep tegen een veroordeling door de Europese Commissie die inhield dat Microsoft misbruik maakt van zijn machtspositie. Het Nederlandse Kabinet presenteert de miljoenennota en verwacht daarin veel van ICT (maar investeert daar volgens critici te weinig in. En staatssecretaris Heemskerk van Economsche Zaken stuurt een actieplan m.b.t. open standaarden en open source naar de Tweede Kamer. Over al deze gebeurtenissen wordt onder meer bericht in de Automatisering Gids van 21 september j.l.

Alle reden voor de deskundigen om hun mening te ventileren. Ik acht mijzelf niet echt deskundig, maar lees wel graag mee. Het valt me dan vooral op dat de ICT-branche uiteraard reageert dat de overheid te weinig in ICT investeert. "Kabinet heeft geen feeling met ICT" kopt de Automatisering Gids zelfs. Volgens mij zou de ICT-branche zelf visie moeten tonen en er ook werk van maken dat ICT altijd een middel is. Als dat echt zo is, dan hoeft de overheid niet per se te investeren in ICT als zodanig. Laat de overheid maar maatschappelijke problemen oplossen en wie weet kan ICT daarbij behulpzaam zijn.

Het is dan echter wel weer raar dat staatssecretaris Heemskerk zegt: "ICT is niet alleen een technologisch middel, maar ook een wezenlijk onderdeel van de moderne samenleving." Ik ben het daarmee niet oneens, maar wel als de politiek zich met ICT moet gaan bemoeien. Het lijkt me goed dat Microsoft bestraft wordt voor misbruik van machtspositie, maar het moet niet zo ver gaan dat we door de overheid verplicht worden om vooral geen Microsoft producten meer te gebruiken maar open source producten.

Digitale duurzaamheid

Hoe zorg je ervoor dat gegevens die nu opgeslagen worden in een bestand van een bepaalde versie van Access of Excel over enkele jaren (of over langere tijd) nog steeds beschikbaar zijn? Dat is een van de vraagstukken die gepaard gaan met de toenemende digitalisering. Bij de traditionele opslag van gegevens zijn er in de historie natuurlijk ook wel verschillende soorten dragers (rotstekeningen, kleitablet, papier) geweest, maar bij digitale opslag wordt het pas echt een probleem. Gegevens die bijvoorbeeld tien jaar geleden zijn opgeslagen in de toenmalige versies van programma's voor kantoorautomatisering, zijn nu al heel lastig op gelijke wijze terug te halen.

Voor het oplossen van dit probleem heeft het KNAW-instituut DANS een project gestart met de naam MIXED: Migration to Intermediate XML for Electronic Data. Afgelopen vrijdag mocht ik als deelnemer aanschuiven bij de eerste bijeenkomst van de adviesgroep. In deze adviesgroep hebben ook het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, de stichting SURF en een deskundige van de Universiteit Utrecht zitting.

De kern van het project betreft migratie van de gegevens naar een meer standaard formaat (een XML-variant), zodanig dat migratie naar latere versies van databases en spreadsheets eenvoudiger mogelijk is. Het is een initiatief dat volgens mij alle moeite waard is om te exploreren. Of dit dé oplossing is, kan ik ook niet zeggen, maar wel dat we een serieus probleem hebben met alle onderzoeksdata als we niets doen.

IT-rampen

Het maandblad Informatie van september 2007 (jaargang 49/7) bevat een aantal artikelen over het anticiperen op en omgaan met IT-rampen. "Een goed Business Continuity Plan (BCP) beschrijft maatregelen om de continuïteit van een organisatie te verzekeren bij rampzalige gebeurtenissen, maar besteedt ook aandacht aan preventieve actie."

Er zijn verschillende rampen denkbaar, zowel extern als intern veroorzaakt. Aan de ene kant heb je cybercriminaliteit, natuurrampen, brand en leveranciers die in gebreke blijven. Aan de andere kant heb je gebrekkige of verouderde ICT-infrastructuur, uitval van of ontbrekende competenties bij ondersteunend personeel, achterstand in onderhoud. Met een complete ICT-infrastructuur onder je hoede besef je wel hoe afhankelijk je bent.

In de artikelen (er zijn ook enkele nuttige checklists) worden nuttige handreikingen gedaan, waarvan het uiteraard de vraag is of de daarvoor benodigde tijd en kosten opwegen tegen de baten. Het begint in ieder geval altijd bij bewustzijn, daarna de zorg voor tijdige signalering en herstelscenario's. Ook een handige tip: geen overbodige hardware in de lucht houden en evenmin overbodige software beschikbaar stellen en ook de authorisaties zo beperkt mogelijk houden. Dat betekent ook duidelijk het beheer op de hardware, software en authorisaties beleggen.

Data

Er zijn tijden geweest dat het begrip ' data' voor mij gewoon het meervoud was van ' datum' , aanduiding voor een bepaalde dag in de tijd. In het computertijdperk heeft het begrip vooral de betekenis 'digitaal opgeslagen gegevens'. Daar komen er steeds meer van en dat betekent dat veel (oude) vragen versterkt terugkeren. Waar berg je de gegevens op? Hoe orden je de gegevens en maak je ze gemakkelijk terugvindbaar? Hoe zorg je ervoor dat niet iedereen erbij kan, dat de gegevens betrouwbaar blijven en ze (ook later nog) beschikbaar blijven? Waar maak je allemaal een kopie (back-up) van en hoevaak?

Binnen de KNAW neemt de hoeveelheid data uiteraard ook toe, onder meer als gevolg van onderzoek en ook als gevolg van digitalisering van bestaande collecties. Er bestaat binnen de KNAW zelfs een instituut (DANS) dat zich volledig richt op data en er wordt een kwartaalblad voor data en onderzoek in de alfa- en gammawetenschappen (e-data&research) uitgegeven. In het laatste nummer van dat blad (september 2007) vond ik een mooi citaat m.b.t. het project voor digitalisering van de Handelingen van de Staten-Generaal: "Aan de digitale ontsluiting van historische bronnen gaat dus een enorme hoeveelheid monnikenwerk vooraf. Het spanningsveld tussen kwaliteit en kwantiteit is hierin een voortdurend aandachtspunt."

Voor het komende jaar wil ik binnen de KNAW serieus werk maken van een KNAW-datacenter om aan de toegenomen vragen en behoefte op dit gebied tegemoet te komen. Hierin wil ik absoluut niet op de stoel van de instituten gaan zitten, maar wel voorzieningen bieden waardoor de onderzoeksinstituten hun taken kunnen uitvoeren zonder zich zorgen te hoeven maken over de technische uitvoering van de opslag van hun data.

Regieorganisatie

Bij terugkeer van (een overigens bizarre) vakantie wachtte mij een volle mailbox en dito postvakje. Daarin lag ook het augustusnummer van IT Beheer met een 'dossier' over competenties in servicemanagement en ook een positieve beoordeling van het door de KNAW in gebruik genomen servicemanagementpakket Topdesk.

Het meest werd mijn aandacht getrokken door een bijdrage over regieorganisaties. "Regie en regievoering lijken, binnen klant-leverancierrelaties, de trend voor de komende jaren te worden." In feite wil ik met I&A een regieorganisatie zijn: met SLA's richting het Bureau en de instituten van de KNAW (de klanten) en underpinning contracts richting leveranciers (zoals KPN, SARA en SURFnet). Voorlopig zal nog wel sprake zijn van regie-plus, omdat we er niet aan ontkomen om diverse beheertaken in eigen hand te houden en op orde te brengen.

In het artikel worden enkele voor de hand liggende - maar daarom niet minder ware - aanbevelingen gedaan:

• Zorg ervoor dat je de klant kent en dat de klant zich gekend en erkend voelt;
• Zorg voor voldoende capaciteit om de operationele dienstverlening door te laten gaan én de regieorganisatie op te bouwen;
• Wees flexibel en realistisch bij de transitie: inventarisaties zijn nooit 100% dekkend.

Presence

Al enige tijd ligt het boek Presence. Een ontdekkingsreis naar diepgaande verandering in mensen en organisaties (Academic Service, 2006) van Peter Senge e.a. op mijn nachtkastje. Omdat ik zo af en toe een hoofdstuk lees, is het moeilijk om precies terug te geven wat ik ervan opgestoken heb. Het boek zelf is een weergave van een anderhalf jaar gevoerd gesprek tussen Peter Senge en enkele andere denkers, aangevuld met ervaringen. Centrale boodschap lijkt te zijn: Laat alle inzichten, kaders en modellen nu eens los en richt je op het pure ervaren, het zien wat zou kunnen zijn. Het boek komt nogal holistisch en ook tamelijk soft op mij over, maar bevat wel wijze inzichten en kan helpen om de valkuil van tunnelvisies en vooroordelen te vermijden.

Het boek opent met: "Alles wat wij in dit boek te zeggen hebben, begint met het begrijpen van de aard van een geheel, en hoe delen en gehelen zich tot elkaar verhouden." Daarbij sluit de verklaring door de uitgever van het onvertaalde begrip presence aan: "De auteurs beschrijven hiermee een bewuste participatie in een groter veranderingsveld, waarin men openstaat zonder vooringenomen ideeën."

Hierbij met instemming nog enkele citaten over visie, iets waar vaak veel om te doen is. "Naar ons idee is grootse visies nastreven een gevaarlijke valkuil die dus vermeden dient te worden." En: "de enige zinvolle criteria om een visie op te beoordelen zijn de acties en veranderingen die eruit voortkomen." Ook mooi: "Visies zijn zeer pragmatische instrumenten, niet grootse sentimenten of inspirerende slagzinnen." En ten slotte: "Krachtige visies zijn de uiting van een diepgelegen doelbewustheid, waarnaar men op dat moment handelt."

Uitbesteden van IT

Het maandblad Informatie 49 (6), van juli/augustus 2007, heeft als thema 'Globalisatie. Uitbesteden van IT gaat nieuwe fase in. Strategische motieven staan centraal in plaats van kostenoverwegingen'. De goede lezer van deze weblog heeft in de gaten dat uitbesteding mijn aandacht heeft. Hoewel de artikelen in dit themanummer betrekking hebben op een mondiale context (offshoring en nearshoring), denk ik dat de beschreven ontwikkelingen en principes ook iets te zeggen hebben voor de context van de KNAW. Gevoelsmatig is de afstand van een KNAW-instituut tot het Bureau van de KNAW in Amsterdam wellicht net zo groot als die van een toch al internationaal opererende, in Nederland gevestigde bank tot IT-personeel in India.

Zinvol om vast te houden vind ik het volgende: "In de praktijk moeten de leverancier en de klant zes zaken gereed hebben voorafgaand aan en specifiek gerelateerd aan de transitie:

1. transitieplan;
2. strategie om verstoring tot een minimum te beperken;
3. communicatiestrategie (intern/extern);
4. pesoneelsregelingen (overplaatsigsvoorwaarden, ontslag, vervangend werk);
5. interne organisatie- en contractmanagementsfunctie;
6. gemobiliseerde resources (training/resources voor transitie en operationele teams."

Een zinvolle waarschuwing voor de uitbreiding van de IT-dienstverlening binnen de KNAW in hetzelfde artikel: "het kosteneffect van de ongebreidelde groei van eisen (requirements creep)". En: "het belangrijkste is dat de organisaties zichzelf en de overeenkomsten zodanig opstellen dat ze kunnen leren". In een ander artikel: "vertrouwen is het sleutelwoord in effectieve outsourcing. (...) Vertrouwen is niet afdwingbaar en is niet contractueel te 'regelen'." Vertrouwen komt op twee manieren tot uitdrukking: performance trust (inhoudelijke kwaliteiten) en relational trust (partner kwaliteiten). Allemaal weer goed om bij stil te staan.

Risico's webapplicaties

"Steeds meer organisaties automatiseren hun bedrijfsprocessen via het web. Dit biedt mogelijkheden, maar heeft ook schaduwzijden." Zo opent een opiniebijdrage in Computable van 3 augustus j.l. De verleiding is groot om steeds meer via het web te organiseren, niet alleen voor wat betreft de communicatie met klanten en externe relaties, maar ook voor de interne processen. Software as a Service (SaaS) komt steeds meer in beeld van organisaties.

Dat betekent echter wel "dat delen van de interne bedrijfsprocessen, die vroeger door de eigen it-afdeling werden ondersteund, 'naar buiten' verhuizen. Zij draaien voortaan op een externe webserver, buiten de directe controle van de eigen it-afdeling van het bedrijf om." Als daar onvoldoend regie over is, dan bestaat het risico van een lappendeken van weboplossingen die moeilijk te integreren zijn. Het artikel noemt de volgende risico's en roept op tot nadenken over de gewenste achitectuur en beleid voor dit soort ontwikkelingen:

• Afnemende beheersbaarheid
• Vendor lock-in
• Toename van veiligheidrisico's
• Grotere storingsgevoeligheid
• Hogere kosten

Documentaire Informatie Voorziening

Deze week werd mijn aandacht gevestigd op een artikel in InformatieProfessional (nummer 7/8, 2007), 'Driedimensionaal zoeken bij de overheid'. Bij verschillende departementen wordt al enkele jaren gewerkt aan digitalisering van de documentaire informatievoorziening (DIV). In het artikel wordt verwezen naar het boekje Digidoc: Van ongeloof naar ongelóóflijk!, dat een indrukwekkend en leerzaam verslag biedt van digitalisering bij het ministerie van BZK.

Het artikel kwam mij wel gelegen, want ook bij de KNAW is digitalisering van de documentaire informatievoorziening een punt van aandacht. Zo wordt bij de afdeling Financiën geëxperimenteerd met het scannen van facturen en zijn we begonnen met nadenken over de vervanging van het gecombineerde relatiebeheer- en documentmanagementsysteem Akademis, omdat de leverancier het onderhoudscontract per 1 juli 2008 heeft opgezegd.

Enkele dingen zijn mij wel duidelijk geworden. Digitalisering kan heel veel voordelen hebben, juist als het gaat om de workflow van documenten. De processen moeten dan echter wel grondig herzien worden. Bovendien brengen dit soort veranderingen de nodige kosten met zich mee (bij BZK heeft de invoering 7 jaar geduurd en € 10 miljoen gekost en is de jaarlijkse beheerlast ca. € 800.000), terwijl de besparingen niet altijd even gemakkelijk geëffectueerd kunnen worden. Ik vermoed dat de KNAW ten opzichte van BZK te klein en te decentraal georganiseerd is en ook niet zulke complexe workflows kent, waardoor echte efficiency winst niet te verwachten valt en digitalisering op dit gebied wat mij betreft niet de hoogste prioriteit hoeft te krijgen.